Hybride Veranstaltungen: Software und Funktionen

Hybrid-Event-Software: Welche Funktionen sollten Sie beachten?

Die Eventbranche ist eine Branche, die sich immer wieder neu erfindet. In letzter Zeit wurde die Branche von der Demokratisierung virtueller und hybrider Events überrascht (lesen Sie dazu auch unseren Artikel zu diesem Thema). Als Eventveranstalter mussten auch Sie sich anpassen, um weiterhin auf die Wünsche Ihrer Kunden eingehen zu können. Kein Grund zur Panik! Hybrid-Event-Software hilft Ihnen dabei. Ihre Vorteile sind vielfältig und ermöglichen es Ihnen, sich mühelos auf Veränderungen einzustellen.

Es gibt einige wichtige Funktionen, die Ihre Hybrid-Event-Software mitbringen sollte, wenn Ihr Online-Event erfolgreich sein soll. Diese Funktionen stellen sicher, dass Ihre Teilnehmenden während der Veranstaltung ihrer eigenen Agenda folgen können.

Funktionen, die das Leben eines Eventveranstalters erleichtern

Eine gute Hybrid-Event-Software muss ein Tool sein, das einfach und schnell zu bedienen ist und von allen Teammitgliedern genutzt werden kann, egal ob intern oder extern. Wenn Sie beispielsweise mit einer Agentur zusammenarbeiten, müssen auch die externen Dienstleister mit dem Tool zurechtkommen. Natürlich müssen Funktionen vorhanden sein, die dem Veranstalter das Leben erleichtern.

expertshare bietet zum Beispiel die Möglichkeit, die Produktivität vor und nach dem Event zu steigern. Insbesondere können Sie Ihre Teams verwalten, indem Sie jedem Rollen und Aufgaben zuweisen, was die Steuerung der Strategie vereinfacht. Zahlreiche Parameter stehen zur Verfügung, um die Registrierung der Teilnehmenden, das Check-in am Veranstaltungstag oder das Engagement des Publikums während des Events zu steuern. Alle gesammelten Daten werden sorgfältig aufbewahrt, um sie am Ende des Events auszuwerten.

Die meisten Event-Management-Softwarelösungen haben sich ebenfalls an die weltweite Gesundheitskrise angepasst (und Eventdrive war dabei der Erste!). Manche haben über Plugins oder Patches zusätzliche Funktionen hinzugefügt. Andere, wie Eventdrive, haben Funktionen direkt in ihr Tool integriert. Auf diese Weise hebt sich diese Art von Plattform wirklich ab, indem sie eine All-in-one-Lösung bietet, die perfekt zu virtuellen Events passt. Aber worin bestehen ihre Vorteile?

Unverzichtbare Funktionen von Hybrid-Event-Software

Content-Bereitstellung

Der wichtigste Teil Ihrer Konferenz ist der Inhalt, denn deswegen kommen die Teilnehmenden. Sie möchten Ihr Publikum begeistern, und deshalb sollten Sie eine Plattform wählen, die mehrere Inhaltsquellen unterstützt, egal ob Live-Feed mit Speakern und Ausstellern oder vorproduzierte Videos. Eine gute Plattform erlaubt es Ihnen, jede erdenkliche Art von Inhalt zu nutzen und zu teilen.

Live-Übertragung

Egal ob Ihr Event zu 100 % virtuell stattfindet oder auch eine Präsenzkomponente hat: Ein EMS ermöglicht Live-Streaming. Sie können wählen, ob Sie die PowerPoint-Präsentation streamen, mit der der Vortragende seine Ausführungen untermauert, oder einfach den Vortrag filmen.

Es stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Die erste und einfachste ist, dass der Speaker seine Webcam nutzt und seinen Bildschirm teilt. Wenn Sie etwas mehr Budget haben, können Sie den Speaker auch filmen und während der Übertragung zwischen Videobild und Präsentationsfolien wechseln. Für zusätzlichen Komfort kann auch eine Person den Vortrag halten, während eine andere den Bildschirm teilt.

Um mit Ihrer Markenidentität im Einklang zu bleiben, können Sie die Oberfläche Ihres virtuellen Events anpassen und so ein perfektes Teilnehmererlebnis im Sinne Ihrer Marke gewährleisten. Der eigentliche Zweck Ihres Events ist es schliesslich, Ihre Marke zu präsentieren, oder? Das lässt sich mit einem einfachen Videokonferenz-Tool nicht bewerkstelligen.

Branding

Natürlich darf eine Branding-Funktion nicht fehlen. Sie möchten, dass Ihre Registrierungsseiten oder Ihre Web-App vollständig mit Ihrem eigenen Logo, Ihrem Corporate Design usw. anpassbar sind. So fühlt sich Ihr Publikum sicher aufgehoben und hat nicht das Gefühl, auf Dutzende verschiedene Websites weitergeleitet zu werden.

Multi-Session-Events anbieten

Mit Hybrid-Event-Management-Software ist es möglich, Multi-Session-Events anzubieten, wie bei einer Präsenzveranstaltung. Bei der Registrierung erhält der Teilnehmer Zugang zu einer personalisierten Agenda und kann mehrere Sessions auswählen, die er besuchen möchte.

Diese Art von Funktion gibt es bei klassischer Videokonferenz-Software nicht und kann ein echter Gewinn für Ihr Projekt sein! Sie ermöglicht es Ihnen, grössere Events zu organisieren, mehrere Speaker einzubinden und sogar ein grösseres Publikum zu erreichen, indem Sie unterschiedliche Session-Typen anbieten.

Einen Chat einrichten

Ein wichtiger Punkt bei der Organisation eines virtuellen Events ist es, ein hohes Mass an Engagement aufrechtzuerhalten. Richten Sie während der gesamten Präsentation einen virtuellen Chat ein, um die Remote-Teilnehmenden einzubinden. Sie können Ihren Speaker mit den Remote-Teilnehmenden interagieren lassen, gleichzeitig mit denen vor Ort, als wären alle im selben Raum!

Bei der Organisation eines virtuellen Events sollten wir eines der Schlüsselelemente eines erfolgreichen Events nicht vergessen: ein zufriedenes Publikum. Mit einem Chat geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich in Echtzeit zu äussern und ihre Fragen sofort zu stellen.

Eine Aufzeichnung Ihres Events bereitstellen

Auch wenn die Organisation eines virtuellen Events den Zugang für eine grosse Zahl von Teilnehmenden erleichtert, können manche von ihnen die Live-Übertragung nicht verfolgen. Ihr Event könnte auch so beliebt gewesen sein, dass Ihr Publikum es sich gerne noch einmal ansehen möchte. Das ist mit Event-Management-Software möglich.

Sobald das Event vorbei ist, können Sie es auf Ihrer Event-Website zum erneuten Ansehen bereitstellen. Das kann auch eine Gelegenheit sein, nach dem Event mit einer Zufriedenheitsumfrage Kontakt zu den Teilnehmenden aufzunehmen und ihnen dabei gleichzeitig den Link zur Aufzeichnung mitzuteilen.

Als Veranstalter kann der Zugriff auf das Bildmaterial ausserdem von Vorteil sein und Ihnen zum Beispiel helfen, ein Video mit den besten Momenten zusammenzustellen.

Personalisierte Zeitpläne und Agenden

Ihr Publikum sollte immer wissen, wohin es sich wenden kann. In diesem Zusammenhang sind personalisierte Agenden für Hybrid-Events entscheidend. So kann es beispielsweise nötig sein, dass Ihr Vor-Ort-Publikum an anderen Breakout-Sessions teilnimmt als Ihr virtuelles Online-Publikum.

Ihre Daten absichern

Event-Management-Software nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und bietet maximale Sicherheit. So kann der Zugang zur virtuellen Konferenz beispielsweise durch ein Passwort geschützt werden – ein Zugangscode, den nur die Teilnehmenden des Events besitzen, die einen individuellen Link zum Zugriff erhalten haben!

Manche Event-Management-Software geht sogar noch weiter. Manchmal ist es nötig, vorab eine Genehmigung einzuholen, um Software auf dem eigenen Firmenrechner zu installieren, was nicht immer einfach ist.

Sponsoring und virtuelle Messestände

Es geht nicht nur darum, sich um die Teilnehmenden zu kümmern. Auch Ihre Sponsoren und Aussteller möchten vielleicht mehr als nur einen Stand vor Ort. Was also, wenn sie plötzlich auch einen virtuellen Stand wünschen? Sie sollten deren besondere Wünsche im Voraus kennen. Sonst kann sich die gesamte Organisation des Events schnell zum Albtraum entwickeln.

Teilnehmer-Tracking

Es kann sehr hilfreich sein, die Vorlieben der Teilnehmenden zu kennen und zu wissen, an welchen Sessions sie teilgenommen haben. So finden Sie heraus, was Ihre potenziellen Kunden am meisten schätzen, und können neue Produkte entwickeln, die auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Teilnehmer-Tracking für Hybrid-Events sollte keine Zusatzfunktion sein, für die Sie extra bezahlen müssen. Etwas so Wichtiges sollte bereits in der Grundgebühr enthalten sein. Kombiniert man diese Daten mit der Möglichkeit, bestimmten Teilnehmenden Umfragen oder andere Nachrichten zu senden, verschafft man sich einen entscheidenden Vorteil für die künftigen Marketingmassnahmen.

Analysen und Reporting

Ohne Analysen und Reporting ist es sehr schwierig zu bestimmen, wie erfolgreich Ihr Event war. Daten zum Nutzerverhalten und darauf basierende Auswertungen sind unverzichtbar.

expertshare bietet beispielsweise Tracking für folgende Reporting-Funktionen an:

• App-Nutzer und Adoptionsraten
• App-Nutzer-Engagement (Feed-Beiträge, Stand-Scans, gemachte Notizen, geteilte Kontakte usw.)
• Anzahl der Agenda-Sessions im Workspace
• Geräte und Betriebssysteme, mit denen App-Nutzer auf den Workspace zugreifen
• Workspace-Dokumente und deren Grösse
• Live-Chat und social-media-inspiriertes Networking
• Networking ist oft ein Hauptgrund, weshalb Menschen an Events teilnehmen. Deshalb ist es wichtig, eine Hybrid-Event-Plattform zu finden, die intuitive Live-Chat- und Messaging-Funktionen bietet.

Die meisten Hybrid-Event-Softwareplattformen orientieren sich im Grunde an Social-Media-Seiten, weil diese einfach funktionieren. So erhält jeder Teilnehmer eine eigene persönliche Profilseite. Und dann können sie auch kommentieren, Kontakte hinzufügen, Livestreams oder On-Demand-Inhalte ansehen. All das sind Dinge, an die wir uns bereits gewöhnt haben.

Mit dem richtigen Hybrid-Event-Software-Anbieter zusammenarbeiten

Die Organisation eines Events, ob als Präsenz-, virtuelle oder Hybrid-Veranstaltung, erfordert viel Zeit, Aufwand und Energie. Die Rolle einer Hybrid-Event-Software besteht vor allem darin, Ihnen das Leben zu erleichtern. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Erwartungen zu überprüfen, und Sie werden leicht das EMS finden, das all Ihre Anforderungen erfüllt! Ob Zentralisierung der Daten oder Automatisierung von Aufgaben – Hybrid-Event-Management-Software ermöglicht es Veranstaltern, sehr viel Zeit zu sparen.

Sie benötigen einen Anbieter, der sowohl Ihre Vor-Ort- als auch Ihre virtuellen Anforderungen abdecken kann. Unsere Technologie bei expertshare kann beispielsweise sowohl im Web als auch über eine App genutzt werden. Sie möchten, dass das Erlebnis für Ihr Publikum reibungslos und nahtlos verläuft, egal wo und wie sie teilnehmen. Wenn Sie startklar sind, kontaktieren Sie uns gerne.

Welche Funktionen davon expertshare mitbringt, listet die Webinar Plattform im Funktionsüberblick.