Virtuelle Konferenz Software: so gelingt Ihr Event

Die letzten Monate haben uns zu einer Vielzahl kurzfristiger Entscheidungen gezwungen, darunter mussten viele Unternehmen anstehende Events absagen oder auf virtuelle Plattformen verlegen. Das mag zwar sehr kompliziert klingen, doch sobald Sie sich mit den Details befassen, wie man eine virtuelle Konferenz veranstaltet, wird es deutlich weniger schwierig.

Es stimmt, dass jedes Event anders ist: Manche haben nur wenige Teilnehmende, sie können intern oder extern sein, aber nur mit lokaler Reichweite. Es gibt Events, die aus einfachen Vorträgen bestehen, während andere sogar mehrere Tage dauern und Ausstellungen, Workshops und interaktive Aktivitäten umfassen. Manche dienen einfach dazu, Teams über die Distanz zusammenzuhalten oder die Weiterbildung fortzusetzen, während andere dazu dienen, Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. So oder so gibt es bei der Planung jedes Events ähnliche Aspekte.

Wie man in kurzer Zeit eine virtuelle Konferenz organisiert

Es mag sehr kompliziert erscheinen, eine virtuelle Konferenz mit wenig Vorbereitungszeit zu veranstalten, doch wenn Sie ein Präsenzevent auf die Beine stellen können, können Sie mit Sicherheit auch ein virtuelles durchführen. Hier sind einige der grundlegenden Punkte, die Ihnen als Leitfaden für die Planung Ihres Events dienen.

Den Zweck definieren

Sie müssen sich klar darüber sein, was Sie mit Ihrer Konferenz erreichen möchten:

Internes Event: Arbeitsteams zusammenbringen, motivieren oder belohnen.

Öffentliches Event: Potenzielle Kundschaft gewinnen, Networking betreiben oder die Markenbekanntheit steigern. Jedes Ziel ist gültig, solange Sie sich darüber im Klaren sind und wissen, wie die Konferenz Ihnen dabei hilft, es zu erreichen.

Die Reichweite bestimmen

Mit einem virtuellen Event können Sie die Reichweite Ihres Events auf Menschen auf der ganzen Welt ausdehnen. Je nach Zweck ist es daher wichtig, die Merkmale der Zielgruppe zu definieren, die Sie erreichen möchten – vom Profil bis zum Standort.

Ziele definieren

Klar definierte Ziele sind notwendig, um den Erfolg des Events zu messen. Wir werden nun genauer auf die Zieldefinition und deren Messung eingehen. Mit den oben genannten Punkten im Hinterkopf definieren Sie auch, ob es sich um ein offenes, kostenloses Event handelt oder ob es kostenpflichtig ist. So können Sie auch Ziele in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmenden oder Leads festlegen, die für einen positiven ROI erforderlich sind.

Plattform und Team wählen

In dieser Phase sollten Sie auch die Plattform auswählen, über die Sie das Event übertragen. Obwohl sie einander sehr ähnlich sind, haben manche unterschiedliche Eigenschaften, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können.

Ein weiterer äusserst wichtiger Aspekt ist die Ausrüstung, die Sie verwenden werden – ob Sie bereits über Audio- und Videoausrüstung verfügen, eine neue anschaffen, vorhandene erneuern oder ein Unternehmen beauftragen möchten, das diese bereitstellt.

Eine reibungslose und effiziente Struktur schaffen

Wie bei Präsenztreffen benötigen Online-Konferenzen klar definierte Richtlinien und ein Skript mit einer abgegrenzten Struktur, die den Bedürfnissen des Unternehmens und der Teilnehmenden entspricht. Daher ist es unerlässlich, das Event auf Basis einer Reihe von Präsentationen, Seminaren, Aktivitäten und natürlich mit einem eigenen Bereich für Fragen und Antworten zu gestalten.

In diesem Sinne ist es interessant, virtuelle Charaktere (Avatare) einzusetzen. Sie können das äussere Erscheinungsbild der Sprechenden der Webkonferenz nachbilden, Gespräche führen und auf natürliche Weise per Voice over IP sprechen. Sie können sogar durch Animationen (wie Applaus oder Begrüssungen) Emotionen ausdrücken. Wie man eine virtuelle Konferenz veranstaltet – diese Frage lässt sich leicht beantworten, nachdem Sie den gesamten Artikel gelesen haben. Lesen Sie also weiter.

Ort und Datum des Events wählen

Auch wenn ein virtuelles Event von Ihrem Büro und den Büros der einzelnen Sprechenden aus abgehalten werden kann, kann ein Ort, der dem physischen Erlebnis nahekommt oder es sogar übertrifft, dem virtuellen Erlebnis einen grossen Mehrwert verleihen.

Dieser Ort wäre nur für die Aufnahmen oder Live-Übertragungen mit Moderation, Sprechenden und Personal gedacht. Eine gute Idee, um hier Zeit zu sparen, ist die Beauftragung eines audiovisuellen Produktionsunternehmens, das neben der Ausrüstung auch über ein Studio verfügt, das Ihren Anforderungen entspricht.

Den Content-Plan erstellen

Das Hauptelement zur Gewinnung von Teilnehmenden für ein virtuelles Event sind die Inhalte, daher sollten Sie diesem Thema besondere Aufmerksamkeit widmen. Die Inhalte sind dafür verantwortlich, Interessierte anzuziehen, Anmeldungen zu generieren, das Engagement zu fördern und Networking-Möglichkeiten zu schaffen.

So verlockend es auch sein mag, eine Vielzahl von Themen einzubinden, sollten Sie sich auf Qualität statt Quantität konzentrieren. Sobald das Thema definiert ist, beginnen Sie mit der Suche nach den Sprechenden, die es dem Publikum vermitteln sollen. Achten Sie darauf, dass diese nicht nur Expertinnen, Experten oder anerkannte Persönlichkeiten sind, sondern ihre Vorträge auch dynamisch und interaktiv gestalten und sich effektiv an das virtuelle Format anpassen.

Ebenso wichtig ist die Wahl einer dynamischen Moderation, die die Aufmerksamkeit der Menschen einfängt und sie bei der Stange hält. Zudem sollte diese Person in der Lage sein, mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen, von technischen Ausfällen bis hin zu unangemessenem Verhalten innerhalb des Events.

On-Demand-Inhalte gestalten

Eines der Erfolgselemente von Online-Konferenzen ist, dass ihre Inhalte verfügbar sind. Diese Möglichkeit bereichert das Erlebnis zusätzlich und steigert das Interesse an der Teilnahme. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Teilnehmenden eine breite Palette an Möglichkeiten zu bieten, sich über die präsentierten Produkte und Dienstleistungen zu informieren – durch Fotos und Videos, Demos, E-Books und alle Arten von digitalem Material, das sie jederzeit herunterladen und einsehen können.

Unterhaltungsoptionen in Betracht ziehen

Während die Inhalte den Hauptteil des Events ausmachen, ist die Einbindung interaktiver oder unterhaltsamer Sessions – besonders bei einem langen Event – ein Plus, das die Teilnehmenden zweifellos zu schätzen wissen.

Eine Musik-, Zauber- oder Comedy-Show kann einen perfekten Abschluss bilden.

Ein Budget erstellen

Auch wenn virtuelle Events eine geringere Investition erfordern, ist es wichtig, dass Sie sich über die Kategorien und Beträge jeder Ausgabe im Klaren sind. Dies betrifft hauptsächlich die Plattformen und Ausrüstung für die Übertragung, den Ort, an dem das Event stattfindet, und die Sprechenden, sofern Sie diese engagieren.

Sponsoring planen und gewinnen

Nur weil es sich um ein virtuelles Event handelt, heisst das nicht, dass es keinen Platz für Sponsoren gibt. Besonders wenn Sie ein grosses Event planen, kann dies für Sponsoren von Vorteil sein. Überlegen Sie, wie Sie ihnen innerhalb Ihres Events Sichtbarkeit verschaffen können, seien Sie kreativ und stellen Sie einige Vorschläge zusammen, die Sie an Sponsoren senden können.

Das Event bewerben

Beginnen Sie damit, eine Landingpage mit den Event-Informationen zu erstellen. Es ist auch ratsam, sie auf der Startseite Ihrer Website und in den sozialen Netzwerken einzubinden, um mehr Sichtbarkeit zu erzeugen. Dazu gehört auch die Vorbereitung der Registrierungs- und Ticketkauf-Plattform, falls Ihr Event diese Funktionen benötigt.

Je nach Umfang des Events entwickeln Sie den passenden Promotionsplan. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihr Event bewerben können. Bei einem internen Event kann es ausreichen, elektronische Einladungen mit allen Details des Events an die Mitarbeitenden zu senden.

Teilnehmende auf das virtuelle Erlebnis vorbereiten

Falls eine Registrierung erforderlich ist, senden Sie alle Event-Details zusammen mit der Bestätigung. Denken Sie auch daran, nachzufassen, um zu erklären, wie das Event ablaufen wird, welche Plattform verwendet wird, ob eine Installation erforderlich ist, wie man den Sessions beitritt usw. Bieten Sie auch Unterstützung an, falls Teilnehmende Fragen oder technische Probleme haben.

Tests vor dem Event durchführen

Wie veranstaltet man eine virtuelle Konferenz? Es ist nicht überflüssig, darauf hinzuweisen, dass es auch bei knapper Zeit notwendig ist, die Ausrüstung und Plattformen im Voraus zu testen, falls Anpassungen nötig sind. Eine erfolgreich durchgeführte Vorbereitung des Events ist keine Garantie dafür, dass der Ablauf perfekt sein wird, verbessert die Chancen dafür jedoch erheblich. Vergessen Sie nicht, sich auf unvorhergesehene Ereignisse vorzubereiten, Protokolle und Notfallpläne bereitzuhalten sowie ein Support-Team, das Ihnen schnell und effektiv helfen kann.

Am wichtigsten ist, dass das Event allen Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis bieten und Ihre Ziele erfüllen kann.

Eine Follow-up-Strategie definieren

Nach dem Event ist es unerlässlich, mit den potenziellen Kundinnen und Kunden, die teilgenommen haben, Kontakt aufzunehmen. Um Conversions sicherzustellen, kann eine E-Mail an Interessierte gesendet werden, in der nach ihren Eindrücken vom Treffen gefragt wird, oder sie werden zur Teilnahme an einer Umfrage eingeladen. Diese Massnahmen helfen nicht nur bei der Gewinnung und Bindung von Kundschaft, sondern sind auch entscheidend, um herauszufinden, welche Aspekte der Teilnahme wirksam waren und welche nicht, um künftige Massnahmen zu verbessern. Wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten, gibt es viele Dinge zu bedenken.

Inhalte teilen und Verbindungen schaffen

Online-Konferenzen werden aufgezeichnet und werden so zu Informationsquellen, die sich sehr leicht austauschen lassen. In diesem Sinne ist es wichtig, über eine gute Datenbank zum Teilen von Inhalten zu verfügen, damit sich die Verbreitung des Events exponentiell entwickelt – umso mehr, wenn wir die grosse Reichweite sozialer Netzwerke nutzen.

Die Vorteile und Möglichkeiten einer virtuellen Konferenz machen sie zum ultimativen Werkzeug für Geschäftskommunikation, jederzeit und in jedem Szenario. Doch gerade jetzt ist ihr Wert auf dem Höhepunkt, da wir in einer ungewissen Gegenwart leben, in der Präsenzevents nicht stattfinden können und Unternehmen ihre Anstrengungen darauf konzentrieren müssen, ihre Dienstleistungen mehr denn je aus der Ferne anzubieten. Sie können all diese Tipps nutzen, wenn Sie nicht wissen, wie man eine virtuelle Konferenz veranstaltet.

Damit die Aufzeichnung danach nicht verschwindet, hält expertshare sie als On-Demand Webinar Plattform im selben Raum wie Kurse und Dokumente.