17 Ideen für Hybrid-Events – machen Sie Ihr Event noch fesselnder

Als versierter Event-Manager haben Sie wahrscheinlich schon Hybrid-Events organisiert oder sich zumindest damit beschäftigt. Damit Ihr nächstes Hybrid-Event noch dynamischer wird oder Ihnen einfach der Einstieg leichter fällt, finden Sie hier 17 Ideen für Hybrid-Events für 2022, die Sie für erfolgreiche Events umsetzen können. Doch bevor wir dazu kommen, klären wir zunächst eine Frage.

Was sind Hybrid-Events eigentlich?

Wie bereits in einem früheren Blogbeitrag erwähnt, sind Hybrid-Events Veranstaltungen, bei denen das Publikum gleichzeitig auf zwei unterschiedliche Arten teilnimmt. Ein Teil des Publikums nimmt persönlich vor Ort teil, während der andere Teil, meist die Mehrheit, virtuell dabei ist. Mit Blick auf die Realität von Firmenevents findet der Vor-Ort-Teil in der Regel in einem Studio, einem Büro-Konferenzraum oder einem Hotel statt.

Es sei gesagt, dass das Hybrid-Format nicht neu ist – es hat lediglich durch die Notwendigkeit sozialer Distanzierung an Bedeutung gewonnen. Bekannte Beispiele aus unserem Alltag sind Talkshows und renommierte Festivals wie Rock in Rio oder der Karneval, bei denen ein Teil des Publikums anwesend ist und der andere Teil das Geschehen im Fernsehen oder im Internet verfolgen kann. Mit guten Ideen für Hybrid-Events können Sie in Ihrer Nische sehr erfolgreich werden.

Die 7 Vorteile eines Hybrid-Events

Bevor wir zu den 17 Ideen für Hybrid-Events kommen, beginnen wir mit den Vorteilen, die ein Hybrid-Event mit sich bringt.

• Exponentiell grössere Reichweite
• Reduzierte Logistikkosten
• Optimierte Investitionen
• Beziehungspflege und Networking nach dem Event
• Zugang zu wiederverwendbaren Inhalten nach dem Event
• Nutzerverhaltensdaten zur Verbesserung künftiger Events
• Attraktivität für Sponsoren

1. Setzen Sie Moderatoren ein, um Ihr Event zu beleben

Damit Ihr Publikum aufmerksam bleibt und sich den Sprechern nahe fühlt, engagieren Sie dynamische Moderatoren! Sie haben vielleicht Referenten, die in ihrem jeweiligen Fachgebiet hochqualifiziert sind, aber wenig Erfahrung als Redner oder im Umgang mit dem Publikum haben. Der Einsatz von Moderatoren sorgt dafür, dass sich Ihr Publikum durch deren Reaktionsfähigkeit und Fähigkeit, auf das Geschehen im Event einzugehen, stärker eingebunden fühlt.

2. Laden Sie internationale Redner ein

Dies ist einer der grössten Vorteile von Hybrid-Events: Alle Barrieren rund um Anreise und Transport entfallen und Sie erhalten mehr Möglichkeiten, Ihr Event unverzichtbar zu machen! Wenn Sie eine bedeutende Persönlichkeit wie beispielsweise Richard Branson für Ihr Event gewinnen möchten, müssen Sie dessen potenziell lange Reise nicht finanzieren – auch wenn er nicht auf Sie angewiesen ist, um bis zu den Sternen zu fliegen. Internationale Reisen von zu Hause aus sind dank Hybrid möglich!

3. Fügen Sie auf Ihrer Event-Website einen Countdown-Timer ein

Ideal, um Ihrem Event genau die Portion Dringlichkeit zu verleihen, die Ihre Gäste nicht verpassen möchten. Mit einem Countdown-Timer auf Ihrer Event-Website motivieren Sie alle Besucher und überzeugen möglicherweise einige davon, sich anzumelden. Wer spürt bei einem Countdown nicht einen gewissen Druck? Mit der Event-Management-Plattform können Sie ihn ganz nach Belieben auf Ihrer Event-Website einbinden, für ein noch immersiveres Erlebnis.

4. Nutzen Sie Ihre Event-Management-Plattform optimal

Ihr Ziel: maximale Teilnehmerzahl und Engagement. Um Ihre Teilnahme- und Engagement-Raten zu maximieren, nutzen Sie Ihr EMS (Event-Management-Software), um Ihre Event-Kommunikation zu steuern und interaktive Services einzusetzen. Vergessen Sie nie, E-Mails und SMS-Erinnerungen in Ihre Event-Kommunikation einzubinden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste Ihr Event in ihrer Agenda vermerken. Mit expertshare starten Sie Ihre Kommunikationskampagnen genauso einfach wie interaktive Services wie Abstimmungen, Quiz, Umfragen, Q&A und Wortwolken – jederzeit!

5. Teilen Sie Ihre Sessions in mehrere Abschnitte auf

Um Aufmerksamkeitsverluste zu vermeiden und Ihr Publikum stattdessen zu fesseln, gliedern Sie Ihre Sessions, um sie dynamischer zu gestalten. Sie können beispielsweise die Redner für ein paar Minuten vorstellen, Ihr Publikum direkt danach mit einem Quiz einbinden und die Veranstaltung anschliessend mit einer Wortwolke oder einer Umfrage abschliessen. Es empfiehlt sich, Ihre Session auf maximal 60 Minuten zu begrenzen, insbesondere bei Plenarsitzungen.

6. Starten Sie nach jeder Session eine Umfrage

Führen Sie nach jeder Session eine kurze Umfrage durch, um die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Teilnehmenden zu messen. So können Sie erkennen, ob der Vortrag oder die Aktivitäten wirksam waren. Für Teilnehmende vor Ort lassen Sie die Abstimmung über die Event-App durchführen. Mit der Eventdrive-App lässt sich die Engagement-Rate ganz einfach steigern, indem Ihre Teilnehmenden an Quiz, Abstimmungen, Wortwolken teilnehmen, Umfragen ausfüllen und Fragen stellen können.

7. Planen Sie Kaffeepausen ein

Das wissen Sie selbst am besten! Was gibt es Besseres, um das Gehirn zu entspannen und die Energie zu steigern, als eine Kaffeepause? Besonders wenn Ihr Event vormittags stattfindet. Lassen Sie Ihre Teilnehmenden neue Energie tanken – so können sie sich nebenbei auch untereinander austauschen!

8. Zeigen Sie Videos während der Pausen

Um Ihre Kaffeepause noch angenehmer zu gestalten, zeigen Sie ruhig Live-Videos vor Ort und remote, um Ihre Gäste zu unterhalten. Sie können ihnen zum Beispiel Ihre neuen Werbespots zeigen oder auch alte, für einen kleinen Moment Unternehmenskultur!

9. Setzen Sie musikalische Signale ein

Um die verschiedenen Pausen anzukündigen, spielen Sie einen kleinen Jingle oder eine kurze Melodie, um deren Beginn zu markieren. Machen Sie das Gleiche, um das Ende der Pausen zu kennzeichnen. So gewinnen Sie erneut die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmenden und aktivieren ihre Sinne, damit sie während Ihres Events wieder voll dabei sind!

10. Erinnern Sie an den Q&A-Service

Sie möchten nicht, dass Ihre Teilnehmenden mit einer Frage im Kopf hängen bleiben, während Sie wichtige Informationen präsentieren. Deshalb ist es wichtig, sie daran zu erinnern, dass es einen eigenen Service gibt, der ihnen alle offenen Fragen abnimmt! Nehmen Sie sich am Ende oder während Ihrer Session Zeit, diese zu beantworten.

11. Rufen Sie zum Handeln auf

Ob remote oder vor Ort – laden Sie Ihre Teilnehmenden ein, sich zu äussern! Stellen Sie Fragen oder holen Sie Beiträge aus dem Publikum ein, damit die Teilnehmenden zu Akteuren werden und nicht nur Zuschauer bleiben. Bei expertshare ermöglicht die Funktion „Hand heben“ allen Online-Teilnehmenden, um das Wort zu bitten. Für die extrovertierteren unter ihnen ist das ein echter Gewinn!

12. Ermöglichen Sie Online- und Vor-Ort-Teilnehmenden, sich gegenseitig zu sehen

Für mehr Interaktivität und Immersion in Ihrem Event geben Sie Ihren Teilnehmenden vor Ort die Möglichkeit, die Online-Teilnehmenden und sprechenden Redner zu sehen. Sie können auch dafür sorgen, dass die Remote-Teilnehmenden einen visuellen Eindruck von den Personen vor Ort erhalten, damit sie sich wirklich in die Veranstaltung eingebunden fühlen. Es ist wichtig, die Videoaufzeichnung Ihres Events gut zu steuern!

13. Sprechen Sie Ihre Teilnehmenden direkt mit ihrem Vornamen an

Um Nähe zum Publikum zu schaffen, sprechen Sie Teilnehmende ruhig mit ihrem Vornamen an, wenn sie sich im Online-Chat äussern oder Sie vor Ort ansprechen. Damit zeigen Sie ihnen, dass Sie sich gezielt an sie richten, und vermitteln ihnen so ein Gefühl von Einbindung und Nähe.

14. Erwähnen und markieren Sie Ihre Teilnehmenden direkt im Chat

Manche Menschen scheuen sich davor, vor einem gesamten Publikum zu sprechen, oder verfügen aus der Distanz nicht über die passende Ausrüstung. Deshalb sollten Sie Ihre Teilnehmenden gleich zu Beginn des Events ermutigen, den Chat zu nutzen, um ihre Meinung zu teilen. Damit Ihre Teilnehmenden Ihre Antwort nicht in der Masse anderer Nachrichten übersehen, erwähnen Sie sie einzeln und direkt. Das zeigt ihnen, dass Sie persönlich antworten möchten, und stellt vor allem sicher, dass sie Ihre Antwort auch sehen.

15. Schicken Sie Ihren Remote-Teilnehmenden kleine Geschenke

Hybrid-Events eignen sich besonders gut, um abwechslungsreiche Teilnahmeerlebnisse zu schaffen. Wenn Ihre Teilnehmenden vor Ort eine kleine Tüte mit Give-aways erhalten, dürfen Ihre Remote-Teilnehmenden natürlich nicht leer ausgehen! Sammeln Sie ihre Adressen und schicken Sie ihnen rechtzeitig dieselben Give-aways, damit sie sich genauso wertgeschätzt fühlen wie die Teilnehmenden vor Ort.

16. Ermuntern Sie Ihre Teilnehmenden zur Nutzung der Online-Instaphoto

Ob vor Ort oder online – Ihre Teilnehmenden haben immer etwas zu teilen. Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, sich mit Bildern auszudrücken! Mit unserer Event-App kann das jeder ganz einfach tun.

17. Starten Sie Wortwolken

Wenn Sie ein Thema eröffnen, eine Session beenden oder einen Gedanken äussern, bitten Sie Ihr Publikum um Feedback in Form eines einzelnen Wortes, um eine Wortwolke zu erstellen. Alle Wörter erscheinen in Echtzeit auf dem Bildschirm, und jeder möchte mitmachen!

Fazit: Ideen für Hybrid-Events

Da haben Sie es – jede Menge guter Ideen für Hybrid-Events, um Ihr nächstes Hybrid-Event zu beleben! Falls Sie noch weitere Ideen für Hybrid-Events haben, teilen Sie sie gerne mit uns. Schliesslich lautet die Devise in der Eventbranche: Teilen ist Trumpf.