Was bedeutet ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting bedeutet eine Webkonferenz, im Gegensatz zu einem persönlichen Event. Es handelt sich um ein Treffen, das vollständig über das Internet stattfindet und Anwendungen oder Dienste nutzt, mit denen sich Präsentationen, Sprache, Video, Texte und Dateien über das Web teilen lassen.Bei einem virtuellen Meeting verfolgt jede teilnehmende Person das Geschehen von ihrem eigenen Computer aus. Die Webkonferenz kann entweder über eine spezielle, auf jedem Teilnehmercomputer installierte Anwendung stattfinden oder über eine Webanwendung, die im Browser läuft, indem man einfach die Adresse der Website eingibt, auf der das virtuelle Event stattfindet; meist ist dafür eine Registrierung erforderlich.Es gibt eine bestimmte Art von virtuellem Meeting, das sogenannte Webinar (von „Web“ + „Seminar“), bei dem die Kommunikation einseitig verläuft, das heisst, nur eine Person spricht, während die anderen zusehen und zuhören. Die Interaktion zwischen den Teilnehmenden beschränkt sich auf den Chat, sodass die Teilnehmenden sich untereinander austauschen oder Fragen an die sprechende Person senden können.Ein Meeting abzuhalten, ist eine übliche und alltägliche Praxis im Unternehmensumfeld. Was sich in den letzten Jahren geändert hat, ist die Art und Weise, wie dies geschieht, denn technologische Weiterentwicklungen haben es möglich gemacht, Distanzen zu verringern und Meetings, die früher nur persönlich stattfanden, jetzt auch virtuell abzuhalten.Da Teams zunehmend schlanker aufgestellt sind und Fristen enger werden, kann die Lösung eines anstehenden Themas nicht davon abhängen, wie der Verkehr an einem bestimmten Tag ist, ob die Wetterbedingungen günstig sind oder ob Hotels und Tickets verfügbar sind. Und genau hier kommt diese Art von Technologie ins Spiel: um die täglichen Bedürfnisse der Geschäftswelt zu unterstützen.

Ist ein virtuelles Meeting immer empfehlenswert?

Laut einer neuen, von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie bieten Remote-Meetings für 85 % der Fachleute bereits ein ebenso positives Erlebnis wie persönliche Meetings.Laut der unter Internetnutzenden durchgeführten Umfrage nehmen Fachleute zwischen 25 und 34 Jahren am häufigsten an Remote-Meetings teil (52 %). In der allgemeinen Auswertung geben 47 % der Befragten an, remote an Arbeitsmeetings teilzunehmen.Angesichts der Bedeutung von Meetings für das Unternehmensumfeld ist es wichtig zu wissen, wann das physische Treffen wirklich unverzichtbar ist. Natürlich ersetzt Technologie nicht den persönlichen Kontakt, aber sie ist ein Weg, um Zeit und Ressourcen zu optimieren, und sollte genutzt werden, wo immer es machbar ist.Unabhängig von Ihrer Wahl finden Sie hier einige Tipps, mit denen Sie bei einem Meeting einen guten Eindruck hinterlassen.

Seien Sie pünktlich

Pünktlichkeit ist für jede Fachperson, die sich selbst respektiert, grundlegend – ob bei Meetings oder bei jeder anderen Aktivität oder Verpflichtung. Es kommt nicht selten vor, dass Meetings sich verspäten, weil Fachleute sich nicht verpflichtet fühlen oder zu „beschäftigt“ sind, um ihre Zusage einzuhalten.Alle Organisierenden bzw. Leitenden sollten Meetings pünktlich beginnen. Das ist ein klares Zeichen des Respekts gegenüber den anwesenden Fachleuten, die sich die Mühe gemacht haben, zur vereinbarten Zeit zu erscheinen.

Vorbereitung

Wer das zu besprechende Thema beherrscht, macht das Meeting produktiver. Denken Sie daran: Erfolgreiche Meetings tragen zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

Zuhören lernen

Auch wenn Sie das Meeting einberufen haben, ist es keine Vorlesung! Meetings dienen dem Austausch von Ideen, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Nehmen Sie nur an Meetings teil oder berufen Sie nur Meetings ein, die tatsächlich notwendig sind – so gewinnen Sie an Glaubwürdigkeit, denn Ihre Gäste wissen dann, dass es, wenn sie eingeladen werden, um etwas Wichtiges geht.

Fokus

Sprechen Sie nur das Nötige und Unverzichtbare aus. Meetings ohne klaren Fokus führen zu Diskussionen, die sich stundenlang hinziehen können, ohne zu einem Ergebnis zu führen. Diese Art von virtuellem Meeting sollten Sie unbedingt vermeiden.

Die richtigen Tools

Bei einem virtuellen Meeting sollten Sie nicht vergessen, dass die richtigen Tools massgeblich zum Erfolg Ihres Meetings beitragen. Und dafür können Sie sich immer auf expertshare verlassen! Wir sind da, um Ihnen die Kommunikationslösung zu liefern, die zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt!Virtuelle Meetings werden von immer mehr Organisationen genutzt, besonders während der Pandemie. Das liegt daran, dass sie schnell organisiert und kosteneffizient sind und die wichtigsten Personen ins Meeting bringen, egal wo sie sich befinden. Ein virtuelles Meeting kann jedoch schwer zu leiten sein und erfordert einen anderen Ansatz als reguläre persönliche Meetings, um eine gute Teamarbeit aufrechtzuerhalten. Was einst die Ausnahme war, ist mittlerweile zur Regel geworden: Mit den Schutzmassnahmen zur Eindämmung der Covid-19-Pandemie hat sich das Homeoffice in Unternehmen verschiedenster Branchen breit etabliert. In diesem Kontext sind Meetings über das Internet und Videokonferenzen allgegenwärtig geworden. Je nach Position ist es schwierig, eine Woche (oder sogar einen Tag) ohne ein solches Meeting zu verbringen.Da diese Situation neu ist und zu einer Reihe unvorhergesehener, teils recht unangenehmer Ereignisse führen kann, ist es wichtig, einige Etikette-Regeln für virtuelle Meetings zu beachten. Lesen Sie deshalb, bevor Sie Ihre Webcam einschalten, die Tipps, die wir für Sie zusammengestellt haben, um Peinlichkeiten bei der Arbeit zu vermeiden und das Beste aus diesen Aufgaben herauszuholen.

Warum ist die Etikette für virtuelle Meetings wichtig?

Nur weil das Meeting virtuell ist, heisst das nicht, dass es unprofessionell sein darf. Deshalb ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welcher Ton angemessen ist und was bei dieser Art von Aktivität vermieden werden sollte. Der beste Weg dazu ist eine Reihe kleiner Empfehlungen, die letztlich den entscheidenden Unterschied ausmachen. Abgesehen davon, Peinlichkeiten und unangenehme Momente zu vermeiden, sorgt die Anwendung einiger Etikette-Regeln für virtuelle Meetings dafür, dass die aufgewendete Zeit besser genutzt wird, und beugt dem verbreiteten Gefühl vor, dass ein Meeting auch eine E-Mail hätte sein können. Solche Praktiken vermeiden zudem Missverständnisse, verhindern Fehlinterpretationen und reduzieren den Stress und die Ermüdung, die durch diese Art von Meeting entstehen, besonders in einem Kontext, in dem Mitarbeitende möglicherweise von rein digitalem Kontakt gesättigt sind. Die Frage, wie man sich in virtuellen Meetings verhält, gewinnt zusätzlich an Bedeutung, wenn man bedenkt, dass vor der aktuellen Situation viele Fachleute nicht daran gewöhnt waren, an dieser Art von Meetings teilzunehmen, oder es nicht gewohnt waren, ausschliesslich über digitale Kanäle mit ihren Teams und Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren.

Was sind die besten Tipps, um Probleme zu vermeiden?

Damit Ihre virtuellen Meetings möglichst reibungslos ablaufen, finden Sie hier eine Liste einfacher, aber wertvoller Tipps. So steigen die Chancen, dass das Meeting die erwarteten Ergebnisse liefert und zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz in einer solch aussergewöhnlichen Zeit beiträgt.

Halten Sie Ihre Meetings in einer geeigneten Umgebung ab

Bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause für ein geschäftliches Meeting sollte der Ort sorgfältig gewählt werden. Zunächst sollte er ruhig und still sein. Das hilft, Ablenkungen und Unterbrechungen zu vermeiden.Der Hintergrund, der hinter der Kamera erscheint, sollte möglichst neutral sein, damit er nicht die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmenden auf sich zieht. Eine Wand ist am empfehlenswertesten, aber auch ein Regal mit Büchern aus dem Büro verursacht in der Regel keine grösseren Probleme.

Kleiden Sie sich angemessen

So sehr das Homeoffice auch zum verlockenden Wunsch verführt, im Schlafanzug zu arbeiten – erscheinen Sie niemals so gekleidet zu einem virtuellen Meeting. Auch wenn manche Unternehmen während der Remote-Arbeitsphase Flexibilität beim Dresscode zulassen, ist es ideal, an solchen Meetings genauso teilzunehmen, wie man es bei einem persönlichen Treffen tun würde.Das heisst also auch: Haare kämmen und Zähne putzen. Solche Nachlässigkeiten können peinlich sein, ignorieren Sie das also nicht, nur weil Sie von zu Hause aus arbeiten. Abgesehen davon, Peinlichkeiten zu vermeiden, kann diese Art von Sorgfalt auch die Motivation für den Arbeitstag steigern.

Achten Sie auf Kamera und Mikrofon

Achten Sie vor und während des Meetings darauf, wie Sie Kamera und Mikrofon einsetzen. Bis auf seltene Ausnahmen (etwa bei einer schlechten Verbindung) ist es unangebracht, die Kamera ausgeschaltet zu lassen, da dies den visuellen Kontakt zu den anderen Teilnehmenden unterbricht.Wer gerade nicht spricht, sollte das Mikrofon ausschalten. Das hilft, unangenehme Geräusche zu vermeiden, während andere sprechen, was den Schwung des Gesprächs beeinträchtigen kann. Für kleinere Anliegen kann die Chatfunktion genutzt werden, die die meisten Videokonferenz-Plattformen den Teilnehmenden bieten.

Bewahren Sie ein professionelles Auftreten

Denken Sie an alles, was Sie in einem persönlichen Meeting niemals tun würden, und tun Sie nichts davon in einem virtuellen Meeting. Weichen Sie also nie vom Thema des Meetings ab, unterbrechen Sie die anderen Teilnehmenden nicht, und versuchen Sie, immer wenn Sie an der Reihe sind zu sprechen, klar und prägnant zu sein. Vergessen Sie nicht, die anderen Teilnehmenden zu begrüssen – als Zeichen der Höflichkeit und der Wertschätzung ihrer Teilnahme.

Testen Sie alles im Voraus

Nehmen Sie sich immer einige Minuten vor jedem Meeting Zeit, um alles zu testen, was verwendet wird. Öffnen Sie die genutzte Plattform, prüfen Sie, ob die Verbindung stabil ist und ob Mikrofon und Kamera ordnungsgemäss funktionieren. Diese Sorgfalt verhindert, dass Rückschläge Ihre Teilnahme beeinträchtigen oder den Ablauf des Termins verzögern, was immer für Ärger sorgt.

Vermeiden Sie Verspätungen

Ein weiterer Tipp, um Verspätungen zu vermeiden: Wählen Sie sich nicht erst in letzter Minute ins Meeting ein. Alle Teilnehmenden sollten, wo immer möglich, bereits einige Minuten vor der vereinbarten Zeit anwesend sein. So können eventuelle Probleme rechtzeitig gelöst werden, ohne den Beginn der Aktivität zu verzögern.

Erstellen Sie ein Skript und ordnen Sie die Unterlagen

Werden Sie eine PowerPoint-Präsentation verwenden? Halten Sie sie gespeichert und leicht zugänglich, bevor das Meeting beginnt, und testen Sie sie im Voraus mehr als einmal. Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, um ein Dokument zu zeigen, achten Sie darauf, keine sensiblen Informationen preiszugeben.Um die Meetingzeit zu optimieren, lohnt es sich immer, im Voraus ein Skript mit allen zu besprechenden Themen zu erstellen und zu teilen. Auch alle für die Diskussion wichtigen Dokumente sollten vorab geteilt werden.

Seien Sie geduldig

Üben Sie schliesslich Geduld. Jeder ist einmal von einem Verbindungsengpass oder einem störenden Geräusch während des Meetings betroffen, etwa dem Lärm von Kindern oder dem Hund. In den meisten Fällen lassen sich solche Missgeschicke ohne grossen Aufwand hinnehmen, und das Meeting kann fortgesetzt werden. Wenn es darum geht, produktivere und angenehmere virtuelle Meetings zu fördern, liegt es an HR, einige Verhaltensregeln festzulegen (wie die hier vorgestellten). HR-Fachleute können darauf hinwirken, dass solche Meetings stets massvoll geplant werden, um die Ermüdung durch zu viele Meetings zu vermeiden – ein Phänomen, das zunehmend verbreitet ist.Auch nach der Pandemie wird erwartet, dass Videokonferenzen breit genutzt werden, da sie praktisch sind und Reisekosten senken. Um die Anpassung an dieses „neue Normal“ zu erleichtern, übernehmen Sie also diese Tipps zur Etikette bei virtuellen Meetings und holen Sie das Beste aus diesen Tools heraus.

Worauf sollte man bei einem virtuellen Meetingraum achten?

In einer Welt mit immer weniger Zeit für die Erledigung von Aufgaben gewinnt die Unternehmensmobilität eine grundlegende Rolle. Falls Ihnen dieses Konzept nicht bekannt ist, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, mehr über die Innovationen zu erfahren, die es ermöglichen, Führungskräfte und Mitarbeitende an verschiedenen Orten der Welt miteinander zu verbinden. Und wie wäre es, damit zu beginnen, einen idealen Konferenzraum einzurichten, um strategische Angelegenheiten zu bearbeiten? Unternehmen haben heute dezentrale Strukturen bei der Verteilung ihrer Humanressourcen übernommen – sowohl im Management als auch bei anderen Mitarbeitenden. Die Strategie hängt mit der Notwendigkeit zusammen, in zahlreiche Märkte zu expandieren und dabei alle bestehenden Geschäftschancen zu nutzen.

Was ist Unternehmensmobilität?

Unternehmensmobilität definiert das Wesen vieler heutiger Unternehmen und ermöglicht Geschäfte in verschiedenen Teilen des Landes – und der Welt. Dafür müssen technologische Tools entwickelt werden, die es Mitarbeitenden ermöglichen, per Tablet und Smartphone auf E-Mails zuzugreifen und zu 100 % mit dem Netzwerk verbunden zu sein, was den Entscheidungsprozess verkürzt. Das grosse Ziel der Unternehmensmobilität besteht letztlich darin, es Mitarbeitenden zu ermöglichen, aus der Ferne mit denselben Ressourcen zu arbeiten, die ihnen an ihrem Schreibtisch zur Verfügung stünden. Dies ist eine Virtualisierung der Arbeitsumgebung, die durch die technologischen Fortschritte der letzten Jahre möglich wurde.

Was ist mit dem virtuellen Meetingraum?

Angesichts des Konzepts der Unternehmensmobilität lässt sich die grundlegende Rolle virtueller Meetingräume für die Durchführung von Konferenzen leicht nachvollziehen.Meetings gehören bereits zum Alltag der meisten Unternehmen und müssen im Zuge der Remote-Arbeit einige Veränderungen durchlaufen. Schliesslich ist es nicht immer (oder fast nie) möglich, alle Teilnehmenden in derselben physischen Umgebung zu versammeln. Um das Problem zu lösen, kommt erneut die Technologie im Dienst der Unternehmensmobilität ins Spiel. In einem Meetingraum darf nichts verloren gehen, sei es bei einem Meeting zwischen Teams oder einem Gespräch mit einer Kundin oder einem Kunden. Daher ist es notwendig, nach Ausstattung zu suchen, die sicherstellt, dass das Meeting zwischen Teilnehmenden stattfinden kann, die durch grosse Distanzen getrennt sind, als befänden sie sich alle in derselben Umgebung.Es ist daher unerlässlich, hochwertige Ressourcen zu nutzen, wie leistungsstarke Mikrofone, hochauflösende Bildschirme, Anschlussstationen für verschiedene Geräte und so weiter. Lassen Sie uns dieses Thema etwas weiter vertiefen. Ab jetzt erfahren Sie, wie Sie eine erstklassige Struktur für Ihren virtuellen Meetingraum einrichten.

Projektionsfläche

Eines der wichtigsten Elemente eines guten Konferenzraums ist die Projektionsfläche, und sie sollte vielseitig, gut sichtbar und gut in die Umgebung integriert sein. Sie muss sich sowohl für Videopräsentationen als auch für die Projektion von Grafiken, Tabellen und Bildern eignen. Die Fläche muss ausreichend gross sein, damit sie von verschiedenen Punkten im Raum aus sichtbar ist, und sie muss mit den Computern verbunden sein. Manche moderne Bildschirme verfügen über eine Touchscreen-Funktion, die bei Präsentationen sehr nützlich ist.

Videokonferenzsystem

Videokonferenzen sind ein Meetingmodell, das zunehmend genutzt wird, gerade weil es praktisch ist, mehrere Fachleute an unterschiedlichen Orten der Welt zusammenzubringen. Damit das Meeting produktiv verläuft, sind eine gute hochauflösende Kamera und ein Tonsystem (Mikrofon und Lautsprecher) unerlässlich, das ohne Störungen oder Rückkopplungen funktioniert. Es ist wichtig, daran zu denken, dass der Ton für alle Teilnehmenden des Meetings glasklar sein muss. Andernfalls kann das Meeting unproduktiv werden. Ebenso wichtig ist es, zuverlässige Software für die Verwaltung der Videokonferenz zu installieren, um die Integrität des Systems und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.

PoE-System

PoE – oder Power over Ethernet – ist einer der grossen Trends bei der Installation elektronischer Ausrüstung. Dabei wird das Internetkabel genutzt, um die vorhandenen Ressourcen im Konferenzraum mit Strom zu versorgen, wodurch Steckdosen überflüssig werden. So lässt sich Energie sparen und die Umgebung besser organisieren, ohne viele verstreute Kabel. Zusätzlich zur Verbindung aller Computer in einem zentralen Übertragungspunkt ermöglicht das System den Austausch von Dateien und Informationen zwischen den Teilnehmenden und steigert so das Gefühl von Interaktivität.

Telefonanlage

Ein guter Meetingraum benötigt eine gut ausgestattete Telefonanlage. Dafür ist es notwendig, die am Markt verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um mehrere Leitungen und eine gute Anrufqualität zu erhalten. Die heutigen Bürotelefone verfügen über Systeme wie Datenverschlüsselung, Ethernet-Anschlüsse und LCD-Bildschirme, die eine Eins-zu-eins-Videokonferenz ermöglichen.

Schallisolierungssystem

Die Isolierung muss wirksam sein. Das bedeutet, dass das Meeting nicht durch Geräusche von aussen beeinträchtigt werden sollte. Besonders bei vertraulichen Themen sollte der Ton zudem nicht für Personen ausserhalb des Raums hörbar sein.

Beleuchtung

Zurückhaltung sollte die Beleuchtung im gesamten Büro prägen, und der Videokonferenzraum bildet dabei keine Ausnahme. Um den Komfort der Teilnehmenden zu verbessern, lassen sich dimmbare Leuchten einsetzen, die den Raum je nach Bedarf abdunkeln oder aufhellen können.

Grösse

Je nach Unternehmensgrösse ist es ideal, mehr als einen Meetingraum zu haben, damit bei der Durchführung von Meetings Auswahlmöglichkeiten bestehen. Ein kleiner Raum sollte zwei bis sechs Personen bequem Platz bieten. Ein mittelgrosser Raum sollte für sechs bis zwölf Personen ausgelegt sein, während ein grosser Raum etwa zwanzig oder mehr Teilnehmende aufnehmen können muss.Wie Sie gesehen haben, kann Ihr Konzept für Unternehmensmobilität ohne einen geeigneten Konferenzraum leiden. Das bedeutet, dass Ihnen weniger Mitarbeitende und Führungskräfte in entscheidenden Momenten zur Verfügung stehen und Sie wichtige Geschäfte verpassen, nur weil Sie nicht über die besten Ressourcen verfügen. Und in dem heute äusserst wettbewerbsintensiven Markt ist das nicht hinnehmbar.Nun, da Sie wissen, wie man einen guten Konferenzraum einrichtet – wie wäre es, die Strategie fortzuführen? Ein weiteres Konzept, das mit Unternehmensmobilität zusammenhängt, ist das der visuellen Präsenz, ein weiterer wichtiger Trend im aktuellen Geschäftsmarkt, über den Sie alles erfahren und lernen werden, wie Sie ihn in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Haben Sie schon einmal an einem virtuellen Meeting teilgenommen oder sogar eines geleitet, bei dem Sie Mühe hatten, der Diskussion zu folgen, und feststellten, dass nicht alle in der Lage waren, sich aktiv zu beteiligen? Oder dass am Ende des Gesprächs kein konkretes Ergebnis erzielt werden konnte?