Eine virtuelle Online-Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltung im virtuellen Raum abzuhalten. Virtuelle Online-Events sind ein fester und wichtiger Bestandteil von modernen Unternehmen. Denn sie bringen Ihnen viele Vorteile, wie z. B. zusätzliche Verkäufe, Verbesserung der Unternehmenskultur, Stärkung des Teamzusammenhalts sowie Kundenkonversion und -bindung. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Online-Veranstaltung ist, was sie Ihnen bringt, welche Arten von Online-Veranstaltungen es gibt und wie Sie eine organisieren können.
Was sind virtuelle Online-Events?
Virtuelle Veranstaltungen ermöglichen die Durchführung von Präsenzveranstaltungen im Internet. Mit der richtigen Software können die Teilnehmer miteinander in Verbindung treten und kommunizieren. Das bedeutet, dass sie sich gegenseitig sehen, sprechen, kommentieren und ihren Bildschirm mit anderen Teilnehmern teilen können. Diese Online-Veranstaltungen können problemlos von zu Hause, vom Büro oder von öffentlichen Plätzen aus besucht werden. Dazu benötigen die Teilnehmer nur einen Teilnehmerlink, mit dem sie an der Veranstaltung teilnehmen können.
Die Vorteile von virtuellen Online-Veranstaltungen
Im Zeitalter der Digitalisierung wird ein großer Teil der Aktivitäten ins Internet verlagert. Unternehmen in digitalen Branchen setzen schon lange auf Online-Events, weil sie deren Mehrwert nutzen wollen. Mit Online-Events sind mehrere wichtige Vorteile verbunden, die wir im Folgenden erörtern werden:
Unbegrenzte Reichweite: Online-Veranstaltungen erfordern keine Reisen und können daher von jedem Ort der Welt aus besucht werden. Dies ermöglicht es vielen Teilnehmern, an internationalen Konferenzen/Veranstaltungen teilzunehmen. Die Teilnehmer benötigen einen guten Internetzugang und ein internetfähiges Gerät. Besonders für Veranstaltungen im internationalen Bereich bietet dieser einfache Zugang eine leichtere Kommunikation für Unternehmen.
Billiger für die Organisatoren: Bei virtuellen Veranstaltungen entfallen viele Kosten, die bei Präsenzveranstaltungen üblich sind. Ausgaben wie die Suche und Buchung der richtigen Location, die Anreise von Referenten oder besonderen Gästen, Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen sind für Unternehmen keine zusätzlichen Kosten mehr.
Kostenersparnis für Gäste: Auch für die Teilnehmer sind digitale Veranstaltungen günstiger. Denn sie ersparen sich die Buchung von Flügen, Bahntickets oder Hotelzimmern. Diese Reisezeit können die Gäste anderweitig investieren, zum Beispiel in eine längere Veranstaltung. Zudem sind die Kosten für virtuelle Veranstaltungen in der Regel günstiger, da die Fixkosten für die Veranstalter geringer sind.
Individuelle Gestaltung: Dank verschiedener Hintergründe in der Software kann die passende Atmosphäre geschaffen werden. So kann die Präsentation in einem attraktiven Umfeld gestaltet werden. So können Veranstalter ihre Online-Events in einer angenehmen Atmosphäre präsentieren, in der sich der Kunde während der Veranstaltung wohlfühlt. Dies hat den Vorteil, dass die Veranstaltung bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Flexible Organisation: Um eine Präsenzveranstaltung zu organisieren, müssen Locations lange im Voraus gebucht werden. Virtuelle Veranstaltungen brauchen solche Umstände nicht. Das einzige, was die Gäste benötigen, ist ein freier Zeitraum, in dem sie an der Veranstaltung teilnehmen können. Diese Zeiten können einige Monate im Voraus festgelegt werden oder einige Stunden vor der Veranstaltung, wenn es sich um eine eher kurzfristige Veranstaltung handelt.
Sicherheit in Zeiten der Pandemie: Durch die Möglichkeit, Online-Veranstaltungen durchzuführen, können sich Unternehmen auf Sicherheit verlassen. Sie schützen ihr Unternehmen davor, die Veranstaltung kurzfristig absagen zu müssen und für alle Kosten aufkommen zu müssen, weil die Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teilnehmen können.
Die verschiedenen Arten von Online-Veranstaltungen
Mit Hilfe neuer Software und weiterentwickelter sowie neuer Tools lässt sich nahezu jede Art von Veranstaltung in den digitalen Raum verlagern. Die am häufigsten verwendeten Formate von Online-Veranstaltungen sind:
Online-Meetings
Die einfachste und bekannteste Form der digitalen Veranstaltung ist das Meeting. Für viele Mitarbeiter im Homeoffice und Remote-Teams sind Videoanrufe in vielen Unternehmen bereits Standard. Meistens werden in diesen Meetings in kleinen Gruppen verschiedene Themen diskutiert und über aktuelle Herausforderungen gesprochen.
Digitale Workshops & Schulungen
Online-Workshops, Webinare und Schulungen sind schon seit Jahren eine Alternative zu Präsenzveranstaltungen. Die Flexibilität in Bezug auf Ort und Zeit macht dieses Format so beliebt. Mit digitalen Workshops sind Unternehmen so flexibel wie möglich, da sie zu jeder Zeit und an jedem Ort angeboten werden können. Diese Vorteile können genutzt werden, wenn den Mitarbeitern regelmäßig bestimmtes Wissen zu einem bestimmten Thema vermittelt werden soll.
Virtuelle Teambuilding-Veranstaltungen
Teambildung setzt auf das gemeinsame Erlebnis. Aufgaben im Team zu bewältigen, sich miteinander zu messen oder sich in entspannter Atmosphäre von der privaten Seite kennen zu lernen. Das kann, muss aber nicht, persönlich geschehen. Dank virtueller Erlebnisse können diese problemlos online stattfinden.
Online-Konferenzen
Bei Online-Konferenzen gibt es einen festen Zeitplan, in dem verschiedene Referenten Vorträge oder Workshops zu unterschiedlichen Themen halten. Mit Hilfe von Videoanrufen und Präsentationen können Konferenzen problemlos rein digital stattfinden.
Virtuelle Messen
Messen sind für Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Markenbildung. Eine eindrucksvolle Präsentation vermittelt greifbare Informationen in einer engeren Beziehung, direkt mit dem Kunden. Durch diesen Austausch können neue Geschäftskontakte zwischen Unternehmen oder Firmenkunden entstehen.
Was wird für ein virtuelles Online-Event benötigt?
Die Anforderungen an Online-Events unterscheiden sich grundlegend von Präsenzveranstaltungen. Hier geht es eher darum, was es braucht, um eine Online-Veranstaltung durchzuführen, an der Teilnehmer teilnehmen können. Die wichtigsten Punkte hierfür sind:
Funktionierendes Internet
Grundvoraussetzung für die Durchführung von Online-Veranstaltungen, aber auch für die Teilnahme daran, ist eine Internetverbindung, die eine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton gewährleistet.
Hardware
Neben einem Laptop und Monitoren ist eine gute Videoausrüstung wie gute Kameras und professionelle Mikrofone ein wichtiger Bestandteil. Vor allem bei formellen Veranstaltungen oder Konferenzen und Workshops in größerem Rahmen ist dies unverzichtbar. Die Anforderungen an die Streaming-Ausrüstung hängen vom Präsentationsformat und der Zielgruppe der Veranstaltung ab.
Software/Werkzeug
Je nach Veranstaltungsformat muss die entsprechende Software für die Veranstaltung verwendet werden. Wichtig ist, dass die Software allen Anforderungen der Veranstaltung gerecht wird. Sollen z.B. verschiedene Teilnehmer präsentieren oder soll die Gruppe in verschiedene kleinere Gruppen aufgeteilt werden, muss die Software individuell anpassbar sein. Für jeden Veranstaltungsbedarf gibt es Lösungen, die der richtige Anbieter bereitstellen kann.
Die Unterschiede zwischen Präsenzveranstaltung und virtueller Online-Veranstaltung
Die Gemeinsamkeiten zwischen einem virtuellen Online-Event und einem Live-Event lassen sich in einigen Punkten deutlich erkennen. Die wichtigsten davon sind:
- Virtuelle Online-Events können flexibel und ortsunabhängig sein. So können Teilnehmer aus anderen Städten oder Ländern die Veranstaltung ohne großen Aufwand und ohne zusätzliche Kosten für Anreise und Unterkunft besuchen. Live-Veranstaltungen hingegen sind immer ortsgebunden und für Teilnehmer und Unternehmen weniger flexibel zu planen.
- Die Kosten für virtuelle Online-Events sind wesentlich günstiger, da alles über eine Software läuft. Bei physischen Veranstaltungen fallen nach wie vor die typischen Eventkosten wie Raummiete, Catering und Sicherheitspersonal an. Auch die Kosten für die Veranstaltungstechnik sind in den meisten Fällen deutlich höher.
- Bei virtuellen Online-Veranstaltungen steht die Vernetzung nicht so sehr im Vordergrund. Obwohl die Technologie es sehr einfach macht, mit neuen Leuten aus der ganzen Welt in Kontakt zu treten, wird dieser Aspekt nicht sehr oft genutzt. Die Software macht es einfach, 1-zu-1-Räume einzurichten, in denen sich neue potenzielle Geschäftspartner oder Kunden treffen können. Bisher wurden mehr Kontakte zu neuen Leuten bei Live-Veranstaltungen geknüpft.