Produktion von Hybrid-Veranstaltungen: Mit unserer umfassenden Erfahrung mit Online- und Live-Events können wir Ihnen bei der Vorbereitung Ihres Hybrid-Events helfen wie kein anderer. Wir beraten und unterstützen Sie in jeder Hinsicht, damit Ihr Hybrid-Event ein Erfolg wird. Das fängt natürlich schon bei der Location an. Wir haben mehrere wunderschöne Veranstaltungsorte, die sich perfekt für Hybrid-Events eignen.
Als Nächstes helfen wir Ihnen bei der inhaltlichen Gestaltung der Hybrid-Veranstaltung: von Gastrednern bis hin zu Side-Acts und von interaktiven Sessions bis hin zu Getränkeboxen und unterhaltsamen Breakout-Aktivitäten. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Auch wenn es um die Produktion von animierten Logos, Untertiteln, Bumpern oder Vorspannszenen geht, sind Sie bei uns an der richtigen ‚Hybrid‘.
Welche Teilnehmer werden live und welche virtuell anwesend sein?
Wenn Sie eine hybride Veranstaltung organisieren, ist es immer schwierig, im Voraus zu entscheiden, wer live an der Veranstaltung teilnehmen soll und wer eine Einladung zum hybriden Online-Programm erhält. Sie könnten diese Entscheidung aber auch den Gästen selbst überlassen. Für viele ist es praktisch, die Veranstaltung digital verfolgen zu können, während andere die Live-Präsenz bevorzugen.
Bei internationalen Tagungen ist es besonders für ausländische Gäste praktisch, digital anwesend zu sein. Das spart eine Menge Zeit und Geld. Wir beraten Sie gerne, wie Sie die Einladungen für Ihre hybride Veranstaltung am besten verschicken können.
Event-Anreicherungen & Unterhaltung
Der Ablauf einer hybriden Veranstaltung ist super wichtig. Stellen Sie sich eine Fernsehsendung vor, bei der es immer eine musikalische Einstimmung auf einen neuen Redner gibt, die sogenannten Touches. Das hilft Ihnen, unangenehme Stille zu vermeiden. Wenn Sie dies mit Bildern kombinieren, sprechen wir von einem Bumper. Auf diese Weise können Sie Bild und Ton ganz auf Ihre Veranstaltung und Ihre Marke abstimmen. Aber auch Voice-over, die richtigen Untertitel, die richtigen Spezialeffekte.
Alles Elemente, mit denen Sie das Hybrid-Event bereichern können. Wollen Sie wirklich ein komplettes Event? Dann entscheiden Sie sich für überraschende Einlagen, wie zum Beispiel eine Mind-Hacking-Performance der Ehrlich Brothers.
Für Interaktion sorgen
Während der Veranstaltung selbst ist es wichtig, die Spannung aufrechtzuerhalten. Dies können Sie zum Beispiel durch Q&As erreichen, bei denen die Gäste per Smartphone Fragen stellen können, die dann von den Rednern beantwortet werden. Auch Umfragen, bei denen die Besucher über ihr Smartphone über Aussagen abstimmen können, funktionieren sehr gut. Ein Moderator, der sich um die Fragen des Live- und Online-Publikums kümmert, sorgt dafür, dass Sie wirklich anwesend sind.
Wie funktioniert die Organisation einer hybriden Veranstaltung?
Wenn Sie ein hybrides Event veranstalten, ist es wichtiger denn je, sich in erster Linie auf den Gast und den Zuschauer zu konzentrieren. Auf der einen Seite haben Sie eine Teilmenge von Gästen, die live am Veranstaltungsort sind. Sie werden in alle Live-Erlebnisse einbezogen, die sie vor Ort haben. Die andere Gruppe, oft die Mehrheit der Gäste, befindet sich buchstäblich auf der anderen Seite des digitalen Highways.
Es ist eine Herausforderung, auch diese Menschen zu halten und ihre Sinne kontinuierlich zu stimulieren, damit sie in die Veranstaltung einbezogen werden und dabei bleiben. Interaktion sowohl mit den Gästen vor Ort als auch mit den Online-Gästen ist unerlässlich! Umfragen, Q&As, Chats, Statements, Präsentationstechniken, Bildgestaltung, Dynamik – alles Komponenten, die bei einem hybriden Event eine sehr wichtige Rolle spielen.
Eventmanagement ist wichtiger denn je. Mit expertshare holen Sie sich einen kompetenten Veranstaltungspartner ins Boot, der das komplette Management der Hybrid-Veranstaltung für Sie übernimmt. Content-Produktion, Aufnahmeleitung, Eventmanagement, Catering, Ambiente und Dekoration…Experstshare kümmert sich um alles!
Produktion von Hybrid-Veranstaltungen: Vom Inhalt bis zum Catering
Die Produktion von Hybrid-Veranstaltungen erfordert viel mehr Vorbereitung als ein Live-Event. Tatsächlich verschmelzen Sie zwei Events: das Live-Event und das Online-Event. Für den „Live“-Teil der Veranstaltung sind Dinge wie die Location, das Design und die Dekoration, das Catering und die Registrierung der Gäste sehr wichtig. Für das Online-Publikum ist viel mehr Aufmerksamkeit für alles erforderlich, was sich innerhalb des Rahmens der Kameraansicht abspielt.
Eine nahtlose Regie, die richtigen Kamerabilder im richtigen Moment, Dynamik in Bild und Ton, Bildgestaltung, Voice-over, musikalische Intros. Alles Aspekte, die bei einer hybriden Veranstaltung viel mehr notwendig sind und auch viel mehr Zeit und Aufmerksamkeit erfordern. Mit der jahrelangen Erfahrung unserer Event- und AV-Profis wissen wir genau, wie wir Ihr Hybrid-Event unvergesslich machen können.
Für welche Art von Veranstaltung ist ein Hybrid geeignet?
Eine hybride Veranstaltung kann eigentlich für fast jede Art von Veranstaltung genutzt werden. Natürlich ist das Hybridkonzept ideal für Kongresse und Konferenzen. Aber auch bei geschäftlichen Veranstaltungen wie Produkteinführungen, Kundentagen und Händlertagen kann ein Hybrid-Event perfekt funktionieren.
Auch bei internen Veranstaltungen wie Personalversammlungen, Mitarbeiterversammlungen, Verabschiedungsfeiern und dergleichen kann es praktisch sein, eine Hybridveranstaltung zu organisieren, damit nicht jede Niederlassung auf Reisen gehen muss. Kurzum, die Hybridveranstaltung ist sehr vielseitig und kann für eine Vielzahl von Veranstaltungen genutzt werden. Und die Möglichkeiten, dass mehrere Veranstaltungen gleichzeitig an verschiedenen Orten stattfinden und dennoch über den Hybrid verbunden sind, sind absolut einzigartig!
Schon bald werden physische Veranstaltungen ein Comeback erleben. Vermarkter überall denken über ihre Optionen nach. Virtuell bleiben? Zurück zu den physischen Veranstaltungen? Oder vielleicht das Beste aus beiden Welten, indem man „hybrid“ wird.
Die Produktion von Hybrid-Veranstaltungen ist der letzte Schrei, und das aus gutem Grund. Durch die Umwandlung in hybride Veranstaltungen können wir die Größe von Konferenzen und Events erweitern, um ein beliebig großes Publikum überall auf der Welt zu erreichen. Plötzlich haben Veranstaltungsstrategien ein Potenzial, das wir uns vorher nicht vorstellen konnten. Und indem wir das digitale Engagement für Veranstaltungen nutzen, können wir mehr über die Teilnehmer erfahren und effektiver die besten Leads finden, den Verkaufstrichter und den Umsatz steigern.
Zögern bei virtuellen Veranstaltungen
Aber es gibt auch Überlegungen. Die Produktion von Hybrid-Veranstaltungen kann teurer sein. Es fallen alle Kosten für die Durchführung einer physischen Veranstaltung an (Veranstaltungsräume, Essen, Hotels, Unterhaltung), aber auch die Notwendigkeit, in digitale Veranstaltungssoftware und Übertragungsmöglichkeiten zu investieren, um die virtuellen Elemente der Veranstaltung durchzuführen.
Die Kosten sind definitiv höher, aber der hybride ROI ist es auch. Mehr Reichweite bedeutet mehr Leads, und bessere Daten bedeuten höhere Umsätze. Aber es gibt noch einen weiteren Vorteil: die Sponsoringeinnahmen.
Warum hybride Veranstaltungen ein riesiges Sponsoring-Potenzial bieten
Das Sponsoring von Veranstaltungen hat sich im Laufe der Jahre nicht wesentlich verändert. Es gibt die üblichen Pakete, die dieselben grundlegenden Vorteile bieten: Beschilderung, Redezeit, Stände und die Möglichkeit, verschiedene Elemente der Veranstaltung mit Branding zu versehen.
Aber in dieser digitalisierten Welt erwarten Sponsoren mehr, und hybride Veranstaltungen verändern das Aussehen von Sponsoring-Paketen völlig.
Branding
Im Gegensatz zu physischen Räumen, in denen die Beschilderung auf die verfügbare Wandfläche beschränkt ist und, seien wir ehrlich, selten gesehen wird, bieten digitale Umgebungen neue Möglichkeiten für das Branding. Virtuelle Veranstaltungen sind leere Leinwände, die Sie bemalen können, und Sie können praktisch überall Sponsoring-Branding jeglicher Art anbieten. Und da man sie überall anbringen kann und sie anklickbar sind, hat digitale Beschilderung einen viel größeren Wert als physische Beschilderung.
Sponsorenlogos können mit den Ständen der Sponsoren, den Sponsorensitzungen oder sogar deren Websites verknüpft werden. Das ist ein messbarer Vorteil. Und da virtuelle Veranstaltungsumgebungen oft viele einzigartige digitale Bereiche umfassen, gibt es mehr Markenelemente zu verkaufen.
Stände
Der vielleicht wichtigste Grund für Unternehmen, Veranstaltungen und Konferenzen zu sponsern, ist die Möglichkeit, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, indem man ihnen einen Stand zur Verfügung stellt. An den Ständen werden oft Broschüren, Händedruck und Verkaufsgespräche angeboten. Dies führt dazu, dass die Teilnehmer einer Veranstaltung sich nicht so recht trauen, sich darauf einzulassen.
Niemand möchte mehr eine riesige Tüte mit Broschüren mit sich herumtragen. Das Angebot von Messeständen ändert diese Dynamik jedoch. Wir können jetzt maßgeschneiderte Sponsorenstände anbieten, an denen die Teilnehmer Videos, Präsentationen und Demos ansehen können. Wir können eine Fülle von Inhalten anbieten, die nur einen Klick entfernt sind.
Aber was für Sponsoren noch wertvoller ist, ist die Tatsache, dass Sie von einem virtuellen Stand aus direkte CTAs anbieten können, wie z. B. Links zu einer kostenlosen Testversion, einer Preisseite oder einer Produktseite. Die Teilnehmer können mit Vertretern chatten, Termine vereinbaren oder sogar Verkaufsgespräche führen.
Präsentationsmöglichkeiten
Ein weiterer großer Vorteil von Sponsoring-Angeboten ist die Möglichkeit, eine Präsentation für das Publikum zu halten. Je nach Höhe des Sponsorings können Sie Vorträge oder Breakout-Sessions anbieten.
Wenn Sie einen digitalen Veranstaltungsraum hinzufügen, können Sie zusätzliche Präsentationsmöglichkeiten anbieten, die sich leicht in das Erlebnis integrieren lassen. Die Präsentationen können an den Ständen der Sponsoren gehalten werden, oder es gibt einen Sponsorenraum, in dem Breakout-Sessions möglich sind.
Gesponsertes Engagement
Hybride Veranstaltungen bieten den Partnern auch völlig neue Formen von Sponsoring-Vorteilen. Sie können virtuelle Chats, Networking-Lounges und virtuelle Foren anbieten. Dies kann bedeuten, dass Sie einfach ein virtuelles Erlebnis planen oder den Sponsoren erlauben, das Erlebnis zu hosten und die direkte Beteiligung zu fördern. Sie können den Sponsoren sogar die Möglichkeit bieten, ihre eigenen virtuellen Partys und Happy Hours zu veranstalten.
Unterhalten Sie
Apropos Partys: Eine Sache, die Sponsoren lieben, ist es, ihren Namen in die Unterhaltung einzubringen, und es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie hybride Veranstaltungen die Gelegenheit bieten, genau das zu tun. In einigen Fällen kann das Unterhaltungsprogramm der physischen Veranstaltung, z. B. die Shows, live an das virtuelle Publikum gestreamt werden.
Dies bietet eine Reihe von Branding-Möglichkeiten. Oft gibt es aber auch Unterhaltungsangebote, die ausschließlich für das virtuelle Publikum bestimmt sind. Dabei kann es sich um Spiele, virtuelle Cocktailpartys, virtuelle Konzerte und vieles mehr handeln. Und all dies kann mit Markenzeichen versehen und gesponsert werden.
Die Daten
Dies ist der Wendepunkt. Wenn Sie hybriden Veranstaltungen virtuelle Elemente hinzufügen, haben Sie plötzlich viel mehr zu bieten als Eindrücke und Aufmerksamkeit: Sie haben Daten. Jede digitale Komponente kann messbare Ergebnisse liefern. Jede Markenplatzierung kann Statistiken darüber liefern, wer auf die Logos geklickt hat. Virtuelle Stände liefern nicht nur die Namen der einzelnen Besucher, sondern auch, welche Inhalte sie heruntergeladen, welche Videos sie angesehen, welche Fragen sie gestellt und welche CTAs sie angeklickt haben.
Virtuelle Präsentationen können auch die Ergebnisse von Umfragen und Erhebungen, gestellte Fragen und heruntergeladene Inhalte erfassen. Überall, wo virtuelles Engagement stattfindet, gibt es messbare Ergebnisse, die Sie Ihren Sponsoren liefern können.
Live und auf Abruf
Hybride Veranstaltungen verlängern den Wert des Sponsorings auch lange nach der Live-Veranstaltung. Physische Veranstaltungen haben eine begrenzte Dauer. Hybride Veranstaltungen können jedoch in eine On-Demand-Phase übergehen, in der alle Elemente der virtuellen Veranstaltungen aktiv bleiben. Das bedeutet, dass Sponsoren über einen langen Zeitraum hinweg Eindrücke und Leads generieren und potenzielle Kunden ansprechen können.
Verpackung
In dieser neuen Welt der hybriden Veranstaltungen können Sponsorings jetzt auf verschiedene Weise verpackt werden. Die einzelnen Sponsorenebenen können viel deutlicher voneinander unterschieden werden und bieten mehr Vorteile. Veranstaltungen können mehr Möglichkeiten für Eindrücke, Präsentationen und Engagement bieten. Und was am wichtigsten ist: Sie können die Einblicke und Daten von jedem engagierten Interessenten anbieten, die zu einer höheren Konversionsrate führen. Das ist es, was sich Sponsoren am meisten wünschen und was Sie jetzt anbieten können.
Hybride Veranstaltungen sind komplexer in der Entwicklung und Durchführung. Wir sind dabei, die Kluft zwischen der physischen und der virtuellen Welt zu überbrücken. Aber die Vorteile sind unermesslich. Sponsoring wird einfacher zu verpacken und zu verkaufen sein.
FAQ zur Produktion von Hybrid-Veranstaltungen
1. Was bedeutet Produktion von Hybrid-Veranstaltungen?
Es handelt sich um die audiovisuelle Produktion und die Veranstaltungstechnik, die für die Organisation einer virtuellen oder hybriden Veranstaltung eingesetzt werden. Die virtuelle Eventproduktion kann Dienstleistungen, Ausrüstung und Unterstützung durch technische Experten umfassen.
2. Warum in ein spezielles Event-Produktionsteam investieren?
Um den Teilnehmern ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten, benötigen Sie audiovisuelle Geräte und Ressourcen, die Sie hinter den Kulissen Ihrer Veranstaltung unterstützen. Denken Sie daran, dass alles, was zu amateurhaft, unscharf oder improvisiert aussieht, Ihr Publikum wahrscheinlich abschreckt.
3. Wann sollte man eine audiovisuelle Produktion in Betracht ziehen?
- Wenn Ihr internes Personal nur über begrenzte Ressourcen verfügt;
- Wenn Sie eine gemischte Veranstaltung planen, bei der Sie Redner aus der Ferne und von Angesicht zu Angesicht kombinieren müssen;
- Wenn mehrere technische Elemente wie Hintergrundmusik, voraufgezeichnete Videos oder visuelle Übergänge erforderlich sind.
Fazit
Die Pandemie hat uns Herausforderungen und Entdeckungen gebracht. Es ist wichtig, daraus gelernt zu haben und, was noch wichtiger ist, zu wissen, wie man daraus lernen kann. In den letzten zwei Jahren hat es eine 180-Grad-Wende hin zum Virtuellen gegeben. Jeder hat an Online-Veranstaltungen teilgenommen oder sie abgehalten, manchmal mit gemischtem Erfolg, aber in guter Absicht: um ihre Wählerschaft zu erreichen.
Wenn Sie den Kontakt zu Ihren Kunden wiederherstellen wollen, sollten Sie bei der Produktion von Hybrid–Veranstaltungen unbedingt eine virtuelle Komponente beibehalten. Wir sind der festen Überzeugung, dass die Zukunft in hybriden Veranstaltungen liegt, denn dieses Modell bietet viele Vorteile und Möglichkeiten für Organisationen, die Ausgaben in Investitionen umwandeln möchten.
Der Hybridmodus bietet neue inhaltliche Möglichkeiten, da er unbegrenzten Zugang zu den renommiertesten Rednern, Podiumsteilnehmern, Künstlern und anderen Moderatoren aus dem In- und Ausland ermöglicht. Da Sie nicht reisen müssen, ist es viel einfacher, diese Persönlichkeiten zu erreichen und so die Glaubwürdigkeit, den Bekanntheitsgrad und die Popularität Ihrer Veranstaltung zu steigern.
Es besteht auch die Möglichkeit, neue Einnahmen zu erzielen. Im Falle einer kostenpflichtigen Veranstaltung können Sie mit dem Hybridmodus einen variablen Tarif anbieten, der an das gewählte Erlebnis und das Profil des Gastes angepasst ist (persönliches Ticket, Fernzugang, begrenzter Zugang zum Programm usw.).
Die hybride Veranstaltung ist die Zukunft! Die Möglichkeiten sind endlos und vielfältig. Und das Beste daran ist, dass es messbar und quantifizierbar ist! Eine hybride Veranstaltung bietet zwei gleichzeitige Erlebnisse: persönlich (Gäste im Studio oder im Saal) und online (Gäste, die aus der Ferne zugeschaltet sind, ohne Einschränkung der Postleitzahl!).
