5 kreative Ideen für virtuelle Events für Unternehmen

Ideen für virtuelle Events für Unternehmen werden dringend benötigt. Persönlicher Kontakt wird in unserer Kultur und Gesellschaft immer wertvoll bleiben. Doch es gibt Fälle, in denen ein virtuelles Format ein entscheidender Bestandteil Ihrer Event-Strategie ist. Aber wie verwandeln Sie eine mehrtägige Konferenz in ein virtuelles Social Event, mit Networking-Möglichkeiten, Schulungssessions und dem Wissen, das die Teilnehmenden mitnehmen? Ein virtuelles Social Event verlangt genauso viel Aufmerksamkeit und Sorgfalt wie ein physisches. Bei beiden Formaten müssen Sie das Event erfolgreich bewerben, Ihre Teilnehmenden einbinden, schöne und einprägsame Momente für sie schaffen und den Erfolg des Events unter Beweis stellen. Es fehlen lediglich der Veranstaltungsort und die Präsenz vor Ort. Wenn Sie virtuelle Social Events jedoch als partizipative, mehrwertschaffende Erlebnisse begreifen – und nicht nur als einmalige Präsentationen oder Webinare – können Sie ein fesselndes Event schaffen, das weit über einen Computerbildschirm hinausgeht. Wir möchten Ihnen 5 Ideen für virtuelle Events für Unternehmen vorstellen, die sich leicht umsetzen lassen. Legen wir los.

Wie Sie ein virtuelles Social Event für Unternehmen organisieren

1. Virtuelle Konferenzen

Die Vorteile, die sie Organisationen bieten, haben sie zu sehr effektiven, schnellen und innovativen Kommunikationswegen gemacht. Ob als Online-Videokonferenz, Webinar oder Webkonferenz – sie bieten den grossen Vorteil, mehrere Personen gleichzeitig zu verbinden, ganz gleich, wo sie sich befinden. Ihre Einsatzmöglichkeiten sind grenzenlos und ebenso nützlich: Sie ermöglichen Meetings zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten, den Aufbau eines sofortigen Videokonferenzsystems mit Mitarbeitenden von überall auf der Welt und sogar die Bewerbung von Unternehmensdienstleistungen, ohne mehrere physische Räume nutzen zu müssen – ein einziger virtueller Konferenzraum genügt. VR-Konferenzen ermöglichen es, wichtige Entscheidungen schnell und effizient zu treffen. Diese Art von Meeting kann mehrere an einem Projekt Beteiligte sofort zusammenbringen und Terminierungsprobleme, Reisezeiten oder zeitliche Einschränkungen eliminieren.

2. Remote-Teammeetings

Homeoffice gewinnt immer mehr an Boden, und ob Vollzeit oder Teilzeit – es ist eine Arbeitsweise, die sich zunehmend durchsetzt. Remote-Mitarbeitende bringen einen echten Mentalitätswandel gegenüber der alten Vorstellung mit sich, wie wir unsere beruflichen Aufgaben erledigen. Dieser Paradigmenwechsel hat die Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden vollständig verändert – zwischen ihnen muss eine effektive digitale Beziehung bestehen. Es ist daher unerlässlich, über Tools zu verfügen, die helfen, die Remote-Kommunikation zu optimieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Das Ziel besteht darin, gemeinsame virtuelle Räume zu schaffen, in denen sich Mitarbeitende und Führungskräfte der Organisation treffen – und dabei spielen virtuelle Welten eine Schlüsselrolle. Gute Ideen für virtuelle Events für Unternehmen sind für den Erfolg eines Events unverzichtbar.

3. Virtuelle Klassenzimmer

Die digitale Transformation hat auch die Art und Weise revolutioniert, wie Wissen erworben wird, und das hat erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen. Die betriebliche Weiterbildung ist einer der Bereiche, die den grössten Wandel durchlaufen, und virtuelles Lernen spielt derzeit eine bedeutende Rolle in den Personalabteilungen. Aus diesem Grund ist Online-Training aktuell das am weitesten verbreitete Bildungsmodell im Unternehmenssektor, unabhängig von der Branche oder dem Marktsegment des Unternehmens. Die Vorteile dieses Systems – wie Zeit- und Kostenersparnis, Flexibilität und Zugänglichkeit – machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Lernen der Mitarbeitenden. In diesem Sinne ist der Einsatz virtueller Klassenzimmer in Unternehmen besonders wichtig – Tools, die immersive und sehr realistische Erlebnisse für die Schulung der Mitarbeitenden ermöglichen. Sie funktionieren wie ein virtueller Campus, jedoch angepasst an das Lernen des Unternehmenspersonals, und bieten ihren Fachkräften mehr Ressourcen und weniger Einschränkungen als traditionelle Methoden.

4. Teambuilding

Teamarbeit ist eine der am meisten geschätzten Kompetenzen einer Fachkraft innerhalb des Unternehmens, da gemeinsames Arbeiten die Leistung der Mitarbeitenden und damit auch die des Unternehmens erheblich verbessert. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür, gezielt für ihre Mitarbeitenden konzipierte Massnahmen in ihre Unternehmenspolitik aufzunehmen. Anfangs handelte es sich ausschliesslich um Präsenzaktivitäten, doch heute hat Virtual Reality den Durchbruch von Online-Teambuilding ermöglicht – virtuelle Events, die es Mitarbeitenden erlauben, aus der Ferne einzigartige Erlebnisse zu erleben, an virtuellen Spielen teilzunehmen oder in interaktiven Chats Ideen und Erfahrungen auszutauschen. Unter den Optionen, die derzeit auf dem Markt zu finden sind, gehören die virtuellen Escape Rooms zu den Aktivitäten mit der grössten Wirkung im Teambuilding für Unternehmen – Spiele, an denen Mitarbeitende von jedem Gerät aus teilnehmen können. Es genügt eine Verbindung über Handy, Tablet oder Computer.

5. Virtuelles Speed-Networking

Die Kraft des Networkings als Kommunikationsinstrument für Unternehmen steht ausser Frage. Das war seit Jahren so und wird es in noch stärkerem Masse bleiben, da es dabei hilft, das Unternehmen bekannt zu machen, Kontakte zu knüpfen und Zugang zu neuen potenziellen Kunden zu erhalten.

1. Webinare

Diese Events dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Webinare ermöglichen es Teilnehmenden aus der ganzen Welt, virtuell zuzuhören und sich einem oder mehreren Vortragenden anzuschliessen, die das Thema präsentieren. Unternehmen können kostenlose Webinare anbieten oder Gästen über Online-Zahlungssysteme Gebühren für die Teilnahme berechnen. Häufig nutzen sie Videokonferenzfunktionen, die Q&A, das Anzeigen von Live- oder aufgezeichnetem Video sowie die nachträgliche On-Demand-Verfügbarkeit des Events ermöglichen. Dieser Event-Typ war aufgrund seines einzigartigen instruktiven Charakters mit hundertprozentig virtueller Teilnahme erfolgreich. Interne und externe Schulungen sind Beispiele dafür.

2. Hybride interne Events

Town-Hall-Meetings, Sales-Kickoffs, unternehmensweite Events, Schulungen, Abteilungsmeetings und andere Veranstaltungen fallen in diese Kategorie. Zudem werden interne Hybrid-Meetings genutzt, um eine unternehmensweite Botschaft zu vermitteln, wenn nicht das gesamte Personal am selben Ort versammelt werden kann – etwa bei Unternehmen, die über mehrere Länder oder sogar Kontinente verteilt sind. So wünschenswert es wäre, alle Mitarbeitenden an den Unternehmenssitz zu holen, wäre dies unerschwinglich teuer und zeitaufwendig zu organisieren.

3. Externe hybride Events

Diese Meetings richten sich an Personen, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören. User-Konferenzen und Branchenkonferenzen sind ebenfalls Möglichkeiten. Diese Events erfordern einen höheren Grad an Videoproduktion, damit virtuelle Gäste denselben Service-Level erhalten wie Teilnehmende vor Ort. Personen, die nicht am Event teilnehmen können, können trotzdem teilnehmen und lernen. Es ist eine Herausforderung, bei externen hybriden Events dasselbe Erlebnis zu bieten, da Teilnehmende vor Ort effektiver networken und effizienter mit Informationen interagieren können als virtuelle Teilnehmende.

4. Virtuelle Konferenzen

Virtuelle Konferenzen sind, ähnlich wie Präsenzkonferenzen, um eine komplexe Live-Agenda mit Keynotes, Sessions, Breakout-Sessions und mehr aufgebaut. Zudem können virtuelle Social Events Informationen aus vielen Sessions sowie Community-Engagement-Funktionen enthalten. Zwar sind virtuelle Social Events bei der Lead-Generierung und beim Networking nicht so wirksam wie Präsenzveranstaltungen, doch sie ermöglichen es den Teilnehmenden, Keynotes in Echtzeit zu verfolgen, ihren eigenen Zeitplan aus relevanten On-Demand-Inhalten zusammenzustellen und mit anderen Teilnehmenden zu interagieren. Aber wie verwandeln Sie ein traditionelles Event in ein Online-Erlebnis, indem Sie ein virtuelles Event veranstalten? Lesen Sie weiter für mehr Ideen für virtuelle Events für Unternehmen. Die Coronavirus-Pandemie wird Sie zweifellos dazu zwingen, Ihr Verhalten im Berufs- und Privatleben anzupassen – sie bietet Ihnen aber auch die Gelegenheit, Ihre Komfortzone zu verlassen und etwas Neues auszuprobieren. Der Übergang von einer physischen zu einer digitalen Veranstaltung bringt zwar Herausforderungen mit sich, doch wenn Sie organisiert bleiben und sicherstellen, dass Ihre Teilnehmenden gut vorbereitet sind, stehen die Chancen gut, dass Sie ein erfolgreiches Ergebnis erzielen.

Organisiert bleiben

Schritt 1: Erstellen Sie einen Zeitplan

Da bei virtuellen Social Events nicht alle gleichzeitig im selben Raum sein können, ist ein gutes Management entscheidend, um auf Kurs zu bleiben. Teilnehmende können auf derselben virtuellen Seite gehalten werden, indem Sie einen Zeitplan für den Tag, die Woche oder die gesamte Dauer Ihres Events erstellen. Ein Tagesablauf hilft, Erwartungen zu setzen, und sorgt dafür, dass Präsentationen und Auftritte pünktlich stattfinden. Denken Sie daran, natürliche Pausen in Ihren Zeitplan für das virtuelle Social Event einzuplanen, genau wie Sie es bei einem Präsenzevent tun würden.

Schritt 2: Versenden Sie eine Ankündigung mit den Event-Richtlinien

Auch wenn das Live-Streaming eines Events von zu Hause aus weniger formell wirken mag als ein Treffen an einem öffentlichen Ort, gelten weiterhin Regeln der digitalen Etikette und des Anstands. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie sie ihr Mikrofon stummschalten und sich beim Sprechen abwechseln – besonders wenn Ihr Event zahlreiche Redner oder Interaktionen umfasst. So verhindern Sie, dass sich Redebeiträge überlagern oder unverständlich werden. Eine kurze E-Mail, die diese Grundsätze erläutert, sollte genügen, um unerwünschte Unterbrechungen oder Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden über die nötige Hardware, Software und die Meeting-Links verfügen

Es ist bei der Vorbereitung eines virtuellen Social Events wichtig zu prüfen, dass jede teilnehmende Person über die richtige Ausrüstung verfügt und weiss, wie sie Zugang zum Meeting erhält. Teilnehmende benötigen mit hoher Wahrscheinlichkeit bestimmte Geräte oder Peripheriegeräte, um in Echtzeit mit guter Verbindung zu streamen. Fehlt dies, könnten sie komplett vom Event ausgeschlossen sein. Zuverlässige Konferenztechnik, gute Hardware- und Softwarekomponenten sowie eine stabile Internetverbindung sind erforderlich. Können Teilnehmende über ihren Webbrowser am Meeting teilnehmen, oder müssen sie vorher ein bestimmtes Programm installieren? Informieren Sie sie frühzeitig und erklären Sie ihnen, was zu tun ist. Stellen Sie sicher, dass alle Meeting-URLs, Passwörter und Verbindungsanleitungen im Voraus versendet werden.

Schritt 4: Bereiten Sie das virtuelle Social Event für die Teilnehmenden vor

Bei Technik kommt es immer wieder zu Anwenderfehlern. Virtuelle Social Events sind nicht alle gleich. Es gibt viele Videokonferenz-Tools sowie diverse Event-Technologie-Alternativen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass alle Teilnehmenden digital versiert sind (oder eben nicht). Ideal ist es, vor dem Event einen Leitfaden für die Teilnehmenden zu erstellen, der erklärt, wie sie zum Event, zu den Sessions und mehr gelangen. Lassen Sie Gäste vor Beginn des Events versuchen, Sessions zu starten oder Nachrichten zu senden. Das reduziert den Stress der Gäste, verringert die Flut an Anfragen am ersten Eventtag und schafft insgesamt ein besseres Event-Erlebnis. Dieses Handbuch muss nicht angestaubt sein. Gibt es einen Moderator oder eine Moderatorin für Ihr Event? Bitten Sie diese Person doch um ein einführendes Video, das sowohl informiert als auch unterhält.

Schritt 5: Setzen Sie auf ansprechende Grafiken

Visuelle Inhalte haben bei virtuellen Social Events genauso viel Wirkung wie die gesprochenen Beiträge. Es ist entscheidend, Visuals hinzuzufügen, die Ihre Präsentation oder Ihr Meeting ergänzen, statt davon abzulenken. Ziehen Sie neben der verbalen Botschaft relevante Diagramme oder Grafiken, Karten, Infografiken oder sogar Videoclips in Betracht. Visuals sollten Ihr Publikum bei der Stange halten – wenn Ihre Grafiken interaktiv sind, umso besser. Bedenken Sie, dass manche Ihrer Teilnehmenden visuelle Lerntypen sind, die gerne durch Bilder, Grafiken und Farben lernen, während andere eher auditives Lernen bevorzugen. Kollaborative Kommunikation kommt jedoch allen zugute, da sie neue Ideen eröffnet und komplexe Sachverhalte verständlicher macht – bitten Sie also, wo möglich, aktiv um die Beteiligung des Publikums.

Fazit

Anstatt Ihre Events abzusagen, verwandeln Sie sie in fesselnde digitale Erlebnisse. Die Möglichkeit zum Wissensaustausch und zur persönlichen Interaktion besteht weiterhin – sie sieht im Moment nur etwas anders aus. Sie können praktisch jedes Event virtuell veranstalten! Von Messen und Führungskräftekonferenzen bis hin zu Hochzeiten und anderen wichtigen Meilensteinen. Mit der richtigen Technologie und einer neu gedachten Strategie. Für ein grossartiges digitales Erlebnis bleiben Sie also organisiert, setzen Sie klare Regeln und achten Sie auf Ihre Visuals. Sie haben nun viele Ideen für virtuelle Events für Unternehmen erhalten. Wir hoffen, Ihr nächstes virtuelles Social Event wird ein voller Erfolg.