Viele Unternehmen verlagern sich in den digitalen Bereich, um ihre größten Veranstaltungen zu organisieren: Online-Konferenzen.
Warum eine virtuelle Konferenz veranstalten?
Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen auf virtuelle Veranstaltungen umsteigen könnte. Einige davon sind die bessere Zugänglichkeit und die Sicherstellung, dass die Veranstaltung auch im Falle einer Katastrophe fortgesetzt werden kann. Die COVID-19-Pandemie hat dies gezeigt. Was auch immer Ihre Gründe sein mögen, virtuelle Konferenzen sind heute einfacher denn je zu veranstalten.
Virtuelle Konferenzen unterscheiden sich von anderen Online-Veranstaltungen (wie z. B. Webinaren) dadurch, dass sie intensiver sind. Virtuelle Konferenzen, die häufig mehrtägig und multimedial sind, erfordern viele bewegliche Teile und die Koordinierung verschiedener Hauptakteure.
Webkonferenz-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden, Ihre Lieferanten und Ihre anderen Partner auf einer virtuellen Plattform zu einer Arbeitssitzung oder einem Seminar zu versammeln. Alle Teilnehmer an der Webkonferenz können in Echtzeit aus der Ferne kommunizieren und Daten austauschen. Webkonferenzen sind ein umfassenderes Instrument als Videokonferenzen, da sie den Austausch von Dokumenten in Echtzeit ermöglichen.
Lassen Sie sich also nicht von der Komplexität einer virtuellen Konferenz abschrecken. Konferenzen sind ein hervorragendes Mittel, um ein breites Spektrum an Informationen in einem einzigen, praktischen Paket mit den Mitgliedern zu teilen.
Online-Konferenzen gehen hier noch einen Schritt weiter. Sie ermöglichen es Ihrem Unternehmen, den Mitgliedern das gleiche Erlebnis zu bieten, ohne dass jemand sein Haus verlassen muss.
Vorteile und Nachteile von Webkonferenzen
Die Vorteile einer Online-Konferenz
Online-Konferenzen sind eine direkte Folge des digitalen Wandels, der sich seit einigen Jahren vollzieht. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeit auf vielen Ebenen zu erleichtern.
Webkonferenzen sind ein Instrument, das zwei große Vorteile hat: Zeit- und Kostenersparnis.
Eine Online-Konferenz erspart den Teilnehmern Reisen, da sie sich nicht mehr an einem Ort treffen müssen, sondern nur noch von ihrem Büro aus mit der virtuellen Konferenz verbunden sind. Die Teilnehmer verlieren keine Zeit mit der Anreise, was den Unternehmen auch Reisekosten erspart. Für eine Gruppe mit Niederlassungen in der ganzen Welt sind diese Vorteile von großer Bedeutung.
Die Teilnehmer müssen für die Teilnahme an einer Webkonferenz entsprechend ausgerüstet sein: Sie benötigen einen Computer und vor allem einen guten Internetzugang.
Schließlich ist der Austausch von Dokumenten und zwischen den Teilnehmern schwieriger zu sichern. Achten Sie auf die Vertraulichkeit und Sicherheit der während einer Webkonferenz ausgetauschten Informationen. Weitere Informationen zur Computersicherheit finden Sie auf der Website Ihrer Regierung zu diesem Thema.
Sparen Sie bei den Kosten für die Organisation einer Konferenz
Die Organisation einer Online-Konferenz erfordert nur wenig Ausrüstung und Kosten jeglicher Art. Wenn Sie über einen leistungsfähigen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone verfügen, ist das Wesentliche bereits erledigt. Sie müssen nur noch für eine gute Internetverbindung sorgen und schon kann es losgehen. Für eine erfolgreiche Online- oder Face-to-Face-Konferenz können Sie sich an spezialisierte Anbieter wie expertshare wenden.
Erweitern Sie das Publikum Ihrer Konferenz
Online-Konferenzen sind eine der besten Möglichkeiten, um Ihre Veranstaltungen einer großen Zahl von Menschen zugänglich zu machen. Die Teilnehmer können Ihnen problemlos von jedem Ort der Welt aus folgen, so dass Sie ein breiteres Zielpublikum erreichen können, ohne dass die Teilnehmer anreisen müssen. Außerdem bieten viele Plattformen die Möglichkeit, den gesamten Verlauf Ihrer Online-Konferenz aufzuzeichnen, während sie stattfindet. Auf diese Weise können Sie denjenigen, die nicht live dabei sein konnten, die Möglichkeit geben, die Konferenz nachzuholen.
Teilen Sie mit Ihrem Team oder Ihrem Publikum unter allen Umständen
In diesen Zeiten der Pandemie erleichtern Webkonferenzen die Arbeit aus der Ferne. Auf diese Weise können Sie eine gute Kommunikation und einen guten Arbeitsrhythmus innerhalb Ihres Teams aufrechterhalten. Mehrere Plattformen oder spezielle Unternehmen ermöglichen es Ihnen außerdem, Ihre Konferenz zu einem echten interaktiven Seminar zu machen.
Dies vor allem dank bestimmter Funktionen wie :
- Bildschirmfreigabe ;
- Chatbox ;
- Mikrofon- und Kameraoptionen für die Teilnehmer;
- Austausch von Dokumenten.
Dies sind alles Funktionen, die Ihre Online-Konferenz interaktiver und damit interessanter und begehrenswerter für Ihr Publikum machen.
Die Nachteile des Abhaltens einer Online-Konferenz
Fehlender persönlicher Kontakt
Einer der größten Nachteile von Online-Konferenzen ist der fehlende physische Kontakt. Dieser fehlende physische Kontakt schadet dem Zusammenhalt des Teams ganz erheblich. Der andere, ebenso wichtige Nachteil sind die technischen Probleme. Diese können jederzeit auftreten. Sie können sie jedoch so weit wie möglich vermeiden, indem Sie Ihr Material im Voraus testen.
Konferenzen von Angesicht zu Angesicht: eine manchmal heikle Option
Die Möglichkeit, vor Ihrem Publikum zu kommunizieren, ist eine der besten Eigenschaften von Konferenzen. Sie können sich leicht ein Bild von der Aufnahmefähigkeit Ihres Publikums machen. Außerdem sind die verschiedenen Begegnungen und der Austausch reicher. Sie sind eine gute Ergänzung zu Ihrem Konferenzprogramm.
Teurer
Face-to-Face-Konferenzen sind jedoch sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer teurer. Außerdem ist die Zahl der Teilnehmer bei dieser Art von Konferenzen begrenzt. Online-Konferenzen hingegen gleichen die Nachteile von Präsenzkonferenzen aus. Sie bieten immer noch ein einzigartiges Erlebnis und einen menschlichen Kontakt, der in bestimmten Situationen unerlässlich ist.
Kurzum, es liegt an Ihnen, die Art der Konferenz je nach Ihren Zielen und Umständen zu wählen. Auch die Möglichkeit von Hybridkonferenzen kann in Betracht gezogen werden, um das Beste aus jeder Konferenzart herauszuholen.
Inhalt ist König
Inhalte sind für jede Veranstaltung entscheidend, und das gilt auch für virtuelle Veranstaltungen.
Persönliche Konferenzen umfassen Hauptredner, Mittagessen, Produkteinführungen und Ausstellungen. Bei einer virtuellen Konferenz;
- Präsentationen werden zu Webinaren
- Podiumsdiskussionen werden zu live gestreamten Veranstaltungen
- Networking-Veranstaltungen werden zu Videochats
- Gesponserte Ausstellungselemente werden zu virtuellen Fachmessen. Sie werden Sponsorenseiten und -bereiche anstelle von physischen Exponaten haben.
Planen Sie eine virtuelle Konferenz? Stellen Sie sicher, dass Sie die gleichen Schlüsselelemente und Erfahrungen einbeziehen, die Sie auch bei einer physischen Veranstaltung einbeziehen würden. Ändern Sie diese Elemente einfach, um sie webfreundlicher zu gestalten.
Fokus auf Engagement
Ein schwieriger Aspekt bei der Veranstaltung von Online-Konferenzen ist die Bindung der Mitglieder. Bei einer physischen Veranstaltung sind die Mitglieder auf einen einzigen Ort beschränkt, wodurch sie zur Teilnahme gezwungen sind. Selbst wenn sie nicht genau aufpassen oder sich nicht engagieren, interagieren sie mit der Veranstaltung, indem sie einfach anwesend sind.
Bei virtuellen Veranstaltungen ist es jedoch leicht, dieses Engagement völlig zu verlieren. Die Mitglieder können einfach einen Webbrowser öffnen, sich bei der Veranstaltung anmelden und dann den Computer verlassen, so dass sie Ihre Veranstaltung praktisch „verlassen“. Es liegt an Ihnen, dieses Risiko zu minimieren.
Es ist wichtig, dem Thema Ihrer Veranstaltung einen gewissen Kontext zu geben. Zeigen Sie, wie die Veranstaltung in das Gesamterlebnis, das Sie anbieten, passt. Dies beweist den Teilnehmern den Wert des Angebots. Je mehr Wert sie in Ihrer Veranstaltung sehen, desto besser ist das Engagement und desto erfolgreicher wird Ihre Veranstaltung sein. Schließlich haben Sie immer noch Ihr eigenes Ziel, von der Veranstaltung zu profitieren, und das ist nur möglich, wenn das Publikum sich ausreichend engagiert und beteiligt.
Die richtige Anwendung für Webkonferenzen
Es gibt verschiedene Webkonferenz-Tools, mit denen Sie Präsentationen durchführen, Online-Meetings abhalten, zusammenarbeiten und Dokumente in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten austauschen können.
- Um Webkonferenzanwendungen besser zu filtern, sollten Sie einige Punkte beachten:
- Welche Funktionen benötigen Sie (Video-, Audio- und Dokumentenaustausch)? Wenn ja, wie groß sind die Dateien im Allgemeinen? Brauchen Sie Instant Messaging?…)
- Bietet das vorgeschlagene Tool eine kostenlose Testphase an, um zu prüfen, ob das Produkt Ihren Anforderungen entspricht?
- Wie viele Teilnehmer werden normalerweise an Ihren Webkonferenzen teilnehmen?
- Sollen die Webkonferenzen aufgezeichnet werden?
- Sind die Netzwerkverbindungen Ihrer Mitarbeiter und Partner mit den möglichen Anforderungen der von Ihnen gewünschten Anwendung kompatibel?
- Möchten Sie die Weboberfläche nach Ihren Wünschen anpassen können?
- Welches Budget sind Sie bereit, für die Anwendung für Webkonferenzen auszugeben?
Wählen Sie eine Lösung, die eine kostenlose Testversion für einige Tage anbietet, so dass Sie die Anwendung beurteilen können, bevor Sie sich festlegen.
Schnelle Tipps
Um Ihre Konferenzsitzungen zu beleben, sollten Sie Folgendes beachten:
- Webinare können im Voraus aufgezeichnet oder live übertragen werden. Die Sitzungen können über die Plattform von expertshare wiedergegeben werden, was den Teilnehmern mehr Flexibilität bietet.
- Referentenpanels mit Live-Chat-Funktionen. Die Live-Chat-Funktionalität von expertshare schafft ein Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmern.
- Gamification- und Social-Learning-Funktionen erweitern das E-Learning-Erlebnis. Nutzen Sie die Umfragefunktion von Expertshare, um Live-Abstimmungen von Ihren Teilnehmern zu erhalten.
- Ausstellerstände und virtuelle Fachmessen sind möglich. Mit expertshare sind Sie in der Lage, Exponate zu erstellen und Ihre Teilnehmer in ein komplettes virtuelles Erlebnis einzutauchen.
Sitzungsressourcen, wie z. B. Abschriften und Bildungsinhalte, sollten zum Herunterladen verfügbar sein.
Expertshare macht Ressourcen und Downloads für die Teilnehmer leicht zugänglich.
Dazu gehören;
- Ganztägige Networking-Chats und Foren sowie Breakout-Sitzungen in kleinen Gruppen
Virtuelle Treffen von Mitglied zu Mitglied.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Online-Konferenzen einen vielschichtigen Ansatz für Konferenzen darstellen. Sie erfordern außergewöhnliche Inhalte und eine leistungsstarke Plattform für virtuelle Veranstaltungen. Hervorragende gemeinschaftsbildende Funktionen sollten vorhanden sein, um die Teilnehmer zu binden. In unserem Artikel über hybride Veranstaltungen erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen am besten mit einer persönlichen Veranstaltung kombinieren können.
