Um die Wirkung einer virtuellen Veranstaltung zu optimieren, ist es unerlässlich, vor, während und nach der Veranstaltung eine Kommunikationsstrategie umzusetzen. Wie Sie ein virtuelles Event bewerben? Hier erhalten Sie die Antwort in 12 wichtigen Schritten!
Aber denken Sie daran: Der Erfolg einer Veranstaltung ist nie garantiert.
Trotz der finanziellen Investition, trotz der Zeit, die Sie für die Organisation und die Qualität Ihres Programms aufwenden, ist nicht garantiert, dass Ihre Veranstaltung die Massen bewegt. Um alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben und die angestrebten Ergebnisse zu erzielen, ist es unerlässlich, Ihre Veranstaltung zu bewerben.
Wie Sie ein virtuelles Event bewerben? Mit einer echten Strategie!
Die Kommunikation über Ihre Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, an Sichtbarkeit und Bekanntheit zu gewinnen und die Zahl der Teilnehmer und deren Engagement zu erhöhen. Um Ihre Veranstaltung vor, während und nach dem D-Day zu bewerben, sind die sozialen Netzwerke ein wichtiger Hebel.
Wie bewirbt man eine virtuelle Veranstaltung in den sozialen Medien (Webinar, Online-Konferenz, Video-Gipfel…)? Mit der Vervielfachung der Online-Veranstaltungen erleben wir in der Tat eine Erosion des Publikums und einen Rückgang der Anmeldungen. So ist beispielsweise die Teilnahmequote bei Live-Webinaren innerhalb eines Jahres von fast 40 % auf etwa 30 % gesunken, während die Wiederholungsrate jetzt bei etwa 20 % liegt.
Daher ist es wichtig, Ihr Webinar sorgfältig zu bewerben, um:
- mehr Anmeldungen zu erhalten
- mehr Teilnehmer zur Teilnahme am Live-Webinar zu bewegen (z. B.: ein Geschenk am Ende anzubieten, die Fragen und Antworten der Experten hervorzuheben…)
- Ermutigung der Teilnehmer, sich die Aufzeichnung anzusehen
Wie Sie ein virtuelles Event bewerben und die maximale Teilnehmerzahl erreichen
Ob es sich um eine virtuelle, hybride oder physische Veranstaltung handelt, die Teilnahme an einer Veranstaltung ist der wichtigste Faktor.
Die Anzahl der Anmeldungen spielt zwangsläufig eine Rolle bei der Teilnehmerzahl, auch wenn es notwendig ist, an der Reise der Teilnehmer zu arbeiten (von der Anmeldung bis zum Versand der Aufzeichnung). Mit ein paar guten Gewohnheiten und Reflexen können Sie eine Veranstaltung organisieren, die als außergewöhnlich wahrgenommen wird.
Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Veranstaltung effektiv zu bewerben und Ihre Zielgruppe zur Teilnahme zu bewegen, werden Sie, unabhängig von der Qualität der angebotenen Inhalte, für ein Ergebnis gearbeitet haben, das Ihren Erwartungen und Ihrem Budget nicht gerecht wird.
Eine digitale Veranstaltung (auch Webinar, Webinar, Online-Konferenz…) ist eine Online-Veranstaltung, an der die Teilnehmer nur über das Internet teilnehmen. Auf Seiten des Veranstalters wird die Veranstaltung entweder von einem Studio mit Kameras und einem Regisseur oder einfach über einen PC mit Hilfe von Webinar-Tools (siehe diesen Artikel mit einem Vergleich zwischen Zoom und LiveStorm) übertragen.
Diese digitalen oder vernetzten Veranstaltungen ermöglichen es also, Botschaften zu übermitteln, ohne dass ein physisches Treffen stattfindet. Der Vorteil dieser Art von Veranstaltungen besteht darin, dass sie eine größere Reichweite haben und eine nationale (oder sogar internationale) Dimension erhalten, da die Teilnehmer teilnehmen können, ohne zu reisen, und sogar die Aufzeichnung sehen können, wenn sie nicht verfügbar sind.
Können alle Arten von Veranstaltungen digitalisiert werden?
Von Kongressen über Seminare bis hin zu Firmenfeiern kann fast jedes Veranstaltungsformat digitalisiert werden.
Die Organisation einer Online-Veranstaltung ist nicht besonders kompliziert, denn die Investitionen beginnen bei weniger als 100 €/Monat für eine Online-Veranstaltungsplattform und reichen bis zu mehr als 10.000 € für die Anmietung eines Studios mit dem gesamten Team (Regisseur, Maskenbildner…).
Bevor Sie für eine Veranstaltung werben, sollten Sie sicherstellen, dass sie für Ihre Zielgruppe sinnvoll ist. Sie muss einen echten Mehrwert bieten, der sie zur Teilnahme anregt. Denken Sie an einen wichtigen Grundsatz, der Ihre Werbemaßnahmen leiten sollte: „Warum sollten meine Kontakte an meiner Online-Veranstaltung teilnehmen, welchen Nutzen haben sie davon?“
Denken Sie daran, dass Ihr Publikum von vielen ähnlichen Veranstaltungen überfordert ist. Sie haben im letzten Jahr an Videokonferenzen, Online-Webinaren, die nicht immer relevant sind, und anderen kamerabasierten Veranstaltungen teilgenommen. Dieser Überkonsum von Videokonferenzen führt bei vielen Internetnutzern zu einer echten „Zoom-Müdigkeit“.
Das Symptom der „Zoom-Müdigkeit“ bedeutet, dass die Menschen ein wenig müde von Online-Veranstaltungen „ohne Geschmack“ oder Mehrwert sind, und das wird sie noch wählerischer bei den vorgeschlagenen Veranstaltungen machen!
Eine Veranstaltung hängt vor allem von der Wahl eines Ziels, einer zu vermittelnden Botschaft und einem geeigneten Umfeld ab. Definieren Sie also im Voraus die Erwartungen, Bedürfnisse, Frustrationen und Probleme Ihres Publikums. Entwerfen Sie dann eine Veranstaltung, die auf ihre Wünsche, Erwartungen und Einstellungen zugeschnitten ist. Bieten Sie ihnen einzigartige und nützliche Inhalte, mit denen Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben.
Auf diese Weise bieten Sie ihnen ein echtes, auf sie zugeschnittenes Erlebnis und können ein virtuelles Event bewerben – und zwar effektiv!
Essentielles Event Branding
Das mit der Veranstaltung verbundene Branding ist wesentlich. Der Name der Veranstaltung in Verbindung mit ihrem Logo macht sie bekannt. Er ist ein Element der Unterscheidung von der Konkurrenz. Er bietet auch die Möglichkeit, die Veranstaltung zu identifizieren und zu charakterisieren. Dieses Territorium ist auch Teil der Sensorik und der Erzählung rund um die Veranstaltung.
Die Wahl eines Namens für Ihre Veranstaltung und ihres Logos bleibt strategisch.
12 Schritte zur Bewerbung einer Veranstaltung in den sozialen Medien
Schritt #1 | Wählen Sie die richtigen sozialen Netzwerke
Wenn Sie ein virtuelles Event bewerben, müssen zunächst die Social Media Plattformen, auf denen kommuniziert werden soll, strategisch ausgewählt werden. Um die richtigen sozialen Netzwerke für Ihre Veranstaltung auszuwählen, sollten Sie sich Gedanken über Ihre Ziele und Ihr Zielpublikum machen:
- Wer ist Ihre Zielgruppe?
- Was erwartet sie von Ihnen?
- Welche Inhalte konsumieren sie gerne?
- Auf welchen Plattformen?
Um noch weiter zu gehen: Welche sozialen Netzwerke sollten Sie für Ihr Unternehmen wählen?
Schritt #2 | Definieren Sie einen Hashtag für Ihre Veranstaltung
Der Hashtag hat einen doppelten Vorteil bei der Werbung für eine Veranstaltung in den sozialen Netzwerken.
Erstens können Sie damit alles verfolgen und analysieren, was vor, während und nach Ihrer Veranstaltung gesagt wird. Diese Überwachung ermöglicht es Ihnen, die Organisation und die Werbung für Ihre Veranstaltung in Echtzeit anzupassen. Außerdem können Sie mit dem Hashtag das Image Ihrer Veranstaltung verstärken. Schließlich ist die Veranstaltung ein Produkt, und der Hashtag ist die Marke.
Bei diesem Ansatz wird der Hashtag auch das Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft unter den Teilnehmern verstärken. Um Ihre Veranstaltung mit einem hochwertigen Hashtag zu bewerben, wählen Sie einen einfachen und kurzen Hashtag.
Denken Sie daran, dass Tweets auf Twitter auf 280 Zeichen begrenzt sind. Um die Teilnehmer zu ermutigen, Ihren Hashtag zu verwenden, zögern Sie nicht, ihn auch für die Kommunikation Ihrer Aktivitäten zu verwenden. In jedem Ihrer Beiträge in den sozialen Netzwerken, auf Ihren Bildern, am Veranstaltungsort usw…
Und schließlich sollten Sie die Teilnehmer bitten, diesen Hashtag zu erwähnen, um in den sozialen Netzwerken über die Veranstaltung zu kommunizieren.
Schritt #3 | Machen Sie ein paar Andeutungen
Um Ihre Veranstaltung in den sozialen Netzwerken zu bewerben und Ihre Zielgruppe zur Teilnahme zu bewegen, müssen Sie ihnen das Wasser im Mund zusammenlaufen lassen. Beginnen Sie daher schon lange vor dem großen Tag, Ihre Veranstaltung in den sozialen Netzwerken zu bewerben, indem Sie die Geschichte hinter den Kulissen der Organisation erzählen oder regelmäßig kleine Teile des Programms enthüllen.
Um eine gute Kommunikation rund um Ihre Veranstaltung zu gewährleisten, müssen Sie Interesse und Vorfreude wecken.
Schritt #4 | Laden Sie Influencer ein
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, gibt es wahrscheinlich Tausende von Influencern, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen können. Influencer haben eine große und engagierte Community. Wenn sie an Ihrer Veranstaltung interessiert sind, werden sie nicht zögern, sie in ihren sozialen Netzwerken oder auf ihrer Website zu bewerben.
Aber Vorsicht, Influencer sind sehr umworben. Achten Sie also darauf, Ihre Botschaft zu personalisieren, und seien Sie kreativ!
Schritt #5 | Bestimmen Sie jemanden, der während der Veranstaltung kommuniziert
Ich organisiere regelmäßig Konferenzen zum Thema Webmarketing und digitale Kommunikation. Ich kümmere mich um die gesamte Kommunikation der Veranstaltung und ihre Organisation. Am Tag der Veranstaltung kann ich jedoch nicht auf der Bühne stehen und in den sozialen Netzwerken kommunizieren.
Die Lösung, um die Promotion einer Veranstaltung zu optimieren, besteht darin, eine Person zu bestimmen, die während der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken kommuniziert, indem sie Zitate, Fotos oder Videos postet.
Schritt #6 | Live-Streaming der Veranstaltung
Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, gibt es zwangsläufig Menschen, die nicht vor Ort sein können.
Dennoch werden sie von dem Thema verführt…
Lassen Sie sie nicht in ihrer Frustration allein und lassen Sie sie Ihre Veranstaltung live verfolgen. Um eine Veranstaltung live zu übertragen, stehen Ihnen verschiedene Tools wie Periscope oder Facebook Live zur Verfügung. Einer der Vorteile der Live-Übertragung Ihrer Veranstaltung ist, dass Sie dann ein Video haben, das diejenigen, die nicht anwesend sind, über YouTube oder eine andere Plattform wiedergeben können.
Schritt #7 | Bieten Sie eine Wi-Fi-Verbindung an
Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer über Ihre Veranstaltung live in den sozialen Medien kommunizieren, müssen Sie sicherstellen, dass sie alle über eine ausreichende Verbindung verfügen. Das geht am besten, indem Sie einen Wi-Fi-Zugang anbieten und die Schritte für die Verbindung auf der Veranstaltung bekannt geben.
Sie können auch eine mündliche Erinnerung an die Anmeldung und das Passwort geben, bevor Sie mit der Veranstaltung beginnen.
Schritt #8 | Übertragen Sie den Twitter-Live-Feed während der Veranstaltung
Um die Teilnehmer zu ermutigen, live in den sozialen Medien zu kommunizieren, ist nichts wichtiger als live zu posten, was in den sozialen Medien gesagt wird.
Es ist menschlich, dass wir eher geneigt sind, etwas zu tun, wenn es viele vor uns getan haben. Wenn Sie einen Live-Twitter-Feed sehen, der durch die Veranstaltung scrollt, werden Ihre Teilnehmer eher versucht sein, etwas zu unternehmen.
Schritt #9 | Machen Sie so viele Fotos wie möglich
Um die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung zu maximieren und das Folgende zu kommunizieren, sollten Sie so viele Schnappschüsse wie möglich machen. Wenn Sie können, planen Sie einen lustigen, ästhetisch ansprechenden Ort, an dem sich die Teilnehmer selbst fotografieren können. Die Leute lieben das, und sie werden diese großartigen Fotos mit Sicherheit in den sozialen Medien teilen.
Indem Sie die besten Fotos nach der Veranstaltung in Ihren sozialen Netzwerken posten, können Sie die Sichtbarkeit der Veranstaltung aufrechterhalten und die Teilnehmer ermutigen, sich Ihnen anzuschließen, nur um zu sehen, wie sie auf den Fotos erscheinen.
Schritt #10 | Erstellen Sie einen Bericht
Das Ende einer Veranstaltung bedeutet nicht das Ende ihrer Werbung. Wie können Sie Ihre virtuelle Veranstaltung in den sozialen Medien bewerben? In den sozialen Medien können Sie weiterhin für Ihre Veranstaltung werben, indem Sie einen Bericht über die Ereignisse des Tages veröffentlichen. Texte, Fotos, Videos… alles ist gut, um den Teilnehmern das Ereignis noch einmal vor Augen zu führen und denjenigen, die es verpasst haben, zu zeigen, was sie verpasst haben.
Wenn Sie Ihre Veranstaltung weiterhin kommunizieren, können Sie sich noch eine Weile an der Sichtbarkeit erfreuen, die sie Ihnen bringt.
Schritt #11 | Legen Sie den nächsten Termin fest
Der Erfolg Ihrer Veranstaltung sollte es Ihnen ermöglichen, die Wirkung der nächsten Veranstaltung zu maximieren. Zögern Sie also nicht, die sozialen Netzwerke zu nutzen, um Ihren nächsten Termin festzulegen! Hier kann es interessant sein, den Mitgliedern Ihrer Community die Möglichkeit zu geben, sich über ein Formular wie Eventbrite oder Doodle für die nächste Veranstaltung anzumelden.
Zufriedene Teilnehmer werden bereits ihren Platz reservieren wollen und frustrierte Abwesende werden den nächsten Termin nicht verpassen wollen.
Schritt #12 | Seien Sie originell!
Wie Sie wissen, sind Sie nicht der Einzige, der Veranstaltungen organisiert.
Ihre Kunden und Interessenten werden von allen Seiten um Hilfe gebeten und sind sich bewusst, dass eine Veranstaltung in der Regel einen kommerziellen Zweck verfolgt. Damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, hängt nicht alles von der Werbung ab. Ihre Veranstaltung muss von hoher Qualität sein und den Teilnehmern einen Mehrwert bieten.
Überlegen Sie genau, was Ihre Veranstaltung Ihrem Zielpublikum bringen kann, und finden Sie die Formel, mit der Sie sich von Ihren Mitbewerbern abheben. Die Werbung für eine originelle Veranstaltung ist ein Kinderspiel. Die Werbung für eine mangelhafte Veranstaltung mag einmal funktionieren, aber beim nächsten Mal werden Sie auf der Veranstaltung allein sein…
Schlussfolgerung:
Die Werbung für eine virtuelle Veranstaltung erfordert weitaus fortschrittlichere Techniken als für eine physische Veranstaltung. Da es sich um ein Online-Projekt handelt, müssen Sie Ihre Marketingkampagne auch über diesen Kanal starten. Einige Standardverfahren der Kommunikation im Vorfeld einer Veranstaltung sind jedoch auch bei diesem Format anwendbar.
Das Internet bietet eine Fülle von Möglichkeiten, für Ihre virtuelle Veranstaltung zu werben. Sie müssen nur die Mittel finden, die zu Ihren Zielen und Mitteln passen. Sie wissen jetzt, wie Sie ein virtuelles Event bewerben und vor allem, wie Sie dies in den sozialen Medien tun können.
