Was sind virtuelle Online-Events?

Ein virtuelles Online-Event ermöglicht es Ihnen, ein Event zu veranstalten, das im virtuellen Raum stattfindet. Virtuelle Online-Events sind ein integraler und wichtiger Bestandteil moderner Unternehmen. Denn sie bringen Ihnen zahlreiche Vorteile, wie zusätzlichen Umsatz, eine Verbesserung der Unternehmenskultur, eine Stärkung des Teamzusammenhalts sowie Kundengewinnung und -bindung. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Online-Event ist, welche Vorteile es bringt, welche Arten von Online-Events es gibt und wie Sie eines organisieren können.

Was sind virtuelle Online-Events

Virtuelle Events ermöglichen es, Präsenzevents online abzuhalten. Mit der richtigen Software können Teilnehmende sich verbinden und miteinander kommunizieren. Das bedeutet, sie können sich sehen, sprechen, kommentieren und ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmenden teilen. Diese Online-Events lassen sich bequem von zu Hause, vom Büro oder von öffentlichen Orten aus besuchen. Dafür benötigen die Teilnehmenden lediglich einen Teilnahmelink, mit dem sie am Event teilnehmen können.

Die Vorteile virtueller Online-Events

Die Vorteile virtueller Online-Events

Im Zeitalter der Digitalisierung verlagert sich ein grosser Teil der Aktivitäten ins Internet. Unternehmen in digitalen Branchen setzen schon lange auf Online-Events, weil sie deren Mehrwert nutzen möchten. Online-Events bringen mehrere zentrale Vorteile mit sich, die wir im Folgenden erläutern:

Unbegrenzte Reichweite: Online-Events erfordern keine Anreise und können daher von überall auf der Welt aus besucht werden. Dadurch können viele Teilnehmende an internationalen Konferenzen bzw. Events teilnehmen. Teilnehmende benötigen lediglich einen guten Internetzugang und ein internetfähiges Gerät. Besonders bei international ausgerichteten Events bietet dieser einfache Zugang Unternehmen eine leichtere Kommunikation.

Günstiger für Organisatoren: Bei virtuellen Events entfallen viele Kosten, die bei Präsenzevents üblich sind. Ausgaben wie das Finden und Buchen des passenden Veranstaltungsorts, die Anreise von Referierenden oder besonderen Gästen sowie Unterkunft und Catering fallen für Unternehmen nicht mehr an.

Kostenersparnis für Gäste: Digitale Events sind auch für Teilnehmende günstiger. Das liegt daran, dass sie es ihnen ermöglichen, keine Flüge, Zugtickets oder Hotelzimmer buchen zu müssen. Gäste können diese Reisezeit anderweitig investieren, etwa in ein längeres Event. Zudem sind die Kosten für virtuelle Events aufgrund niedrigerer Fixkosten für die Organisatoren in der Regel günstiger.

Individuelle Gestaltung: Dank unterschiedlicher Hintergründe in der Software lässt sich die passende Atmosphäre schaffen. So kann die Präsentation in einer attraktiven Umgebung gestaltet werden. Organisatoren können ihre Online-Events also in einer angenehmen Atmosphäre präsentieren, die den Kundinnen und Kunden während des Events ein gutes Gefühl vermittelt. Der Vorteil dabei: Es hinterlässt bei den Teilnehmenden einen bleibenden Eindruck vom Event.

Flexible Organisation: Um ein Präsenzevent zu organisieren, müssen Veranstaltungsorte weit im Voraus gebucht werden. Bei virtuellen Events entfällt diese Notwendigkeit. Die Gäste benötigen lediglich ein freies Zeitfenster, in dem sie am Event teilnehmen können. Diese Zeiten können einige Monate im Voraus oder, bei kurzfristigeren Events, wenige Stunden vorher festgelegt werden.

Sicherheit in Pandemiezeiten: Die Möglichkeit, Online-Events zu veranstalten, gibt Unternehmen Sicherheit. Sie schützen ihr Unternehmen davor, das Event kurzfristig absagen und alle Kosten tragen zu müssen, nur weil Teilnehmende nicht teilnehmen können.

Die verschiedenen Arten von Online-Events

Mithilfe neuer Software und weiterentwickelter sowie neuer Tools lässt sich nahezu jede Art von Event in den digitalen Raum verlagern. Die am häufigsten genutzten Formate von Online-Events sind:

Online-Meetings

Die einfachste und bekannteste Art des digitalen Events ist das Meeting. Für viele Mitarbeitende im Homeoffice und in Remote-Teams gehören Videoanrufe in vielen Unternehmen bereits zum Standard. In diesen Meetings diskutieren meist kleine Gruppen verschiedene Themen und sprechen über ihre aktuellen Herausforderungen.

Digitale Workshops & Schulungen

Online-Workshops, Webinare und Schulungen sind seit Jahren eine Alternative zu Präsenzangeboten. Die Flexibilität in Bezug auf Ort und Zeit macht dieses Format so beliebt. Mit digitalen Workshops sind Unternehmen so flexibel wie möglich, da sie jederzeit und überall angeboten werden können. Diese Vorteile lassen sich besonders dann nutzen, wenn bestimmtes Wissen zu einem bestimmten Thema regelmässig an Mitarbeitende vermittelt werden muss.

Virtuelle Teambuilding-Events

Teambuilding lebt vom gemeinsamen Erlebnis. Aufgaben im Team zu bewältigen, sich miteinander zu messen oder sich in entspannter Atmosphäre von der privaten Seite kennenzulernen. Das kann, muss aber nicht persönlich geschehen. Dank virtueller Erlebnisse lässt sich all das auch problemlos online umsetzen.

Online-Konferenzen

Bei Online-Konferenzen gibt es einen festen Zeitplan, in dem verschiedene Vortragende Vorträge oder Workshops zu unterschiedlichen Themen halten. Mithilfe von Videoanrufen und Präsentationen können Konferenzen problemlos rein digital stattfinden.

Virtuelle Messen

Messen sind ein wichtiger Bestandteil des Brandings für Unternehmen. Eine eindrucksvolle Präsentation vermittelt greifbare Informationen in einer engeren Beziehung, direkt mit den Kundinnen und Kunden. Dieser Austausch ermöglicht neue Geschäftskontakte zwischen Unternehmen oder Unternehmenskunden.

Was für ein virtuelles Online-Event benötigt wird

Die Anforderungen an Online-Events unterscheiden sich grundlegend von Präsenzevents. Hier liegt der Fokus stärker darauf, was es braucht, um ein Online-Event zu veranstalten, an dem Teilnehmende teilnehmen können. Die wichtigsten Punkte dafür sind:

Funktionierendes Internet

Die Grundvoraussetzung, um Online-Events durchzuführen, aber auch um daran teilzunehmen, ist eine Internetverbindung, die eine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton gewährleistet.

Hardware

Neben einem Laptop und Bildschirmen sind gute Videoausrüstung wie hochwertige Kameras und professionelle Mikrofone ein wichtiger Bestandteil. Besonders bei formellen Events oder grösseren Konferenzen und Workshops ist das unerlässlich. Die Anforderungen an die Streaming-Ausrüstung hängen vom Präsentationsformat und der Zielgruppe des Events ab.

Software/Tool

Je nach Eventformat muss die passende Software für das Event genutzt werden. Es ist entscheidend, dass die Software alle Anforderungen des Events erfüllt. Wenn beispielsweise verschiedene Teilnehmende präsentieren sollen oder die Gruppe in kleinere Gruppen aufgeteilt werden soll, muss die Software individuell anpassbar sein. Für jeden Eventbedarf gibt es Lösungen, die der richtige Anbieter bereitstellen kann.

Die Unterschiede zwischen Präsenzevent und virtuellem Online-Event

Die Unterschiede zwischen Präsenzevent und virtuellem Online-Event

Die Gemeinsamkeiten zwischen einem virtuellen Online-Event und einem Live-Event zeigen sich in einigen Punkten deutlich. Die wichtigsten davon sind:

• Virtuelle Online-Events können flexibel und ortsunabhängig sein. So können Teilnehmende aus anderen Städten oder Ländern das Event ohne grossen Aufwand und ohne zusätzliche Reise- und Unterkunftskosten besuchen. Live-Events hingegen sind stets ortsgebunden und für Teilnehmende und Unternehmen weniger flexibel planbar.

• Die Kosten für virtuelle Online-Events sind deutlich günstiger, da alles über eine einzige Software abläuft. Bei physischen Events fallen weiterhin typische Eventkosten an, wie die Miete von Räumlichkeiten, Catering und Sicherheitspersonal. Auch die Kosten für die Eventtechnik sind in den meisten Fällen deutlich höher.

• Bei virtuellen Online-Events liegt der Fokus nicht so stark auf Networking. Zwar erleichtert die Technologie es enorm, sich mit neuen Menschen aus aller Welt zu verbinden, doch dieser Aspekt wird nicht sehr häufig genutzt. Die Software macht es einfach, 1-zu-1-Räume zu schaffen, in denen neue potenzielle Geschäftspartner oder Kundinnen und Kunden aufeinandertreffen können. Bislang fand mehr Networking mit neuen Personen bei Live-Events statt.