13 Vorteile von virtuellen Events

Ein virtuelles Event ist eine Zusammenkunft von Menschen, die sich eine virtuelle Umgebung teilen, statt sich an einem physischen Ort zu treffen. Sie können für vielfältige Zwecke genutzt werden, etwa für Karrieremessen, Diskussionsforen, Networking oder Schulungen. Doch welches sind genau die Vorteile virtueller Events? Virtuelle Events ermöglichen es Nutzenden, per Chat oder Videokonferenz vom Komfort ihres Zuhauses, Büros oder eines nahen Cafés aus mit Unternehmen oder Kollegen zu interagieren. Virtuelle Events müssen nicht kompliziert sein, sollten aber gut geplant und produziert werden, damit Ihr Event ein Erfolg wird. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 13 Vorteile virtueller Events vor, schauen Sie es sich an!

Vorteile virtueller Events während Covid

Trotz des sensiblen Klimas angesichts der Pandemie bleibt der Kern dessen, was Menschen in der Event- und Unterhaltungsbranche antreibt, derselbe: Menschen zu verbinden, die Gesellschaft positiv zu beeinflussen und aussergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen. Wenn auch unfreiwillig, hat Covid-19 alle Branchen in Richtung Digitalisierung der Dienstleistungen gedrängt. Wir müssen uns anpassen und lernen, wie wir durch diese turbulenten Wellen des Wandels navigieren. In diesem Zusammenhang erweisen sich Online-Events als sichere und wirksame Alternative, um dem Publikum weiterhin Erlebnisse zu bieten – ganz gleich, wo es sich befindet. Aber das ist noch nicht alles: Es gibt zahlreiche Vorteile, Online-Events durchzuführen, besonders in einer Zeit, in der Sie Wege finden müssen, Ihr Geschäft am Leben zu erhalten.

1. Die Kosten sind niedrig

Grundsätzlich sind virtuelle Events günstiger. Das Einzige, worum sich Planende kümmern müssen, sind die Kosten für die virtuelle Meeting-Plattform und die Anmietung von Fachdiensten. Sie sparen erheblich, da Sie beispielsweise nicht für die Miete des Veranstaltungsorts oder die Tontechnik aufkommen müssen, aber Sie sparen auch bei Kaffeepausen, Unterkünften, Tickets für die Gäste, Materialien für den Eventtag und weiteren Anforderungen. Die einzigen Ausgaben entfallen auf die Plattform, die Promotion und die für die Videoaufzeichnung benötigte Ausrüstung. Mit einem Online-Event können Sie eine beeindruckende Anzahl von Menschen erreichen – mit nur einer guten Internetverbindung, einem Computer, Ihrer eigenen Webcam für die Bildaufnahme und einem Kopfhörer für den Ton. Und jeder ist bei sich zu Hause oder an einem beliebigen Ort der Welt! Natürlich gilt: Je mehr Ausrüstung Ihnen zur Verfügung steht, desto hochwertiger wird Ihr Event – aber denken Sie daran, dass dies keine Voraussetzung ist!

2. Sie sparen Zeit

Ein weiterer Vorteil virtueller Events besteht darin, dass Sie auch viel Zeit sparen. Ihre eigene, die Ihres Teams und die der Teilnehmenden. Auch wenn virtuelle Events einige Zeit für die Einrichtung der Plattform und der Website benötigen, ist der Aufwand für die Organisation geringer als bei einem Präsenzevent. Die Registrierung, die über die Website des Events erfolgt, erfordert weder physische Anwesenheit noch das Reisen der Teilnehmenden dafür.

3. Globale Reichweite

Mit virtuellen Events ist es deutlich einfacher, mehr Menschen zu erreichen und einzubinden! Anders als Präsenzevents sind virtuelle Events nicht auf einen einzigen Ort beschränkt und haben keine Obergrenze für die Teilnehmerzahl. Da es keine geografische Grenze gibt, benötigen Teilnehmende lediglich einen Computer oder ein mobiles Gerät sowie eine Internetverbindung, um auf die Plattform zuzugreifen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Zahl der Eventteilnehmenden zu erhöhen, da in einem virtuellen Raum wesentlich mehr Personen gleichzeitig verbunden sein können. Einer der grössten Vorteile virtueller Events ist, dass Ihr Event global werden kann! Sie können Ihr Event auch ganz einfach bewerben, indem Sie den Link zu Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen teilen. Menschen aus der ganzen Welt können sofort teilnehmen und so Ihr Publikum vergrössern – ganz gleich, wo sie leben. Das Geheimnis dabei liegt darin, viel Sorgfalt in die Qualität der geteilten Inhalte und in die Promotion zu investieren. Verschwenden Sie also keine Zeit und beginnen Sie noch heute, den Horizont Ihrer Events zu erweitern!

4. Sie sind flexibel und variabel

Da virtuelle Events online stattfinden, haben Sie viel Flexibilität dabei, wie Sie Ihr Event übertragen. Um an einem virtuellen Event teilzunehmen oder es zu veranstalten, benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und ein Gerät mit Internetzugang. Die meisten Plattformen sind mit dem Zugriff über Desktop-Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet kompatibel. Unabhängig von der Art des Events können Sie die Sessions interaktiv gestalten, verschiedene Sprachoptionen anbieten, Redner einladen und vieles mehr. Einer der Vorteile virtueller Events ist, dass sie flexibel und an Ihre Bedürfnisse und Ziele anpassbar sind.

5. Es ist einfacher, Verbindungen zu knüpfen

Anders als bei Präsenzevents sind virtuelle Events sehr interaktiv und einladend, was die Teilnahme und das Engagement der Angemeldeten erhöht. Virtuelle Events bieten Tools wie Umfragen, Q&A, Live-Chat und sogar einen herunterladbaren Ressourcenbereich, damit sich Ihre Teilnehmenden vollständig mit Ihren Inhalten auseinandersetzen können. Ausserdem sind virtuelle Events tendenziell schneller getaktet, da Teilnehmende nicht von Session zu Session oder von Stand zu Stand laufen müssen – wodurch es einfacher sein kann, Verbindungen zu anderen Teilnehmenden und Rednern zu knüpfen als bei einem Präsenzevent.

6. Es ist einfach, Feedback zu sammeln

Genau wie bei Präsenzevents ist Feedback für virtuelle Events entscheidend. Anders als bei Präsenzevents sind Teilnehmende bei virtuellen Events jedoch ständig online und können in Echtzeit ganz einfach auf Umfragen reagieren. Dieses Echtzeit-Feedback ist ein grosser Vorteil virtueller Events und hilft nicht nur den Vortragenden, den Verlauf der Session einzuschätzen, sondern ist auch nützlich, um den Gesamterfolg Ihres virtuellen Events zu messen.

7. Es ist einfach, Ergebnisse zu messen

Auch wenn die Daten, die virtuelle Events liefern, je nach genutzter Plattform und Event-Management-Software variieren, ist es bei einem virtuellen Event immer noch einfacher, Daten zu sammeln und Ergebnisse zu Ihrem Event und Ihren Teilnehmenden zu messen, als bei einem Präsenzevent. Sie haben Ihr Event bis ins kleinste Detail geplant. Die Budgetstudie war präzise. Ihr Marketing- und Kommunikationsplan wurde gut umgesetzt. Die Verkäufe liegen innerhalb der prognostizierten Spanne. Alles lief gut … bis eine Krise eintrat. Der Umgang mit Krisenmanagement gehört zum Alltag derjenigen, die Events produzieren. Je erfahrener ein Event-Produzent ist, desto besser wird er darin, mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen. Mit der Zeit gewöhnt man sich jedoch immer mehr daran, „die Dinge auf die gleiche Weise zu tun“. Das ist paradox – aber die gute Nachricht ist, dass es eine Lösung gibt.

8. Verfügbarkeit

Ein Präsenzevent ist naturgemäss live. Es gibt nur eine Chance, dass es stattfindet. Wie viele Events haben Sie schon wegen Regens oder höherer Gewalt abgesagt gesehen? Einer der Vorteile von Online-Events ist, dass sie nicht live sein müssen. Sie können aufgezeichnet und in verschiedenen Formaten mehrfach abgerufen werden. Ihre Verfügbarkeit ist wesentlich grösser. Welch ein Vorteil: Das bedeutet, Sie können Ihr Online-Event ein ganzes Jahr lang (oder länger!) zum Verkauf anbieten. Sie können beispielsweise ein Online-Event verkaufen, das live stattfindet, aber dieses Event auch aufzeichnen und es anschliessend zu einem niedrigeren Preis denjenigen zugänglich machen, die nicht an der Live-Veranstaltung teilnehmen konnten.

9. Sie sind einfacher zu organisieren!

Vielleicht sind Sie noch kein Fan von Online-Events, aber in einem Punkt müssen Sie mir zustimmen: Es sind einfacher zu organisierende Events! Wissen Sie warum? Ein Grossteil des Stresses bei der Organisation eines Events entsteht durch die Notwendigkeit, den perfekten Veranstaltungsort mit erschwinglicher Miete zu finden, die Investition in die Vorbereitung aller Materialien, die während des Events verteilt werden, ganz zu schweigen von der Hektik am grossen Tag, alles in Ordnung zu bringen – von der Reinigung bis zur Vergabe der Teilnahmezertifikate. Mit einem Online-Event können Sie sich diese Arbeit sparen und sogar Ihre Chancen auf ein grösseres Publikum erhöhen! Können Sie sich den Aufwand vorstellen, eine Anzahl von Menschen zu organisieren, zu empfangen und unterzubringen, die zum Beispiel in einer Live-Übertragung dabei sein könnten? Und das alles mit einem kleineren Team und einer wesentlich geringeren Investition zu bewältigen – natürlich mit den richtigen Partnerschaften, denn allein schaffen Sie das nicht! Eine grosse Hilfe ist eine Plattform für virtuelle Events, wie die von expertshare, die bei Aufgaben wie Registrierung und Zertifizierung unterstützen kann, während Sie sich Gedanken machen, wie Sie Ihr Event noch besser gestalten können.

10. Sie steigern den Umsatz

Ja, genau! Einer der Vorteile virtueller Events ist die Möglichkeit, Ihren Umsatz zu steigern. Denken Sie mit mir mit: Ihr Event erreicht ein viel grösseres Publikum, und das wird Ihre Zahlen erhöhen. Natürlich hängt alles von der Promotion- und Verkaufsstrategie ab, die Sie einsetzen. Diese Ergebnisse zeigen sich möglicherweise nicht bei der ersten Ausgabe des Events, besonders wenn es Ihr erster Kontakt mit dieser Art von Organisation ist. Nutzen Sie aber den Umstand, dass das Internet es Ihnen nicht nur erlaubt, mehr Menschen zu erreichen, sondern auch, diejenigen weiterzuverfolgen, die sich für Ihre Art von Event interessieren. Investieren Sie also in diese Menschen! Versenden Sie exklusive Inhalte, erstellen Sie Beiträge, die in sozialen Netzwerken Engagement erzeugen, um Ihre Autorität zum Thema zu demonstrieren, und sorgen Sie dafür, dass man sich an Ihr Event erinnert!

11. Macht Ihr Event bekannter

Das ist zweifellos der grösste Wunsch jedes Event-Organisators. Wer möchte nicht, dass sein Event als Referenz im Markt gilt und im In- und Ausland bekannt und anerkannt ist? Im Internet gibt es keine Grenzen. Nutzen Sie also alle Möglichkeiten, die es bietet, um die Idee und den Namen Ihres Events zu verbreiten. Sie können beispielsweise mit Mikro-Influencern in Kontakt treten, die Ihre Zielgruppe ansprechen, um eine gezielte Promotion umzusetzen, die nicht nur viele Menschen erreichen soll, sondern vor allem die richtigen. Das lässt sich über soziale Netzwerke und gesponserte Beiträge, den Versand von E-Mail-Marketing sowie die kontinuierliche Pflege dieser Menschen mit gutem Content erreichen. Was diese Menschen wirklich beeindrucken wird, ist die Positionierung Ihres Events. Zeigen Sie, dass Sie Autorität zum Thema besitzen, und immer mehr Menschen werden sich für das interessieren, was Sie zu sagen haben. Tipp: Sie sollten die Vorteile einer Investition in E-Mail-Marketing kennen, eine essenzielle Strategie für Online-Events! Klicken Sie hier und schauen Sie sich unser E-Book an, das alle Hinweise für alle enthält, die sich mit diesem Thema befassen möchten!

12. Erzeugt Material für die Zeit nach dem Event

Einer der Hauptvorteile eines Online-Events ist, am Ende des Events über Inhalte zu verfügen, die Sie nach Belieben nutzen können. Was bei physischen Events ein spezialisiertes Team erfordert, um die Vorträge aufzuzeichnen und dadurch die Kosten erhöht, kann während Ihres Events ganz ohne zusätzliche Kosten erledigt werden! Später kann dieses Material genutzt werden, um kommende Ausgaben zu bewerben, oder als Online-Kurs, der verkauft werden kann. Sie können das vollständige Event auch auf Ihrem YouTube-Kanal veröffentlichen, sofern Sie einen haben. Was Sie sich nicht entgehen lassen sollten, ist die Chance, dieses Material zu nutzen!

13. Sorgt für Interaktion und Engagement

Wer denkt, es sei unmöglich, während eines Online-Events Engagement zu erzeugen, irrt sich, im Gegenteil! Neben der Teilnahme am Event fühlen sich Menschen wohler dabei, im Chat Kommentare abzugeben und Fragen zu stellen, weil sie sich den Rednern näher fühlen. Ohne Zweifel: Der Redner, der sonst distanziert auf einer Bühne stand und oft schwer erreichbar war, erscheint beim Online-Event in einem ganz anderen Licht.

Aber wie kann ich ein Online-Event erstellen?

Es wurde viel über die Vorteile virtueller Events gesprochen, besonders nach all den Anpassungen, die wir aufgrund von Covid-19 und der Notwendigkeit sozialer Distanz in unserem Alltag vornehmen mussten. Und das nicht ohne Grund: Schliesslich war dies die beste Option, um weiterhin in den Eventmarkt zu investieren, die digitale Welt noch stärker zu erschliessen und weiterhin grossartige Events zu organisieren! Ein Online-Event zu erstellen ist ganz einfach! Sie müssen sich um die Planung kümmern, über die Ziele nachdenken, das Team und das Budget festlegen sowie weitere Details, die für jedes Event typisch sind. Einer der Hauptunterschiede bei diesem Format ist der Austausch – statt einen physischen Ort auszuwählen, entscheiden Sie sich für ein Tool zur Online-Übertragung. Zudem ist es sehr wichtig, so früh wie möglich eine Event-Plattform zu wählen, die bei der Organisation hilft, denn Online-Events können sich stark von physischen unterscheiden, haben aber dennoch dieselben Bedürfnisse, wie etwa die Erstellung der Website, den Verkauf von Anmeldungen, die Akkreditierung und die Ausstellung von Zertifikaten, unter anderem.