Virtuelles Networking Tool: Events richtig planen

Networking bietet eine breite Palette an Vorteilen, die es zu berücksichtigen gilt. Zum einen ist es eine aussergewöhnliche Gelegenheit, einer bestimmten Marke oder einem Unternehmen mehr Sichtbarkeit zu verschaffen. Zum anderen ermöglicht es Unternehmen, die Konkurrenz detailliert und gezielt zu beobachten. Zudem verbessert es die Kommunikations- und Fachkompetenzen. Bei dieser Art von Konferenzen haben Unternehmen die Möglichkeit, an sehr dynamischen Debatten und Gesprächen zu Themen teilzunehmen, die für sie von Interesse sind. Sie haben die Gelegenheit, sowohl zu lernen als auch Wissen beizusteuern. Und schliesslich eignen sich diese Arten von Events hervorragend, um neue Lieferanten oder andere Unternehmen kennenzulernen, mit denen man zusammenarbeiten kann. Alles mit dem klaren Ziel, das Kundenerlebnis zu verbessern und die Rentabilität des Geschäfts zu steigern. Dies sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie wissen sollten, wenn Sie ein virtuelles Networking-Event organisieren. Events, bei denen grossartige Geschäftsmöglichkeiten entstehen. Über formelle Events hinaus ist auch ein einfaches Gespräch oder jede Gelegenheit, bei der ein Unternehmen davon ausgeht, dass interessierte Fachpersonen teilnehmen werden, geeignet. Es geht darum, Wissen, Erfahrungen und Meinungen zu einem bestimmten Thema auszutauschen.

Warum virtuelles Networking funktioniert

Wie man ein virtuelles Networking-Event veranstaltet – die Antwort liegt darin, kreative Wege zu finden, um die Gespräche einer persönlichen Networking-Session nachzubilden. Das ist entscheidend, damit Teilnehmende einen Mehrwert aus dieser Gelegenheit und dem Event insgesamt ziehen. Virtuelles Networking funktioniert – es ist nur eine Frage, die richtige Dynamik und Umgebung für Ihre Gäste zu schaffen. Networking ermöglicht es Ihnen, ein Kontaktnetzwerk mit Menschen aufzubauen, die Interessen im Zusammenhang mit Ihrem Geschäft teilen. Bei solchen Events können Sie Geschäftsleute und Unternehmerinnen und Unternehmer treffen, die Ihnen helfen können, Geschäftsmöglichkeiten zu generieren. Die Organisation eines solchen Events ist jedoch nicht so einfach, besonders angesichts der Massnahmen zur sozialen Distanzierung, bei denen Treffen elektronisch stattfinden. Aber nur weil man sich nicht persönlich treffen kann, heisst das nicht, dass man keine Geschäftsbeziehungen aufbauen kann. Lesen Sie auch: 5 kreative Ideen für virtuelle Events für Unternehmen

Wie man eine virtuelle Networking-Session durchführt

Hier sind einige allgemeine Tipps für den Einstieg in die Planung Ihrer virtuellen Networking-Session:

• Sorgen Sie für die technische Qualität, um ein reibungsloses Erlebnis zu bieten, das einem Präsenzevent ähnelt.
• Wählen Sie die Plattform, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Eine Networking-Session kann auf praktisch jeder Plattform funktionieren, wenn die Planung angemessen ist, auch wenn Sie sicherlich von anspruchsvolleren Plattformen profitieren können.
• Senden Sie den Teilnehmenden die Einladung mit klaren Anweisungen zum Zugriff auf die Plattform, den Link und das Passwort. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, ob eine Software oder Anwendung installiert werden muss, und bieten Sie Unterstützung an.
• Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl – manche empfehlen nicht mehr als acht Personen, damit jede und jeder die Chance hat, sich zu beteiligen. Eine virtuelle Networking-Session kann chaotisch werden, daher können Sie mehrere Breakout-Räume mit kleinerer Kapazität einrichten und die Teilnehmenden Räume wählen und wechseln lassen.

Denken Sie neben der Einrichtung allgemeiner Networking-Räume daran, dass sich unterschiedliche Menschen in unterschiedlichen Networking-Umgebungen wohler fühlen können. Je nach Profil Ihrer Teilnehmenden können Sie Räume mit unterschiedlichen Themen oder Dynamiken erstellen. Hier kommt Ihre Kreativität ins Spiel, um zufriedenstellende Networking-Umgebungen und -Erlebnisse für die Teilnehmenden zu schaffen. Versuchen Sie, sich einige Minuten vor der Session einzuloggen, damit Sie – wie bei einem Präsenzevent – diejenigen begrüssen können, die dazustossen. Das ist auch eine Gelegenheit, Zweifel zu klären, die Erwartungen der Teilnehmenden kennenzulernen und Gespräche sowie Vertrauen aufzubauen. Eine Runde kurzer Vorstellungen und sogar einige allgemeine Fragen sind eine Möglichkeit, wie Teilnehmende einander kennenlernen und ins Gespräch kommen. Menschen schätzen es, ihre persönlichen Informationen genauso einfach teilen zu können wie ihre Visitenkarten. Diese Art von Lösung innerhalb der virtuellen Umgebung anzubieten, ist ein grosser Vorteil. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Ausrichtung eines virtuellen Events beachten sollten:

1. Einladung

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Teilnehmenden interagieren können und sich wohlfühlen. Ein Vorteil eines virtuellen Events ist die Möglichkeit, Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt am selben Ort und zur selben Zeit zu versammeln, selbst wenn sie weit voneinander entfernt sind. Die Dauer der Session sollte 90 Minuten nicht überschreiten, da sie sonst langweilig werden kann. Wir empfehlen Ihnen ausserdem, die Treffen in kleinen Gruppen abzuhalten. Diese Events sollten reibungslos ablaufen, ohne Hektik oder Unterbrechungen, daher ist eine maximale Anzahl von 10 Personen überschaubar. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Meeting-Zeit die unterschiedlichen Zeitzonen der Teilnehmenden.

2. Technologie

Neben dem erleichterten Zugang zur Videokonferenz sollten Sie auch Informationen darüber bereitstellen, wie man teilnehmen kann, falls es Personen gibt, die mit der von Ihnen gewählten Plattform nicht vertraut sind. Nutzen Sie idealerweise intuitive und weit verbreitete Anwendungen, damit Sie nicht viel Zeit damit verbringen müssen, die Nutzung von Videotelefonie-Programmen zu erklären. Falls Ihre Gäste mit digitalen Tools weniger vertraut sind, können Sie ein kurzes Video-Tutorial erstellen, das erklärt, wie man sich verbindet und welche Regeln der virtuellen Etikette gelten.

3. Vorbereitung

Schaffen Sie eine familiäre Atmosphäre. Falls sich die Gäste nicht kennen, senden Sie einige Tage vorher eine E-Mail, in der jede Person vorgestellt wird, und teilen Sie Informationen aus ihren beruflichen Netzwerken, wie zum Beispiel LinkedIn. Es ist entscheidend, eine Willkommensnachricht mit den Zielen des Treffens und einer Beschreibung dessen zu senden, was von jeder teilnehmenden Person erwartet wird. Zum Beispiel ein Getränk für einen virtuellen Toast oder vielleicht eine kurze Anekdote aus der Kindheit oder dem Berufsleben. Das ist eine gute Technik, um das Eis zu brechen und organische Verbindungen zu schaffen.

4. Fokus

Der Fokus liegt auf den Gästen, nicht auf Ihnen. Wenn das Treffen auf Sie ausgerichtet ist, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Ihr Event scheitert. Der Fokus sollte auf dem Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit liegen, nicht auf dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie den Teilnehmenden bieten können, in Bezug auf Lernen, Spass und Eigenständigkeit. Die empfohlene Dauer für eine virtuelle Networking-Session liegt bei 60 bis 90 Minuten. Das gibt genug Zeit, damit Menschen sich wohlfühlen und Vertrauen aufbauen können, erlaubt aber auch, aufzuhören, bevor die Leute müde werden. Wenn das Gespräch gut läuft, ist es sinnvoll, einen Plan bereitzuhalten, damit die Teilnehmenden leicht in Kontakt bleiben oder sich später treffen können, ohne den Faden zu verlieren.

5. Chat

Aktivieren Sie die Chat-Funktion, damit die Teilnehmenden miteinander interagieren können. Als Gastgeberin oder Gastgeber ermöglicht Ihnen dieser Kommunikationskanal auch, zu verhindern, dass die gesprächigste Person das Event dominiert. Denken Sie daran, dass sich alle gleichermassen beteiligen sollten. Es kann nötig sein, den Redebeitrag einer teilnehmenden Person zu unterbrechen, um das Interesse zurückzubringen und alle zur Beteiligung zu ermutigen. Es ist ratsam, einige Fragen im Voraus vorzubereiten. Eine weitere Strategie ist es, die Dauer jeder Aktivität oder Frage-Antwort-Runde anzukündigen. So wissen alle Bescheid, wie lange sie sich beteiligen können.

6. Dankbarkeit

Senden Sie nach dem Treffen jeder Person eine personalisierte E-Mail, um sich für die Teilnahme zu bedanken. Mit Zustimmung aller Teilnehmenden können Sie die Kontaktinformationen aller teilen, damit sie auch nach der Session Möglichkeiten erkennen und Kontakt aufnehmen können. Um als gastgebendes Unternehmen einen besseren Eindruck zu hinterlassen, können Sie den Teilnehmenden kleine Geschenke senden. Wählen Sie Alltagsgegenstände als Andenken, die mit der Tätigkeit Ihres Unternehmens zusammenhängen. Sie können Stifte oder Notizbücher mit Ihrer Marke personalisieren. Wenn Sie im Gastronomiebereich tätig sind, können Sie Werbefeuerzeuge verschenken, oder vielleicht einen USB-Stick, wenn Ihr Geschäft mit Technologie zu tun hat. Networking kann sehr effizient sein, wenn Sie wissen, wie Sie es nutzen. Sie müssen nur Ihr Event mit der richtigen Absicht organisieren und dem zentralen Ziel, mehr zu geben als zu erhalten. Die Tatsache, dass Präsenztreffen heute aufgrund der Pandemie eingeschränkt sind, bedeutet nicht, dass Geschäftsbeziehungen auf Eis liegen; die Umstände haben uns lediglich gezwungen, Wege zu finden, diese Beziehungen effektiv in einer virtuellen Umgebung zu initiieren und zu pflegen.

Networking-Sessions können grossartige Erlebnisse bieten

So wie Firmenevents, Konferenzen und Kongresse erfolgreich online abgehalten wurden, ist es auch möglich, Networking-Sessions über das Internet fortzusetzen, besonders da sich die Plattformen, auf denen sie stattfinden, ständig weiterentwickeln, um Erlebnisse zu bieten, die genauso gut sind wie bei einem Präsenzevent. Und dann ist es gar nicht mehr so schwierig herauszufinden, wie man ein virtuelles Networking-Event veranstaltet. Networking-Sessions bleiben wichtig für Menschen, die es gewohnt sind, an Events teilzunehmen, denn jetzt mehr denn je suchen und schätzen sie Gelegenheiten, Menschen zu treffen, Gespräche mit anderen Fachpersonen zu führen, wichtige Kontakte zu knüpfen und Geschäftsmöglichkeiten zu generieren. Wenn Sie also ein virtuelles Event organisieren, wird die Einbindung von Networking-Sessions in das Programm Ihnen helfen, nicht nur selbst Networking zu betreiben, sondern auch mehr Teilnehmende anzuziehen. Bei einem Präsenzevent können Menschen wählen, mit wem sie ein privates Gespräch führen möchten, sei es in einer kleineren Gruppe oder 1:1. Diese Möglichkeit ohne Hindernisse zu bieten – entweder innerhalb derselben Plattform oder mit gezielten Empfehlungen – ist ein Plus, das geschätzt wird. Virtuelle Events sind nicht nur Räume zum Lernen, für Demonstrationen und Verkauf, sie ermöglichen es uns auch, weiterhin Partnerschaften und Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Diese Gelegenheit Ihren Teilnehmenden zu bieten und sie zu einem angenehmen und wertvollen Erlebnis zu machen, wird für den Ruf und die Beziehungen Ihrer eigenen Organisation von grossem Wert sein. Denken Sie daran, die Networking-Möglichkeiten in die Planung einzubeziehen und ihnen ebenso viel Zeit und Aufwand zu widmen wie den Hauptsessions des Events. So veranstaltet man ein virtuelles Networking-Event und macht es profitabel.

Damit die Kontakte auch zwischen den Terminen bestehen bleiben, verbindet expertshare beides in einer Eventplattform mit Networking.