Geheimnisse für ein profitables Event

Zunächst sollte festgehalten werden, dass sich der Return on Investment bei Hybrid-Events von der Profitabilität unterscheidet. Auch wenn es sich um zwei ähnliche Konzepte handelt, bezieht sich das erste nicht zwangsläufig auf den finanziellen Aspekt. Das zweite hingegen bedeutet, dass die Investition Gewinne generiert.

Um die Profitabilität von Hybrid-Events sicherzustellen, müssen Sie also die Schwelle überschreiten. Das bedeutet, dass der Betrag, den Sie mit Ihrem Projekt erwirtschaften, die Amortisation Ihrer Ausgaben übersteigt. Im letzten Jahr war es für Planende schwierig, diesen Aspekt zu berücksichtigen, insbesondere weil das neue virtuelle Format noch nicht beherrscht wurde. Doch mit der schrittweisen wirtschaftlichen Erholung und der Notwendigkeit, krisenbedingte Verluste auszugleichen, ist es von zentraler Bedeutung, mit der Organisation eines profitablen Events Geld zu verdienen.

Wovon hängt die Profitabilität von Hybrid-Events ab?

Die Profitabilität hängt in erster Linie davon ab, wie gut Sie die Konzepte von Hybrid-Events verstehen. Wenn Sie es gewohnt sind, Präsenzformate zu organisieren, müssen Sie Ihre Planung überdenken. Es ist schwierig, das Physische und das Virtuelle zu kombinieren. Es ist eine echte Herausforderung. Aber sie ist nicht unmöglich zu meistern.

Überspringen Sie also keine Schritte. Sie werden die Profitabilität von Hybrid-Events nicht sofort erreichen, aber es ist besser, sich schrittweise vorzuarbeiten und erfolgreich zu sein, als zu überstürzen und zu scheitern. Wir empfehlen Ihnen, zunächst ein kleineres Event zu veranstalten, bevor Sie ein grösseres Konzept umsetzen. So können Sie die Wirksamkeit Ihrer Planung, das Interesse an Ihren Inhalten und den Einstieg in das neue Format testen.

Wecken Sie zunächst die Begeisterung Ihrer Zielgruppe. Bieten Sie dann Elemente, die Engagement fördern. Stärken Sie anschliessend das Networking. Das Programm muss für Ihre beiden Zielgruppen nicht komplett identisch sein. Aber wenn Sie die Bedürfnisse beider erfüllen, wird Ihr Hybrid-Event profitabel.

Bewerten Sie Ihre Kosten, bevor Sie sich auf ein bestimmtes Konzept festlegen. Denken Sie daran: Ein Event ist nicht profitabel, wenn Sie nicht in der Lage sind, mehr Geld einzunehmen, als für Ihr Hybrid-Event aufgewendet wurde. Ihre Budgetauswertung nach dem Event muss gründlich sein. Vergessen Sie nicht, Rückstellungen für Unvorhergesehenes einzuplanen.

Hybrid-Events sind gekommen, um zu bleiben, auch nachdem Präsenzveranstaltungen ihr Comeback feiern. In einer Umfrage unter mehr als 20’000 Markenmarketern stimmen 78 Prozent zu, dass Präsenzevents nach der Pandemie zu hybriden Modellen wechseln werden. Ein profitables Event muss mehr als eindimensional sein – es muss Teilnahme von überall aus ermöglichen und nicht nur live und vor Ort.

Aber ein Hybrid-Event zu veranstalten, ist nicht so einfach wie das blosse Streamen Ihres Präsenzerlebnisses online. Um sowohl Ihr Vor-Ort- als auch Ihr Online-Publikum wirklich anzusprechen, müssen Sie innerhalb Ihres einen Hybrid-Events zwei fesselnde, immersive Erlebnisse schaffen, um ein profitables Event zu erzielen.

Wenn Sie also ein Hybrid-Event planen, beginnen Sie mit diesen häufig gestellten Fragen:

Wie sehen Hybrid-Events aus?

Hybrid-Events bestehen aus einem Präsenztreffen, das gleichzeitig über eine virtuelle Event-Software an ein Online-Publikum gestreamt wird. Während die Speaker auf der Bühne vor dem Live-Publikum präsentieren, wird die Session über eine Hybrid-Event-Software an die Remote-Teilnehmenden übertragen.

Agenda-Sessions und Breakout-Sessions finden in einzelnen Räumen innerhalb der Hybrid-Event-Software statt, jeweils mit Chatboxen, Q&A-Panels und weiteren interaktiven Funktionen, um die virtuellen Teilnehmenden einzubinden.

Virtuelle Networking-Bereiche und Sponsoren-Stände bieten den Online-Gästen dieselben Engagement-Elemente, alles in einer vollständig gebrandeten Event-Umgebung. Das garantiert ein erfolgreiches und profitables Event.

Welche Vorteile bietet die Durchführung von Hybrid-Events?

Mehr Menschen erreichen: Eine verbreitete Sorge ist, dass Ihr Hybrid-Event Gäste und Umsatz von Ihrer physischen Option abzieht. Aber Hybrid-Events zu veranstalten kanibalisiert Ihr Publikum nicht – es schafft ein völlig neues. 96 Prozent der Online-Teilnehmenden bei Hybrid-Events planten laut Matthew Ley, President von The Streaming Network, ursprünglich nicht, live teilzunehmen. „Das sind diejenigen, die einfach noch nicht so richtig überzeugt sind“, sagt Ley.

Neue Lead-Generierungs-Pipeline: Zögerliche Kunden geben Ihnen mit grösserer Wahrscheinlichkeit ein paar Stunden ihrer Zeit von zu Hause aus, nach ihrem eigenen Zeitplan, als einen ganzen Tag für Reise und Vor-Ort-Teilnahme. Durch Hybrid-Events erhalten Sie also Zeit mit einer ganz neuen Quelle von Interessenten, die Sie dann während des gesamten Events ansprechen können. Wenn Sie Ihr Online-Erlebnis wirklich perfekt umsetzen, können Sie im Handumdrehen eine völlig neue Lead-Generierungs-Pipeline aufbauen.

Zugänglichkeit und Flexibilität fördern: Ob wegen Kindern zu Hause oder beruflicher Verpflichtungen, die eine Reise verhindern – viele potenzielle Gäste können möglicherweise nicht zu Ihrem gesamten wochenendlangen Event vor Ort anreisen. Hybrid-Events bieten die Flexibilität, die es Eltern und anderen Berufstätigen ermöglicht, an Events teilzunehmen, die sie zuvor ausgelassen hätten, wodurch sich Ihr Publikum vergrössert.

Die Zukunft der Events sind hybride Erlebnisse

Bei profitablen Events geht es darum, fesselnde, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, die auf Ihr Publikum zugeschnitten sind. Das Erlebnis jedes einzelnen Teilnehmers ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Event. Wer in der Eventbranche tätig ist, weiss am besten, dass diese Branche ein hohes Mass an Anpassungsfähigkeit und Innovationskraft erfordert, gerade in dieser Zeit der digitalen Transformation. Das vergangene Jahr hat uns alle dazu gezwungen, uns in Richtung virtueller und jetzt hybrider Modelle neu zu erfinden.

Eines unserer Ziele ist es, im Zentrum dieser Überlegung zu stehen, um gemeinsam mit den verschiedenen Akteuren der Branche zu innovieren und bei den Trends für die Zukunft der Events an vorderster Front dabei zu sein.

Das Hybrid-Event – das die Realitäten von Präsenz- und virtuellen Events vereint – wird nun langsam zum neuen Branchenstandard. Tatsächlich bietet diese Formel enormes Potenzial, indem sie den Teilnehmenden grosse Flexibilität sowie die Nachhaltigkeit von Inhalten und Mikroerlebnissen ermöglicht.

Die Beschränkungen von physischem Raum und Zeit sind nicht mehr relevant, da Hybrid-Event-Plattformen das Teilen von Inhalten und Networking-Möglichkeiten auch ausserhalb des Veranstaltungszeitfensters erlauben, sogar das ganze Jahr über. Ausserdem bieten diese Plattformen Eventveranstaltern die Möglichkeit, mehr Teilnehmende zu gewinnen und gleichzeitig die Bandbreite und Tiefe der Erlebnisse zu erhöhen.

Hybrid-Events überwinden geografische Grenzen

Zudem durchbricht die virtuelle Komponente geografische Grenzen und schafft internationale menschliche Verbindungen. Durch die Maximierung der Publikumsreichweite steigt auch der potenzielle Return on Investment. Die Hybrid-Formel optimiert somit die Profitabilität Ihrer Content-Initiativen und bietet gleichzeitig Ihren Partnern neue Zielgruppen.

Der Erfolg eines Hybrid-Events hängt vor allem von einer innovativen Erlebnisstrategie ab, die auf jeden Teilnehmertyp zugeschnitten ist, mit Funktionen, die Raum für Kreativität lassen.

Ihre hybride Erlebnisstrategie geht weit über die blosse virtuelle Vermittlung Ihrer Inhalte hinaus. Virtuelle Kurse müssen sich von Präsenzkursen unterscheiden, um bei allen Teilnehmenden eine spürbare und nachhaltige Wirkung zu erzielen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, diese beiden Erlebnisse zu personalisieren, indem zwei sich ergänzende Wertversprechen konzipiert werden.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Zielgruppe wirklich zu verstehen. Lernen Sie Ihre Teilnehmenden, deren Interessen, deren Meetingziele und deren Bedürfnisse kennen. So können Sie Ihr Angebot anpassen und mehr Mehrwert für Ihre gesamte Community schaffen.

Der Vorteil des Hybrid-Events endet dort nicht. In der Regel sind Ihre Events auch Ihre Marke. Eine der Herausforderungen bei Events besteht darin, Teilnehmende zu gewinnen, aber auch Ihre Bindungsrate zu optimieren und langfristige Beziehungen zu Ihrer Kundschaft aufzubauen.

Virtuelle Events nutzen, um in Kontakt zu bleiben

Um dieses Gefühl der Loyalität bei Ihren Teilnehmenden zu schaffen, nutzen Sie das Hybrid-Event, um mehr Anlässe für Begegnungen zu schaffen und ein Kontinuum an fesselnden Erlebnissen zu generieren, das Sie das ganze Jahr über häufiger mit Ihren Teilnehmenden in Verbindung hält.

Ob durch monatliche Mini-Konferenzen, wiederkehrende Networking-Momente oder fortlaufenden Wissensaustausch – Hybrid-Event-Plattformen ermöglichen mehr Kommunikations- und Engagement-Möglichkeiten, um dauerhafte Verbindungen zu schaffen. Manche Teilnehmende werden sogar auf natürliche Weise zu Botschaftern innerhalb Ihrer Communitys.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbindung zwischen Ihren virtuellen und Ihren physisch anwesenden Teilnehmenden. Wir bemühen uns, Funktionen anzubieten, mit denen Sie die Grenzen des Möglichen erweitern und eine Brücke zwischen Ihren Teilnehmenden schaffen können.

Die von uns entwickelten Networking-Funktionen ermöglichen es Eventveranstaltern, ein Kontinuum des Austauschs zwischen ihren Teilnehmenden zu schaffen. Unsere Hybrid-Event-Plattform, zugänglich auf Desktop- und Mobilgeräten, ermöglicht es Vor-Ort-Teilnehmenden, sich mit virtuellen Teilnehmenden zu treffen und auszutauschen. Ob im Chat oder in privaten Videokonferenzen – Teilnehmende können mit einem Klick Verbindungen knüpfen.

Unsere Networking- und kollaborative Lernfunktion ermöglicht es Teilnehmenden, ihre eigenen Treffen zu einem für sie passenden Zeitpunkt zu organisieren. Mit wenigen Klicks können Teilnehmende Gesprächsthemen erstellen und einen Zeitpunkt festlegen, um sich mit anderen Teilnehmenden zu treffen, die sich für dieses Thema interessieren, sei es virtuell oder persönlich.

Hybrid-Software steht vor der Weiterentwicklung

Für die Zukunft können wir sicher erwarten, dass sich die technologische Dimension weiterentwickelt, um die Vernetzung von Events zu verstärken und die Kreativität der Veranstalter zu fördern. Dazu gehört die Integration neuer, durch künstliche Intelligenz unterstützter interaktiver Funktionen, um die Community zu beleben.

Ausserdem erwarten wir eine Transformation der Eventmodelle hin zu intelligenten Community-Modellen; virtuelle Event-Plattformen würden dauerhaften Umgebungen weichen, in denen sich Community-Mitglieder das ganze Jahr über durch Wissensaustausch, Wertebindung und kontinuierliche Entdeckung neuer Inhalte engagieren können. Diese intelligenten Community-Modelle werden durch Präsenz- oder Hybrid-Events akzentuiert.

Der Aufbau nachhaltiger, wertschöpfender Erlebnisse ist unsere Mission. Die Weiterentwicklung unserer Plattformen zielt darauf ab, Technologie in den Dienst menschlicher Verbindungen zu stellen, um vernetzte Communitys zu schaffen, echten Impact zu erzeugen und für unsere Kunden ein profitables Event sicherzustellen.

Als Akteure einer sich ständig weiterentwickelnden Branche setzen wir bei expertshare uns dafür ein, kontinuierlich mit unseren Partnern und Kunden im Austausch zu bleiben, um den Entwicklungen einen Schritt voraus zu sein und Lösungen anzubieten, die sich an die Realitäten und Bedürfnisse der Branche anpassen.