Was ist eine hybride Veranstaltung?
Eine hybride Veranstaltung zeichnet sich durch eine Mischung aus realem Publikum und virtuellem Publikum aus, welches das Event zu Hause oder untewegs am Handy verfolgt. Dabei kann es sich um eine Live-Sitzung handeln, die per Live-Stream an ein größeres Publikum übertragen wird, oder um eine Ausstellung, bei der die Anbieter sowohl online als auch offline präsent sind. Hybride Veranstaltungen sind ganz einfach eine Mischung aus Live- und virtuellen Veranstaltungen.
Warum brauchen Sie so etwas?
Wenn die Menschen persönlich interagieren wollen, können sie dies bei einer hybriden Veranstaltung tun. Eine hybride Veranstaltungsplattform ermöglicht die virtuelle Teilnahme von Personen, die sonst aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Reisebeschränkungen nicht teilnehmen könnten.
Welche Tools benötigen Sie für die Durchführung von hybriden Veranstaltungen?
Je nach Art Ihrer Veranstaltung sind Sie mit diesen Tools vielleicht schon vertraut. Jedes dieser Tools befasst sich jedoch mit einem wichtigen Aspekt Ihrer Veranstaltung und wird den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung sicherstellen.
Eine Plattform für virtuelle Veranstaltungen
Dies ist Ihr neuer virtueller Ort – an dem die Teilnehmer mit Ihren Inhalten, Sponsoren und untereinander interagieren. Die expertshare Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet eine Vielzahl von leistungsstarken Tools, um ein erfolgreiches Hybrid-Event zu gestalten.
Tool für Networking und Community Building
Lassen Sie kombinierte Veranstaltungen Realität werden, indem Sie wertvolle persönliche Kontakte knüpfen.
Tools für Live-Streaming
Ihr Inhalt (und die Art und Weise, wie Sie ihn präsentieren) ist Ihr Event; stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welches Tool für Sie am besten geeignet ist.
Tools für die Einbindung der Teilnehmer
Um das Interesse und das Engagement der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, sollten Sie ein spielerisches und aktives Element einbauen.
Auch wenn das derzeitige Interesse an hybriden Veranstaltungen auf Reisebeschränkungen und soziale Distanz zurückzuführen ist, werden die Menschen weiterhin unterschiedliche Wünsche haben, sich persönlich zu treffen, sei es aus Sicherheits-, Termin- oder Reisegründen.
Oder vielleicht sind sie bereit, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, aber noch nicht engagiert genug, um sich von der Arbeit freizunehmen und einen Flug zu buchen. Das Geniale an einer hybriden Veranstaltung ist, dass Sie damit ein gezieltes Erlebnis für Branchenteilnehmer schaffen können, die persönlich teilnehmen, sowie ein interaktives, ansprechendes Erlebnis für alle, die Sie kennenlernen möchten.
Ein Hybrid-Event ermöglicht es Ihnen im Wesentlichen, Ihre Teilnehmer-Pipeline zu erweitern, indem Sie den Menschen eine weniger aufwändige und engagierte Möglichkeit bieten, sich über Ihr Unternehmen zu informieren – und sich für dieses zu interessieren. Allein aus diesem Grund sollte unsere Branche hybride Veranstaltungen als die Zukunft der Veranstaltungen betrachten und nicht als kurzfristige Lösung für eine Pandemie.
Auswirkungen auf den audiovisuellen Bereich
Eine hybride Veranstaltung beinhaltet viele audiovisuelle Überlegungen. Es ist notwendig, an die Menschen im Raum zu denken (Hintergrundmusik, Visualisierung der Veranstaltung, Mikrofon der Animation…), aber auch an die virtuellen Plattformen (Übertragung des Tons auf eine interessante Weise für die Menschen, die die Veranstaltung von zu Hause aus besuchen).
Dies ist eine große Herausforderung für die hybride Veranstaltung. Es erfordert viele Überlegungen und Diskussionen mit Fachleuten, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung für alle zugänglich ist, aber vor allem, dass sie Spaß macht. Eine gute Vorbereitung im Voraus kann technische Katastrophen vermeiden.
Aktuelle Situation bei Veranstaltungen
Seit März 2020 haben wir erlebt, wie viele Veranstaltungen virtuell stattfanden. Messen, Sportveranstaltungen, Konzerte und andere physische Veranstaltungen wurden während der COVID-19-Pandemie unterbrochen. Einige Veranstaltungen wurden durch die Digitalisierung umgestaltet. Andere wurden verschoben oder abgesagt.
Aber jetzt, da Millionen von Menschen geimpft sind, beginnen die Unternehmen zu begreifen. So haben Google und Facebook gerade angekündigt, dass ihre Mitarbeiter ins Büro zurückkehren. 100%ige Telearbeit ist für diese Giganten keine Option. Deshalb können wir davon ausgehen, dass dies auch für die meisten Unternehmen gelten wird.
Auf diese Weise ergeben sich neue Perspektiven, um physische Veranstaltungen wieder in den Mittelpunkt der Kommunikationsstrategien zu rücken. Da virtuelle Veranstaltungen im letzten Jahr in der Eventbranche stark an Boden gewonnen haben, sind eine Reihe von Vorteilen und Best Practices entstanden.
Vor diesem Hintergrund planen die Vermarkter nun hybride Veranstaltungen für die Zukunft. Google hat sogar neue Ansätze für die Arbeit im Büro angekündigt. Insbesondere einen hybriden Arbeitsansatz für mehr Flexibilität seiner Mitarbeiter.
Das Ziel dieser hybriden Veranstaltungen ist es, physische und virtuelle Veranstaltungen miteinander zu verbinden. Diese Praxis wird auch als „phygitale“ Veranstaltungen bezeichnet, was eine Zusammenziehung der Begriffe physisch und digital ist. Hybride Veranstaltungen sind also der neue Trend für die kommenden Monate und Jahre.
Beibehaltung der Vorteile virtueller Veranstaltungen
Wie können Veranstalter also die Vorteile virtueller Veranstaltungen für ihre physischen Veranstaltungen nutzen? Wir stellen die Trends bei hybriden Veranstaltungen sowie konkrete Beispiele vor. Bei einem Hybrid-Event werden die Vorteile digitaler Erlebnisse mit physischen Veranstaltungen kombiniert.
Konkret beinhalten hybride Veranstaltungen eine physische Präsenz an einem Veranstaltungsort und eine virtuelle Live-Präsenz. Diese Verschmelzung von Erfahrungen ermöglicht es dem Publikum, egal wo es sich befindet, teilzunehmen, zu lernen, zu interagieren und sich zu engagieren. Eine Fernsehsendung zum Beispiel kann als hybrides Ereignis betrachtet werden. Auf der einen Seite haben wir physische Menschen vor einem Fernsehgerät, auf der anderen Seite Zuschauer hinter ihren Bildschirmen.
Im Allgemeinen wird diese Verschmelzung von Erfahrungen durch den Einsatz einer digitalen Veranstaltungsplattform ermöglicht. Diese Plattformen sind die neuen Kommunikationskanäle für Unternehmensveranstaltungen. Ihre Veranstaltung stützt sich auf das Internet und das Videostreaming, um Ihre Inhalte an ein entferntes Publikum zu übertragen.
Es gibt jedoch keine feste Regel, wie ein hybrides Format genau aussehen sollte. Eine hybride Veranstaltung wird an Ihr Publikum und Ihre Ziele angepasst.
Hier sind einige der Vorteile:
Internationale Reichweite
Wie wir bei den rein virtuellen Veranstaltungen gesehen haben, ist es selbstverständlich, dass das Internet die Möglichkeit bietet, überall auf der Welt hinzugehen. Wir sprechen hier von einem Publikum, das international sein kann, aber das gilt auch für die Redner. Wir können Redner oder besondere Gäste zu unserer hybriden Veranstaltung einladen, ohne dass wir für Flugkosten und Unterkunft aufkommen müssen.
Umwandlung der Veranstaltung in Webinhalte
Die Hybrid-Formel ermöglicht es, die Veranstaltung ohne zusätzlichen Aufwand aufzuzeichnen. Die Fotos, Videos (Clips der Veranstaltung – Performances, Animationen…) und Umfragen können direkt umgewandelt und als Inhalt für die Website, soziale Netzwerke usw. verwendet werden. Im Vergleich zu einer 100%igen Präsenzveranstaltung kann die gesamte Veranstaltung anschließend wiederverwendet werden.
Kundendaten sammeln
Immer mehr Unternehmen setzen auf „First-Party-Data“, also die interne Verwaltung von Kundendatenbanken. Die hybride Veranstaltung ermöglicht nicht nur die Speicherung von Online-Publikums Daten, sondern erleichtert auch die Durchführung von Umfragen und die Sammlung von Informationen über die Webplattformen des Unternehmens, was die Sammlung von Informationen für die Datenbank des Unternehmens beschleunigt. Dies ist auch ein Aspekt, der den Verkauf von Sponsorengeldern erleichtern kann: eine konkrete Informationsbasis über die Teilnehmer der Veranstaltung.
Event-Dynamik
Die hybride Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, von der Dynamik einer persönlichen Veranstaltung zu profitieren: eine Menschenmenge, Menschen, Applaus, Begeisterung und die Begeisterung der Vortragenden, die sogar auf dem Bildschirm zu spüren ist. Das ist ein Vorteil, den es zu nutzen gilt.
Wahl des Publikums
Das Publikum hat die Möglichkeit, zwischen einer Präsenz vor Ort oder einer virtuellen Präsenz zu wählen. Diese Option wird von den Gästen, die manchmal persönliche Verpflichtungen haben (Kinder, komplexer Zeitplan, Termine), gut angenommen. Das Publikum kann also seine Beteiligung an der Veranstaltung nach seinen Wünschen und praktischen Vorlieben wählen.
Eine hybride Veranstaltung und ihre Herausforderungen
Wir hören oft, dass hybride Veranstaltungen das Beste aus beiden Welten sind. Wir dürfen jedoch nicht die Herausforderungen und Auswirkungen vergessen, die sie mit sich bringen.
Budgets
Die Aufteilung des Publikums einer Veranstaltung führt zwangsläufig zu einer Erhöhung des Budgets. Neben den Kosten für die Teilnehmer im Saal (Getränke, Aperitifs, Mobiliar, Servicepersonal…) muss man auch an den technischen Aspekt denken (Ausrüstung, technische Hilfe und Unterstützung, Webcasting-Plattform…).
Verwaltung von 2 Publikumsgruppen
Eine weitere Herausforderung besteht darin, bei der Animation des Abends nicht eines der beiden Publikumsgruppen zu vernachlässigen. Die Veranstaltung muss dynamisch und für alle relevant gestaltet werden, und zwar während der gesamten Dauer der Veranstaltung. Natürlich ist die Unterhaltung eines Publikums vor einer Kamera oder auf einer Bühne nicht dasselbe wie in Person. Man muss ein Gleichgewicht mit Techniken finden, die an die Realität der hybriden Veranstaltung angepasst sind.
Interaktion
Damit eine hybride Veranstaltung relevant ist, muss sie interaktiv sein. Sie muss das Publikum einbeziehen. Auch wenn dies persönlich manchmal einfacher ist, hat uns die Welle der virtuellen Veranstaltungen in letzter Zeit gezeigt, dass dies auch virtuell möglich ist (Networking, Umfragen, öffentliche Kommentare…). Nun müssen die beiden Publikumsgruppen zusammengebracht werden, um eine Interaktion zwischen ihnen zu gewährleisten, damit eine gewisse Verschmelzung und Synergie entsteht. Wir können an Spiele, Publikumsabstimmungen und einige technologische Instrumente denken…
Warum sollten Sie eine hybride Veranstaltung organisieren?
Zunächst haben wir erklärt, warum physische Ereignisse bald wiederkehren werden. Dann, was eine hybride Veranstaltung im aktuellen Kontext darstellt. Dann ist es angebracht, zunächst die Vorteile digitaler Veranstaltungen zu ermitteln. Und dann zu sehen, wie diese Vorteile mit Ihren physischen Veranstaltungen kombiniert werden können.
Hier sind die Vorteile von digitalen Veranstaltungen:
- Sie erhöhen die Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltung
- eine bessere Vernetzung Ihrer Teilnehmer gewährleisten
- leichteres Sammeln von Feedback
- Leads generieren
- einzigartige Erlebnisse bieten
- Geld sparen
- das Engagement Ihrer Teilnehmer steigern
- reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck
- Messen Sie Ihre KPIs
- Verbessern Sie Ihre Sponsoren
All diese Vorteile konnten in den letzten Monaten beobachtet werden. Natürlich können virtuelle Veranstaltungen eine physische Veranstaltung nicht ersetzen. Bei Veranstaltungen geht es darum, Menschen zusammenzubringen. Die Beziehung ist der stärkste Wert in diesem Geschäft.
Deshalb sollen diese Vorteile mit physischen Veranstaltungen kombiniert werden. Aber wie? Wir beobachten einige Einschränkungen bei physischen Veranstaltungen. Wir führen sie unten auf. Diese Einschränkungen können durch digitale Lösungen überwunden werden:
- Der Platz an den Veranstaltungsorten kann aufgrund von sanitären Maßnahmen begrenzt sein.
- die Flexibilität der Telearbeit kann das Zusammentreffen aller Teilnehmer verhindern
- die Budgets der Unternehmen können gekürzt werden
- viele Menschen zögern noch, zu reisen und sich in Gruppen zu versammeln
- logistische Komplexität kann ein Hindernis für die Organisation von Veranstaltungen sein
- bestimmte Veranstaltungsprofile können die CSR eines Unternehmens beeinträchtigen
- der ROI dieser Veranstaltungen ist schwieriger zu ermitteln
Schlussfolgerung:
Die Nutzung der Vorteile der Digitalisierung für die Entwicklung hybrider Veranstaltungen ermöglicht es Veranstaltern, ihre Event-Kommunikationsstrategien richtig zu pflegen. Kommunikation ist ein Weg, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Bereiten Sie diese Kommunikation zum Zeitpunkt der Ausarbeitung Ihrer strategischen Ziele vor. Die Schaffung von Inhalten und die Definition ihrer Anwendungen ist eine Arbeit der Vorfreude. Je mehr Vorfreude Sie aufbauen können, desto erfolgreicher wird Ihre hybride Veranstaltung sein.
