Hybrid-Event-Technologie und Produktion

Hybrid-Event-Produktion: Mit unserer umfassenden Erfahrung in Online- und Live-Events unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung Ihres Hybrid-Events wie kein anderer. Wir beraten und begleiten Sie bei jedem Aspekt, der Ihr Hybrid-Event zum Erfolg macht. Alles beginnt natürlich mit der Location. Wir verfügen über mehrere wunderschöne Eventlocations, die sich perfekt für Hybrid-Events eignen.

Anschliessend helfen wir Ihnen, den Inhalt für das Hybrid-Event zu gestalten: von Gastrednern über Side-Acts bis hin zu interaktiven Sessions, Drinks-Boxen und unterhaltsamen Breakout-Aktivitäten. Es gibt unzählige Möglichkeiten. Selbst wenn es um die Produktion animierter Logos, Untertitel, Bumper oder Leader geht, sind Sie bei uns “Hybrid”-Experten genau richtig.

Wer ist live vor Ort und wer nimmt virtuell teil?

Wenn Sie ein Hybrid-Event organisieren, ist es immer schwierig, im Voraus zu entscheiden, wen Sie live vor Ort einladen und wer eine Einladung zum hybriden Online-Programm erhält. Sie könnten diese Entscheidung aber auch den Gästen selbst überlassen. Für viele ist es praktisch, dem Event digital folgen zu können, während andere die physische Präsenz bevorzugen.

Bei internationalen Meetings ist es besonders für ausländische Gäste praktisch, digital präsent zu sein. Das spart viel Zeit und Geld. Wir beraten Sie gerne, wie Sie die Einladungen für Ihr Hybrid-Event am besten versenden.

Event-Elemente und Unterhaltung

Der Ablauf eines Hybrid-Events ist enorm wichtig. Stellen Sie sich das wie eine Fernsehübertragung vor, bei der beim Auftritt eines neuen Speakers immer eine musikalische Einspielung erklingt, die sogenannten Touches. Das hilft Ihnen, unangenehme Stille zu vermeiden. Kombiniert man dies mit Bildern, spricht man von einem Bumper. So können Sie Bild und Ton vollständig auf Ihr Event und Ihre Marke abstimmen. Aber auch Voice-overs, die passenden Untertitel, die richtigen Spezialeffekte..

All diese Elemente können Sie nutzen, um das Hybrid-Event zu bereichern. Möchten Sie ein wirklich rundes Event? Dann setzen Sie auf überraschende Zwischeneinlagen, wie zum Beispiel eine Mindhacking-Performance von Victor Mids.

Interaktion sicherstellen

Während des Events selbst ist es entscheidend, weiterhin für Begeisterung zu sorgen. Das gelingt zum Beispiel mit Q&As, bei denen Gäste Fragen per Smartphone einreichen können, die dann von den Speakern beantwortet werden. Auch Umfragen, bei denen Teilnehmende über Aussagen per Smartphone abstimmen können, funktionieren sehr gut. Ein Moderator, der die Fragen des Live- und des Online-Publikums bearbeitet, sorgt dafür, dass Sie wirklich mittendrin sind.

Wie funktioniert die Organisation eines Hybrid-Events?

Wenn Sie ein Hybrid-Event veranstalten, ist es wichtiger denn je, sich vor allem auf Gäste und Zuschauer zu konzentrieren. Auf der einen Seite haben Sie eine Gruppe von Gästen, die live am Veranstaltungsort sind. Sie erleben alle Live-Erlebnisse vor Ort mit. Die andere Gruppe, häufig die Mehrheit der Gäste, befindet sich buchstäblich auf der anderen Seite des digitalen Highways.

Es ist eine Herausforderung, auch diese Menschen zu halten und ihre Sinne fortlaufend zu stimulieren, damit sie in das Event eingebunden bleiben und engagiert bleiben. Interaktion sowohl mit den Gästen vor Ort als auch mit den Online-Gästen ist unerlässlich! Umfragen, Q&As, Chats, Statements, Präsentationstechniken, Bildgestaltung, Dynamik – all das sind Komponenten, die bei einem Hybrid-Event eine sehr wichtige Rolle spielen. Event-Management ist wichtiger denn je. Mit expertshare gewinnen Sie einen erfahrenen Event-Partner, der das Hybrid-Event vollständig für Sie managen kann.

Content-Produktion, Aufnahmeregie, Event-Management, Catering, Atmosphäre und Dekoration.. expertshare kümmert sich um alles!

Hybrid-Event-Produktion: Vom Content bis zum Catering

Die Produktion eines Hybrid-Events erfordert deutlich mehr Vorbereitung als ein reines Live-Event. Denn eigentlich verschmelzen Sie zwei Events: das Live-Event und das Online-Event. Für den “Live”-Teil des Events sind zum Beispiel die Location, das Design und die Dekoration, das Catering und die Gästeregistrierung sehr wichtig. Für das Online-Publikum braucht es dagegen deutlich mehr Aufmerksamkeit für alles, was innerhalb des Kamerabilds passiert.

Eine nahtlose Regie, die richtigen Kamerabilder im richtigen Moment, Dynamik in Bild und Ton, Bildgestaltung, Voice-overs, musikalische Intros. All diese Aspekte sind bei einem Hybrid-Event deutlich wichtiger und erfordern auch deutlich mehr Zeit und Aufmerksamkeit. Mit der langjährigen Erfahrung unserer Event- und AV-Profis wissen wir genau, wie wir Ihr Hybrid-Event unvergesslich machen.

Für welche Art von Event eignet sich ein Hybrid-Format?

Tatsächlich können Sie ein Hybrid-Event für so gut wie jede Art von Veranstaltung nutzen. Selbstverständlich eignet sich das Hybrid-Konzept ideal für Kongresse und Konferenzen. Aber auch bei Business-Events wie Produkteinführungen, Kundentagen und Händlertagen kann ein Hybrid-Event perfekt funktionieren.

Selbst bei internen Veranstaltungen wie HR-Meetings, Mitarbeiterversammlungen, Abschiedsfeiern und Ähnlichem kann es praktisch sein, das Hybrid-Format zu nutzen, damit nicht jede Niederlassung anreisen muss. Kurz gesagt: Das Hybrid-Event ist sehr vielseitig und kann für eine Vielzahl von Veranstaltungen eingesetzt werden. Und die Möglichkeit, dass mehrere Events an mehreren Orten gleichzeitig stattfinden und trotzdem über die Hybrid-Technologie miteinander verbunden sind, ist absolut einzigartig!

Bald werden physische Events ein Comeback erleben. Marketer überall wägen ihre Optionen ab. Virtuell bleiben? Zurück zur rein physischen Veranstaltung? Oder vielleicht das Beste aus beiden Welten und “hybrid” werden.

Hybrid-Events sind aktuell in aller Munde, und das aus gutem Grund. Durch den Wechsel zu Hybrid können wir die Grösse von Konferenzen und Events erweitern, um Publikum jeder Grösse, überall auf der Welt, zu erreichen. Plötzlich haben Event-Strategien ein Potenzial, das wir uns vorher nie vorgestellt hätten. Und indem wir die Kraft des digitalen Engagements in Events einbringen, können wir mehr über die Teilnehmenden erfahren und effektiver die besten Leads finden, den Sales-Funnel stärken und den Umsatz steigern.

Bedenken gegenüber virtuellen Events

Aber es gibt auch Überlegungen zu beachten. Die Produktion von Hybrid-Events kann teurer sein. Es fallen alle Kosten einer physischen Veranstaltung an (Eventräume, Verpflegung, Hotels, Unterhaltung), aber zusätzlich muss auch in digitale Event-Software und Übertragungskapazitäten investiert werden, um die virtuellen Elemente des Events umzusetzen.

Die Kosten sind definitiv höher, aber das gilt auch für den Hybrid-ROI. Mehr Reichweite bedeutet mehr Leads, und bessere Daten bedeuten höhere Konversionsraten. Es gibt aber noch einen weiteren Vorteil beim Wechsel zu Hybrid: Sponsoring-Einnahmen.

Warum Hybrid-Events eine gigantische Sponsoring-Chance bieten

Beim Sponsoring physischer Events hat sich über die Jahre nicht viel verändert. Es gibt das übliche Set an Paketen, die dieselben grundlegenden Vorteile bieten: Beschilderung, Redezeiten, Messestände und die Möglichkeit, das Branding auf verschiedenen Elementen des Events zu platzieren.

Aber in dieser digital geprägten Welt erwarten Sponsoren mehr, und Hybrid-Events verändern grundlegend, wie Sponsoring-Pakete aussehen.

Branding

Anders als bei physischen Räumen, wo Beschilderung auf die vorhandene Wandfläche begrenzt ist – und seien wir ehrlich, selten überhaupt wahrgenommen wird –, eröffnen digitale Umgebungen ganz neue Branding-Möglichkeiten. Virtuelle Events sind leere Leinwände, die Sie gestalten können, und Sie können Sponsoring-Branding aller Art praktisch überall platzieren. Und da man diese Elemente überall platzieren kann und sie anklickbar sind, hat digitale Beschilderung einen deutlich höheren Wert als physische Beschilderung.

Sponsorenlogos können mit den Messeständen der Sponsoren, Sponsor-Sessions oder sogar deren Websites verlinkt werden. Das ist ein messbarer Vorteil. Und da virtuelle Event-Umgebungen oft viele einzigartige digitale Bereiche umfassen, gibt es mehr Markenelemente zu verkaufen.

Messestände

Der wohl grösste Grund, warum Unternehmen Events und Konferenzen sponsern, ist ein Messestand, um mit Teilnehmenden in Kontakt zu treten. Messestände bieten häufig Broschüren, Handshakes und Verkaufsgespräche. Das macht Eventteilnehmer bei der Kontaktaufnahme etwas zurückhaltend. Niemand möchte mehr eine riesige Tasche voller Broschüren mit sich herumtragen. Aber virtuelle Messestände verändern diese Dynamik. Wir können jetzt individuell gestaltete Sponsoren-Stände anbieten, an denen Teilnehmende Videos, Präsentationen und Demos ansehen können. Wir können jede Menge Inhalte anbieten, die nur einen Klick entfernt sind.

Noch wertvoller für Sponsoren ist jedoch, dass Sie über einen virtuellen Messestand direkte CTAs anbieten können, wie Links zu einer kostenlosen Testversion, einer Preisseite oder einer Produktseite. Teilnehmende können mit Vertretern chatten, Termine vereinbaren oder sogar Verkaufsgespräche führen.

Präsentationsmöglichkeiten

Ein weiterer grosser Vorteil von Sponsoring-Angeboten ist die Möglichkeit, dem Publikum eine Präsentation zu halten. Je nach Sponsoring-Level können Vorträge oder Breakout-Sessions angeboten werden.

Durch das Hinzufügen eines digitalen Event-Bereichs können Sie zusätzliche Präsentationsmöglichkeiten anbieten, die sich problemlos in das Gesamterlebnis integrieren lassen. Präsentationen können an Sponsoren-Ständen stattfinden, oder es gibt einen Sponsor-Raum, in dem Breakout-Sessions verfügbar sind.

Gesponsertes Engagement

Hybrid-Events eröffnen Partnern auch völlig neue Formen von Sponsoring-Vorteilen. Sie können virtuelle Chats, Networking-Lounges und virtuelle Foren anbieten. Das kann bedeuten, einfach ein virtuelles Erlebnis zu planen oder Sponsoren zu erlauben, das Erlebnis selbst zu gestalten und direktes Engagement zu fördern. Sie können Sponsoren sogar die Möglichkeit bieten, ihre eigenen virtuellen Partys und Happy Hours zu veranstalten.

Unterhaltung

Apropos Partys: Eines, das Sponsoren lieben, ist es, ihren Namen mit der Unterhaltung zu verbinden, und es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Hybrid-Events genau diese Gelegenheit erweitern. In manchen Fällen kann die Unterhaltung des physischen Events, wie etwa Shows, live an das virtuelle Publikum gestreamt werden.

Das bietet zahlreiche Branding-Möglichkeiten. Häufig wird es aber auch Unterhaltung geben, die exklusiv für das virtuelle Publikum ist. Das kann alles Mögliche sein, von Spielen über virtuelle Cocktailpartys bis hin zu virtuellen Konzerten. Und all das kann gebrandet und gesponsert werden.

Die Daten

Das ist der Wendepunkt. Sobald Sie virtuelle Elemente zu Hybrid-Events hinzufügen, haben Sie plötzlich viel mehr zu bieten als nur Impressionen und Sichtbarkeit – Sie haben Daten. Jede digitale Komponente kann messbare Ergebnisse liefern. Jede Markenplatzierung kann Statistiken darüber liefern, wer auf Logos geklickt hat. Virtuelle Messestände liefern nicht nur die Namen jedes Besuchers, sondern auch, welche Inhalte heruntergeladen wurden, welche Videos angesehen wurden, welche Fragen gestellt wurden und auf welche CTAs geklickt wurde.

Auch virtuelle Präsentationen können Ergebnisse von Umfragen, gestellte Fragen und Content-Downloads erfassen. Überall dort, wo virtuelles Engagement stattfindet, gibt es messbare Ergebnisse, die Sie Ihren Sponsoren liefern können.

Live und On-Demand

Hybrid-Events verlängern auch den Wert von Sponsorings weit über das Live-Event hinaus. Physische Events haben eine begrenzte Dauer. Hybrid-Events können jedoch in eine On-Demand-Phase übergehen, in der alle Elemente der virtuellen Events aktiv bleiben. Das bedeutet, dass Sponsoren über einen langen Zeitraum weiterhin Impressionen generieren, Leads gewinnen und mit Interessenten in Kontakt treten können.

Paketierung

In dieser neuen Welt der Hybrid-Events können Sponsorings jetzt auf vielfältige Weise gebündelt werden. Sponsoring-Stufen können deutlich klarere Unterschiede und Vorteile bieten. Events können mehr Möglichkeiten für Impressionen, Präsentationen und Engagement bieten. Und vor allem können Sie die Insights und Daten jedes einzelnen Interessenten anbieten, die zu einer höheren Konversionsrate führen. Genau das wünschen sich Sponsoren am meisten, und jetzt können Sie es bieten.

Hybrid-Events sind aufwendiger zu konzipieren und umzusetzen. Wir schlagen mittlerweile die Brücke zwischen der physischen und der virtuellen Welt. Aber der Nutzen ist unermesslich. Sponsorings werden einfacher zu bündeln und einfacher zu verkaufen sein. Bei virtuellen und Hybrid-Events gilt: Wenn Sie es sich vorstellen können, können Sie es umsetzen. Und jemand wird garantiert dafür bezahlen, es zu sponsern.

Sprechen Sie uns gerne an, um über Ihre Webinar- oder Virtual-Event-Projekte zu sprechen.

FAQ zur Hybrid-Event-Produktion

1. Was ist Hybrid-Event-Produktion?

Es handelt sich um die audiovisuelle Produktion und Eventtechnik, die zur Organisation eines virtuellen oder hybriden Events eingesetzt wird. Die Produktion virtueller Events kann Dienstleistungen, Ausrüstung und Unterstützung durch technische Experten umfassen.

2. Warum in ein dediziertes Event-Produktionsteam investieren?

Um Teilnehmenden ein aussergewöhnliches Erlebnis zu bieten, benötigen Sie audiovisuelle Ausrüstung und Ressourcen, um das Backstage-Geschehen Ihres Events zu unterstützen. Denken Sie daran: Alles, was zu amateurhaft, unscharf oder improvisiert wirkt, wird Ihr Publikum wahrscheinlich abschrecken.

3. Wann sollte man eine audiovisuelle Produktion in Betracht ziehen?

• Wenn Ihr internes Team über begrenzte Ressourcen verfügt;
• Wenn Sie ein Hybrid-Event planen, bei dem Sie Remote- und Vor-Ort-Speaker kombinieren müssen;
• Wenn mehrere technische Elemente erforderlich sind, wie Hintergrundmusik, vorproduzierte Videos oder visuelle Übergänge.

Fazit

Die Pandemie hat uns Herausforderungen, aber auch Erkenntnisse gebracht. Es ist wichtig, daraus gelernt zu haben und, noch wichtiger, weiter daraus zu lernen. In den letzten zwei Jahren gab es eine 180-Grad-Wende hin zum Virtuellen. Jeder hat an Online-Events teilgenommen oder solche veranstaltet, manchmal mit gemischtem Erfolg, aber mit guter Absicht: um die eigene Zielgruppe zu erreichen.

Wenn Sie mit Ihren Kunden wieder in Kontakt treten möchten, ist es eine Priorität, eine virtuelle Komponente in Ihre künftigen Events zu integrieren, die wir dann Hybrid-Events* nennen. Wir sind fest davon überzeugt, dass die Zukunft den Hybrid-Events gehört, denn dieses Modell bietet viele Vorteile und Chancen für Organisationen, die Ausgaben in Investitionen verwandeln möchten.

Das Hybrid-Format bietet neue Möglichkeiten in Bezug auf Inhalte, da es unbegrenzten Zugang zu den renommiertesten Speakern, Panelisten, Künstlern und anderen Vortragenden aus dem In- und Ausland erlaubt. Da keine Reise nötig ist, ist es deutlich einfacher, diese Persönlichkeiten zu gewinnen und so die Glaubwürdigkeit, Bekanntheit und Beliebtheit Ihres Events zu steigern.

Es besteht ausserdem die Möglichkeit, neue Einnahmen zu generieren. Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung erlaubt das Hybrid-Format eine variable Gebührenstruktur, die an das gewählte Erlebnis und das Profil des Gastes angepasst ist (Vor-Ort-Ticket, Remote-Zugang, eingeschränkter Zugang zum Programm usw.).

Das Hybrid-Event ist die Zukunft! Die Möglichkeiten sind endlos und vielfältig. Und das Beste daran: Es ist messbar und quantifizierbar! Ein Hybrid-Event bietet zwei gleichzeitige Erlebnisse: vor Ort (Gäste im Studio oder im Raum) und online (Gäste, die remote zugeschaltet sind, ohne jede regionale Beschränkung!).

Womit sich diese Technologie in Ihren bestehenden Stack einfügt, zeigt die Live-Event-Streaming-Software und Integrationsübersicht.