Virtuelle Fachtagung erfolgreich gestalten

Immer mehr Unternehmen verlagern ihre grössten Event-Erlebnisse in den digitalen Raum: Online-Konferenzen.

Warum eine virtuelle Konferenz veranstalten?

Es gibt mehrere Gründe, warum eine Organisation auf virtuelle Events umsteigen könnte. Dazu gehören unter anderem ein grösserer Zugang und die Sicherstellung, dass das Event auch im Katastrophenfall stattfinden kann. Die COVID-19-Pandemie hat dies deutlich gezeigt. Was auch immer Ihre Beweggründe sind – virtuelle Konferenzen sind heute einfacher zu veranstalten als je zuvor.

Virtuelle Konferenzen unterscheiden sich von anderen Online-Events (wie Webinaren) dadurch, dass sie intensiver sind. Virtuelle Konferenzen, die oft mehrtägig sind und verschiedene Medien einbeziehen, umfassen viele bewegliche Teile sowie die Koordination unterschiedlicher Schlüsselakteure.

Web-Conferencing-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Mitarbeitenden, Kundschaft, Lieferanten und weitere Partner rund um eine virtuelle Plattform für ein Arbeitstreffen oder ein Seminar zu versammeln. Alle Teilnehmenden der Webkonferenz können in Echtzeit über die Distanz kommunizieren und Daten austauschen. Web-Conferencing ist ein umfassenderes Tool als Videokonferenzen, da es den Live-Austausch von Dokumenten ermöglicht.

Lassen Sie sich dennoch nicht durch die Komplexität einer virtuellen Konferenz davon abhalten, eine zu veranstalten. Konferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, ein breites Spektrum an Informationen in einem übersichtlichen Paket mit den Mitgliedern zu teilen.

Online-Konferenzen gehen dabei noch einen Schritt weiter. Sie ermöglichen es Ihrem Unternehmen, den Mitgliedern das gleiche Erlebnisniveau zu bieten, ohne dass jemand sein Zuhause verlassen muss.

Vor- und Nachteile von Web-Conferencing

Die Vorteile einer Online-Konferenz

Online-Konferenzen sind eine direkte Folge der digitalen Transformation, die seit mehreren Jahren im Gange ist. Sie erleichtern also Ihre Arbeit auf vielen Ebenen.

Web-Conferencing ist ein Tool mit zwei grossen Vorteilen: Zeit- und Kostenersparnis.

Eine Online-Konferenz erspart den Teilnehmenden Reisen, denn statt sich physisch an einem Ort zu treffen, müssen sie sich nur von ihrem Büro aus mit dem virtuellen Meeting verbinden. Teilnehmende verlieren keine Zeit mit Reisen, was den Unternehmen auch Reisekosten spart. Für eine Gruppe mit weltweit verteilten Einheiten sind diese Vorteile beträchtlich.

Teilnehmende müssen für die Teilnahme an einer Webkonferenz angemessen ausgestattet sein: Sie benötigen einen Computer und vor allem einen guten Internetzugang.

Schliesslich ist der Austausch von Dokumenten zwischen den Teilnehmenden schwieriger abzusichern. Achten Sie auf die Vertraulichkeit und Sicherheit der während einer Webkonferenz ausgetauschten Informationen. Weitere Informationen zur IT-Sicherheit finden Sie auf der Website Ihrer Regierung zu diesem Thema.

Kosten bei der Organisation einer Konferenz sparen

Die Organisation einer Online-Konferenz erfordert nur wenig Ausrüstung und Ausgaben jeglicher Art. Sobald Sie über einen leistungsfähigen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone verfügen, sind die wichtigsten Voraussetzungen erfüllt. Sie müssen nur noch für eine gute Internetverbindung sorgen, und schon sind Sie startklar. Für eine erfolgreiche Online- oder Präsenzkonferenz können Sie sich an spezialisierte Anbieter wie startnplay.com wenden.

Die Reichweite Ihrer Konferenz erweitern

Online-Konferenzen sind eine der besten Möglichkeiten, Ihre Events einer grossen Anzahl von Menschen zugänglich zu machen. Teilnehmende können Sie problemlos von überall auf der Welt aus verfolgen, sodass Sie ein breiteres Zielpublikum erreichen können, ohne dass die Teilnehmenden reisen müssen. Zudem erlauben es viele Plattformen, den gesamten Verlauf Ihrer Online-Konferenz live aufzuzeichnen. So können auch diejenigen nachträglich einsteigen, die live nicht dabei sein konnten.

Mit Ihrem Team oder Publikum unter allen Umständen im Austausch bleiben

In diesen Pandemiezeiten erleichtert Web-Conferencing die Fernarbeit. So können Sie eine gute Kommunikation und einen guten Arbeitsrhythmus in Ihrem Team aufrechterhalten. Zudem ermöglichen mehrere Plattformen oder spezialisierte Unternehmen, aus Ihrer Konferenz ein echtes interaktives Seminar zu machen.

Dies gelingt insbesondere dank bestimmter Funktionen wie:

• Bildschirmfreigabe;
• Chatbox;
• Mikrofon- und Kameraoptionen für Teilnehmende;
• Dokumentenaustausch.

All das sind Funktionen, die Ihre Online-Konferenz interaktiver und damit interessanter und attraktiver für Ihr Publikum machen.

Die Nachteile einer Online-Konferenz

Fehlender physischer Kontakt

Einer der grössten Nachteile von Online-Konferenzen ist der fehlende physische Kontakt. Dieser Mangel an physischem Kontakt schadet dem Teamzusammenhalt ganz konkret. Ein ebenso wichtiger Nachteil sind technische Probleme. Diese können jederzeit auftreten. Sie lassen sich jedoch weitgehend vermeiden, indem Sie Ihre Ausrüstung im Voraus testen.

Präsenzkonferenzen: eine manchmal knifflige Option

Vor Publikum kommunizieren zu können, ist eine der besten Eigenschaften von Präsenzkonferenzen. So lässt sich die Aufnahmebereitschaft des Publikums leicht einschätzen. Zudem sind die verschiedenen Begegnungen sowie der geführte Austausch reichhaltiger. Sie sind eine gute Ergänzung zu Ihrem Konferenzprogramm.

Teurer

Präsenzkonferenzen sind jedoch sowohl für Organisatoren als auch für Teilnehmende teurer. Zudem ist die Teilnehmerzahl bei dieser Art von Konferenz begrenzt. Online-Konferenzen wiederum gleichen die Schwächen von Präsenzkonferenzen aus. Dennoch bieten Präsenzkonferenzen ein einzigartiges Erlebnis und einen menschlichen Kontakt, der in bestimmten Situationen unverzichtbar bleibt.

Kurz gesagt liegt es an Ihnen, je nach Zielen und Rahmenbedingungen die passende Konferenzform zu wählen. Auch die Option hybrider Konferenzen kann in Betracht gezogen werden, um das Beste aus beiden Welten zu vereinen.

Content ist König

Inhalte sind für jedes Event entscheidend, und das gilt auch für virtuelle Events.

Bei Präsenzveranstaltungen gehören Keynote-Speaker, gemeinsame Mahlzeiten,Produktlaunches und Ausstellungen dazu. Bei einer virtuellen Konferenz gilt:

• Präsentationen werden zu Webinaren

• Speaker-Panels werden zu Live-Streaming-Events

• Networking-Events werden zu Videochats

• Gesponserte Ausstellungselemente werden zu virtuellen Messen. Statt physischer Stände gibt es Sponsorenseiten und -bereiche.

Planen Sie eine virtuelle Konferenz? Achten Sie darauf, dieselben Schlüsselelemente und Erlebnisse einzubauen, die Sie auch bei einem physischen Event eingeplant hätten. Passen Sie diese Elemente einfach an, damit sie besser fürs Web geeignet sind.

Fokus auf Engagement

Eine der grössten Herausforderungen beim Veranstalten von Online-Konferenzen ist es, die Mitglieder bei der Stange zu halten. Bei einer Präsenzveranstaltung sind die Teilnehmenden an einen einzigen Ort gebunden, wodurch sie quasi zur Teilnahme gezwungen sind. Selbst wenn sie nicht aufmerksam zuhören oder sich nicht aktiv beteiligen, interagieren sie schon allein durch ihre Anwesenheit mit dem Event.

Bei virtuellen Events hingegen geht dieses Engagement leicht ganz verloren. Teilnehmende können einfach einen Webbrowser öffnen, sich ins Event einloggen und dann vom Computer weggehen – und damit Ihr Event faktisch „verlassen“. Es liegt an Ihnen, dieses Risiko zu minimieren.

Es ist wichtig, dem Thema Ihres Events etwas Kontext zu geben. Zeigen Sie, wo das Event in das übergeordnete Erlebnis passt, das Sie bieten. Das zeigt den Teilnehmenden den Wert dessen, was angeboten wird. Je mehr Wert sie in Ihrem Event sehen, desto besser das Engagement und desto erfolgreicher wird Ihr Event. Schliesslich haben Sie ja auch Ihre eigene Agenda, von der Sie profitieren möchten, und das gelingt nur, wenn genügend Engagement und Beteiligung vom Publikum vorhanden sind.

Die richtige Web-Conferencing-Anwendung

Es gibt mehrere Web-Conferencing-Tools, mit denen Sie Präsentationen halten, sich online treffen, zusammenarbeiten und Dokumente in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitenden, Kundinnen, Kunden und Lieferanten teilen können.

Um Web-Conferencing-Anwendungen besser zu filtern, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Welche Funktionen benötigen Sie (Video-Austausch, Audio, Dokumentenaustausch? Wenn ja, wie gross sind die Dateien in der Regel? Benötigen Sie Instant Messaging?…)
• Bietet das vorgeschlagene Tool eine kostenlose Testphase an, um zu prüfen, ob das Produkt Ihren Vorstellungen entspricht?
• Wie viele Teilnehmende werden in der Regel an Ihren Webkonferenzen teilnehmen?
• Möchten Sie, dass die Webkonferenzen aufgezeichnet werden?
• Sind die Netzwerkverbindungen Ihrer Mitarbeitenden und Partner mit den möglichen Anforderungen der Anwendung, für die Sie sich interessieren, kompatibel?
• Möchten Sie die Web-Oberfläche nach Belieben anpassen können?
• Welches Budget möchten Sie für die Web-Conferencing-Anwendung einplanen?

Wählen Sie eine Lösung, die eine kostenlose Testphase über einige Tage bietet, damit Sie die Anwendung beurteilen können, bevor Sie sich verpflichten.

Schnelle Tipps

Um Ihre Konferenz-Sessions aufzulockern, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Webinare können vorab aufgezeichnet oder live sein. Sessions können über die Plattform von expertshare wiedergegeben werden, was den Teilnehmenden mehr Flexibilität bietet.

• Speaker-Panels mit Live-Chat-Funktionen. Die Live-Chat-Funktion von expertshare schafft ein Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmenden.

• Gamification- und Social-Learning-Funktionen, um die E-Learning-Erfahrung zu verbessern. Nutzen Sie die Umfragefunktion von expertshare, um Live-Abstimmungen Ihrer Teilnehmenden einzuholen.

• Ausstellerstände und virtuelle Messen sind verfügbar. Mit expertshare können Sie Ausstellungen erstellen und Ihre Teilnehmenden in ein vollständiges virtuelles Erlebnis eintauchen lassen.

Session-Ressourcen wie Transkripte und Lerninhalte sollten zum Download verfügbar sein.

expertshare macht Ressourcen und Downloads für Teilnehmende leicht zugänglich.

Dazu gehören unter anderem:

• Ganztägige Networking-Chats und -Foren sowie kleine Breakout-Sessions

• Virtuelle Meetings zwischen Mitgliedern

Zusammenfassend lässt sich sagen: Online-Konferenzen sind ein vielschichtiger Ansatz für Konferenzen. Sie erfordern aussergewöhnliche Inhalte und eine leistungsfähige Virtual-Events-Plattform. Hervorragende Community-Building-Funktionen sollten verfügbar sein, um die Teilnehmenden bei der Stange zu halten. Lesen Sie unserenArtikel zu Hybrid-Events darüber, wie Sie diese Funktionen am besten mit einem Präsenzevent kombinieren.

Verbände und Fachgesellschaften, die solche Tagungen regelmässig durchführen, finden das passende Setup auf der Eventplattform für Verbände und Vereine.