Die Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie wir miteinander kommunizieren. Persönliche Gespräche von Angesicht zu Angesicht wurden durch virtuelle Treffen ersetzt. Restriktionen, Social Distancing und Home-Office haben uns gezwungen, unseren privaten und beruflichen Tagesablauf in verschiedener Hinsicht zu ändern. Unternehmen mussten überdenken, wie Konferenzen, Seminare und Workshops durchgeführt werden können. Insbesondere die arg gebeutelte Event-Industrie musste nach neuen Möglichkeiten suchen, wie sie Veranstaltungen sicher umsetzen kann. Virtuelle und hybride Events sind nun die Zauberworte der Stunde.
Es stellt sich die Frage, was nach dem (hoffentlich baldigen) Ende der Pandemie geschehen wird. Werden wir bezüglich persönlicher Interaktionen wieder zur Normalität zurückkehren? Welche virtuellen Veranstaltungen werden sich durchsetzen? Die wirtschaftlichen Prognosen zeigen einen klaren Trend. Der weltweite Markt für virtuelle Veranstaltungen wurde für das Jahr 2020 auf ein Volumen von 94,04 Mrd. USD geschätzt. Von 2021 bis 2028 wird er mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 23,7 % wachsen. Auch wenn sich eine gewisse «Zoom-Fatigue» breitmacht, werden sich die heutigen Trends nicht umkehren. Die Lockerungen der Covid-Restriktionen haben gezeigt, dass Online-Veranstaltungen nicht einfach verschwinden und durch physische Events ersetzt werden. Bereits heute kann man abschätzen, in welche Richtung sich die Event-Branche bewegt und auf welche Formen von Veranstaltungstechnologien sie setzen wird. Unsere Meinung diesbezüglich ist klar: Wir sind im Zeitalter der hybriden Event Revolution!
Was ist ein hybrider Event?
Einfach gesagt: Ein hybrider Event ist eine Fusion zwischen einem physischen Event (mit Teilnehmern vor Ort) und einem virtuellen Event (Online-Teilnehmer aus der ganzen Welt).
Ein hybrider Event besteht dabei aus 3 Bestandteilen:
- Elemente physischer und virtueller Events: Der Event wird mit Teilnehmern vor Ort produziert und für die Online-Teilnehmer über eine Streaming-Plattform übertragen.
- Interaktivität: Alle Teilnehmer (vor Ort und online) können untereinander und mit den Referenten interagieren.
- Live-Komponente: Der Event ist zumindest teilweise live.
Das Wort Fusion ist bei der Definition von hybriden Events wichtig. Hybride Veranstaltungen sind nicht einfach physische Events, welche mit einer Online-Komponente versehen wurden. Der Fokus des Veranstalters muss auf beiden Teilnehmergruppen (Vor-Ort und Online) gleichermassen liegen. Ein simpler Livestream für die Online-Zuschauer macht noch keinen hybriden Event aus. Keine Gruppe ist wichtiger als die andere und die für den Event benutzte Plattform muss es dem Online- und dem Vor-Ort-Publikum ermöglichen, sich aktiv zu engagieren. Die Interaktionsmöglichkeiten während dem Event sind entscheidend.
Warum sollten sie hybride Events durchführen?
Hybride Events bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Die sieben wichtigsten Argumente für hybride Events sind aus unserer Sicht:
Erhöhte Reichweite
Hybride Veranstaltungen ermöglichen es Ihnen, ein grösseres Publikum und neue Zielgruppen zu erreichen. Physische Events sind mit zwei Einschränkungen verbunden. Zum einen ist die Teilnehmerzahl durch die Grösse des Veranstaltungsortes begrenzt und zum anderen ist die Teilnahme vor Ort mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Hybride Events umgehen diese physischen Barrieren und kombinieren das Beste aus zwei Welten. Dank der Erweiterung eines Vor-Ort-Publikums mit einem virtuellen Publikum wird das ganze Reichweitenpotential ausgeschöpft und die Besucherzahlen können stark erhöht werden.
Inklusivität
Wenn physische Barrieren fallen, eröffnen sich Möglichkeiten für Menschen, welche aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund fehlender Ressourcen nicht am Event teilnehmen können. Damit sind nicht nur die Teilnehmer gemeint. Für einen hochkarätigen und vielbeschäftigten Referenten ist es vielleicht nicht möglich, für einen Event anzureisen. Bei einem hybriden Event kann er aber von zu Hause zugeschalten werden und seine Inhalte den Teilnehmern auf der ganzen Welt präsentieren. Hybride Veranstaltungen ermöglichen somit eine grössere Vielfalt an Teilnehmern, Referenten und Sponsoren, was Ihren Event bereichert und integrativer macht.
Verbesserte Umweltbilanz
Die Umweltbilanz eines herkömmlichen physischen Events kann ziemlich ernüchternd sein. Die Teilnehmer fliegen aus aller Welt ein, müssen untergebracht und verpflegt werden. Am Schluss bleibt ein Abfallberg übrig, der entsorgt werden muss. Rein virtuelle Veranstaltung verursachen bis zu 40x weniger Kohlenstoffemissionen als traditionelle Events. Bei hybriden Events werden die Einsparungen nicht so gross, aber trotzdem signifikant sein. Mit dem Einbezug einer virtuellen Komponente können Eventorganisatoren entscheidend zu einer verbesserten Umweltbilanz der Branche beitragen.
Kostenreduktion und Umsatzsteigerung
Naturgemäss reduzieren hybride Events die Kosten für die Infrastruktur, für die Verpflegung der Teilnehmer und für die Reisespesen sowie für die Unterbringung der Referenten. Mit einer Erhöhung der Teilnehmerzahl können Sie Ihre Ticketverkäufe steigern und Ihre Einnahmen mit neuen Marketingmassnahmen (z.B. hybriden Möglichkeiten für Sponsoren) erhöhen.
Flexibilität
Die Pandemie hat uns vor Augen geführt, dass wir das Unerwartete erwarten müssen. Es ist normal, dass es unvorhergesehene Rückschläge gibt. In Zeiten von Corona haben sich die Covid-Beschränkungen aber zum Teil abrupt geändert. Teilnehmer, Referenten und Sponsoren können Ihre Anwesenheit nicht mehr planen. Mit einer hybriden Veranstaltung haben Sie zumindest die Möglichkeit, physische Teilnehmer in virtuelle Teilnehmer umzuwandeln. Hybride Events ermöglichen somit eine flexiblere Planung und verringern bei Restriktionen das Risiko einer Absage mit den damit verbundenen hohen finanziellen Kosten. Die höhere Flexibilität gilt sowohl für Veranstalter wie auch für die Teilnehmer. Sie können entscheiden, wie sie den Event ausrichten beziehungsweise besuchen wollen.
Höheres Engagement
Eine hybride Veranstaltung muss mehr sein als ein simpler Livestream des Vor-Ort-Events. Sie muss die Interaktion aller Teilnehmer (vor-Ort und virtuell!) untereinander, mit den Referenten, mit den Sponsoren und mit den Veranstaltungsinhalten sicherstellen. Möglich macht dies der Einbezug verschiedener interaktiver Elemente, von Chat-Funktionen, Breakout-Sessions, Question & Answer Features, Relationship Manager Features, Live-Voting bis hin zur Gamification. Mit einer passenden virtuellen Plattform wird ein Bindeglied unter allen Teilnehmer geschaffen, um mit einer nahtlosen Interaktion untereinander von passiven Zuschauern zu aktiven Teilnehmern zu werden.
Datenanalyse
Veranstaltungsplattformen für hybride Events messen die Interaktionen der Teilnehmer und liefern den Organisatoren eine Fülle von detaillierten Daten zur Analyse. Beispielsweise wie sich die Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung engagieren, an welchen Sitzungen sie teilnehmen, wie lange sie bleiben und welche Themen sie interessieren. Mit einer Analyse der Daten können künftige Veranstaltungen bezüglich Zielgruppen-Marketing und Veranstaltungsinhalten optimiert werden.
Was sind die Herausforderungen hybrider Events?
Die oben präsentierten Vorteile sind nur einige der vielen Gründe, warum sich hybride Events lohnen. Sie sind trotz der zahlreichen Vorteile aber kein Selbstläufer. Ohne die richtige Veranstaltungsplattform, Event-Strategie und ohne die passenden Interaktionsmöglichkeiten wird ein hybrider Event keinen Erfolg haben. Es ist wichtig, schon bei der Planung auf die folgenden technischen, operationellen und inhaltlichen Herausforderungen Acht zu geben:
Sicherheit
Die von Ihnen genutzten Plattformen und Systeme müssen absolut sicher sein. Was bei einer Einlasskontrolle an einem physischen Event Standard ist, muss auch virtuell gewährleistet sein. Mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie beispielsweise sicherstellen, dass sich die richtigen Teilnehmer sicher einloggen können. Auf der Plattform selbst müssen alle Kontaktdaten so sicher wie möglich verwaltet werden.
Technische Schwierigkeiten
Datenverluste, Plattformausfälle und technische Materialpannen können das Eventerlebnis nachhaltig beeinträchtigen. Sie benötigen einerseits eine zuverlässige Veranstaltungsplattform und andererseits Partner, welche Probleme rasch beheben können. Die Unterstützung durch fachkräftiges Personal muss für die Online- und Vor-Ort-Veranstaltung gewährleistet sein. Nur mit eingespielten Teams in der Produktion und bei der Veranstaltungsplattform können unbefriedigende Ergebnisse und Störungen vermieden werden. Für beide Teams ist es sinnvoll, bei Proben im Vorfeld ihre Kommunikation untereinander zu testen und mögliche technische Probleme vor dem Event zu beheben.
Operative Ineffizienzen
Unserer Erfahrung nach ist es für den Erfolg hybrider Events entscheidend, dass alle Akteure die Prozesse einer hybriden Veranstaltung verstehen. Dies fängt bei der Organisation sowie Vermarktung an und geht hin bis zu den Produktionsteams, Referenten und Sponsoren. Die Rollen und Verantwortlichkeiten müssen allen Akteuren bekannt sein, um ein nahtloses und überdurchschnittliches Eventerlebnis zu gewährleisten.
Fokus auf beiden Zuschauergruppen
Wir stellen heute noch fest, dass sich gewisse Eventorganisatoren vermehrt auf das Wohl der Teilnehmer vor Ort ausrichten. Wahrscheinlich spielen hier die höheren Kosten für die Teilnahme eine gewisse Rolle. Ein erfolgreicher hybrider Event konzentriert sich aber auf die Bedürfnisse der Vor-Ort-Teilnehmer und Online-Zuschauer gleichermassen. Der Schlüssel liegt in der Wahl der richtigen Veranstaltungsplattform, Marketingstrategie, Interaktionsmöglichkeiten und beim Inhalt der Veranstaltung.
Location
Auch die Wahl des Veranstaltungsortes ist für beide Zuschauergruppen entscheidend. Die Ästhetik und Akustik eines Raumes sind sowohl für die Besucher vor Ort als auch für das Online-Publikum von Bedeutung. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Bandbreitenkapazität. Hochwertige Video- und Audiostreams benötigen eine Infrastruktur, welche das Online-Publikum ruckelfrei bedienen kann. Bei hybriden Events kommt noch eine weitere «Location» hinzu: Die Online-Umgebung auf der Event-Plattform. Wählen Sie eine Plattform, welche auf das Thema Ihrer Veranstaltung angepasst werden und Ihre Marke nahtlos transportieren kann. Die Möglichkeiten hier sind unbegrenzt. Gehen Sie einen Schritt weiter und schaffen Sie eine 3D-Umgebung für Ihr Online-Publikum.
Interessante Inhalte
Bei langweiligen hybriden Events braucht es für die Online-Zuschauer nur einen Klick, um weg zu sein. Im Rahmen einer Content-Strategie müssen die Themen und Visionen Ihrer hybriden Veranstaltung sowohl für Ihr virtuelles als auch für Ihr Vor-Ort-Publikum entwickelt werden. Engagieren Sie dynamische Redner und zeigen sie Präsentationen, welche auch in einer Online-Umgebung wirken. Peppen Sie Ihre Veranstaltung mit zahlreichen Interaktions-Aktivitäten wie Live-Voting und Gamification-Elementen auf. Sorgen Sie auf der Produktionsseite für dynamische Bilder und Blickwinkel mit mehreren Kameras.
Und halten Sie sich kurz: Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne eines Erwachsenen beträgt zwischen 10 und 18 Minuten. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Ihr hybrider Event nur 20 Minuten dauern soll. Aber Sie sollten bei der Planung Ihres Events berücksichtigen, Ihr Publikum alle 10-15 Minuten zu „aktivieren“. Dies können eingeschobene Videos, ein Themen- und Rednerwechsel, ein Live-Voting, Fragerunden oder ein Wettbewerb sein. Erfolgreiche hybride Events sind auch bezüglich Eventdauer zeitlich begrenzt. Bevor es in die Breakout-Sessions geht, sollten Präsentation und Reden nicht länger als 2 Stunden dauern. Und der ganze Event sollte die 5-Stunden-Marke nicht überschreiten.
Sprachbarrieren
Ein Vorteil hybrider Events ist, dass Sie Teilnehmer aus allen Winkeln der Erde erreichen können. Somit muss sichergestellt werden, dass sich auch alle verstehen. Die Benutzeroberflächen von Event-Plattformen sind zumeist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Für die sprachliche Zugänglichkeit von Referaten vertrauen Sie auf die Hilfe von Übersetzern und Dolmetschern. Ein Blick auf Ihre Teilnehmerliste hilft Ihnen, die Sprachbedürfnisse Ihres Events zu erkennen.
Fazit
Hybride Events waren schon vor der Pandemie auf dem Vormarsch. In den letzten zwei Jahren wurde das Hybridmodell aber notgedrungen stark weiterentwickelt. In kleinen und grossen Events wurde experimentiert, wie ein erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung aussehen kann. Die Entwicklung ist dabei noch lange nicht abgeschlossen: Stichwort Virtual Reality.
Hybride Events schöpfen das gesamte Reichweitenpotential aus, sind ungeachtet individueller Einschränkungen für alle Personen zugänglich, reduzieren Kosten, verbessern die Umweltbilanz und bieten Veranstaltern erhöhte Flexibilität und Analysemöglichkeiten. Neben zahlreichen Vorteilen bestehen aber auch gewisse Herausforderungen. Der Fokus auf das Publikum (vor-Ort und online) ist der entscheidende Punkt. Beide Zielgruppen sind genauso wichtig und verdienen ein konsistentes Eventerlebnis.
Mit der Wahl einer passenden Eventplattform wie expertshare schaffen Sie ein faszinierendes Eventerlebnis für beide Gruppen. Ein hybrider Event muss nach der letzten Session noch nicht zu Ende sein. Halten Sie das Engagement Ihrer Teilnehmer hoch und vertiefen Sie Ihre Inhalte mit zusätzlichen Diskussionen oder Dokumenten auf der Eventplattform. Schaffen Sie neue, verwandte Inhalte, welche Ihre Marke weiter stärken. Fassen Sie den Aufbau einer Community-Plattform ins Auge, damit Ihre Botschaften auch nach dem Event bei Ihrer Zielgruppe ankommen.
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