Virtuelle Event-Produktion – der komplette Leitfaden

Woraus besteht virtuelle Event-Produktion und wozu brauchen Sie sie? Die Alternative zu persönlichen Events und Seminaren sind virtuelle Events: Webinare, virtuelle Messen und mehr. Wir von expertshare bieten Ihnen einen kompletten Leitfaden, damit Sie Ihre Events wie ein Profi produzieren und durchführen können und Ihr Unternehmen über das Web weiter in Richtung Wachstum steuert. Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung virtueller Events!In den letzten zwei Jahren war es kaum möglich, viel persönliches, spontanes Networking mit spontanem Ideenaustausch zu geniessen. Dennoch ist es weiterhin möglich, Ihr Geschäft reibungslos am Laufen zu halten, den Kontakt zu Ihren Kundinnen und Kunden zu pflegen und, warum nicht, trotz der COVID-19-Krise sogar neue Leads und potenzielle Kundinnen und Kunden zu gewinnen.Der Wert persönlicher Interaktion wird nie verschwinden, aber es gibt Momente, in denen ein virtuelles Format ein notwendiger Teil Ihres Eventprogramms ist. Angesichts der durch die Coronavirus-Pandemie verursachten sozialen Distanzierung kann virtuelle Event-Produktion – etwa Webinare oder virtuelle Messen – die ideale Alternative sein, um Ihr Geschäft florieren zu lassen.

Warum die Organisation eines virtuellen Events eine Chance für Ihr Unternehmenswachstum ist

Die Organisation eines virtuellen Events ist eine grossartige Gelegenheit, die geografische Reichweite Ihres Marketings auszubauen. Ausserdem können Sie sich mit Ihren Kundinnen und Kunden verbinden und neue Interessierte gewinnen, die sich für Ihr Angebot begeistern könnten, unter anderem. Die Organisation eines virtuellen Events erfordert die gleiche Sorgfalt und Detailgenauigkeit wie ein persönliches Event. Bei beiden Formaten müssen Sie alles daransetzen, das Event wirksam zu bewerben, Ihre Teilnehmenden einzubinden, unvergessliche Momente für die Teilnehmenden zu schaffen und den Erfolg des Events zu belegen.Wenn Sie virtuelle Events nicht als kleine, einmalige Präsentationen, sondern als mehrwertorientierte, engagement-getriebene Erlebnisse betrachten, können Sie ein Event schaffen, das Menschen berührt und über den Bildschirm hinausgeht. Was hält Sie also noch davon ab, Ihre eigenen virtuellen Events zu erstellen?Wir möchten zum digitalen und innovativen Wachstum Ihres Unternehmens beitragen und präsentieren Ihnen daher diesen praktischen Leitfaden für den Einstieg in die virtuelle Event-Produktion. Beginnen wir mit den Grundlagen:

Was ist ein virtuelles Event?

Wahrscheinlich haben Sie bereits an einem Online-Webinar teilgenommen, eine On-Demand-Trainingsstunde verfolgt, an einem Meeting über ein Videokonferenz-Tool teilgenommen oder sogar bequem von zu Hause oder vom Schreibtisch aus an einer Konferenz teilgenommen. All das sind Beispiele für virtuelle Events. Ein virtuelles Event ist eines, bei dem Menschen das Event und seine Inhalte online statt persönlich vor Ort erleben.

Die wichtigsten Arten virtueller Events

Virtuelle Events sind kein Ersatz für persönliche Events, sondern eine neue Form, mit der Sie Ihr gesamtes Programm bereichern können. Hier sind die 4 wichtigsten Arten virtueller Events:

1. Virtuelle Konferenzen

Wie persönliche Konferenzen enthalten virtuelle Konferenzen Keynotes, Breakout-Sessions und mehr. Virtuelle Konferenzen umfassen Inhalte mit mehreren Sessions sowie Tools zur Community-Einbindung. Zwar sind sie in Bezug auf Teilnehmergewinnung und Networking nicht so wirkungsvoll wie ein persönliches Event, doch ermöglichen virtuelle Konferenzen es den Teilnehmenden, Keynotes in Echtzeit zu verfolgen, ihre eigene Agenda aus relevanten Inhalten zusammenzustellen und mit anderen Teilnehmenden zu interagieren.

2. Webinare

Webinare dauern in der Regel zwischen 45 und 90 Minuten und ermöglichen es Teilnehmenden aus aller Welt, sich einzuwählen und zuzuhören, während ein oder mehrere Referenten oder Referentinnen die Inhalte virtuell präsentieren. Unternehmen können für die Teilnahme an Webinaren über kostenpflichtige Online-Dienste Gebühren erheben oder sie kostenlos anbieten. Webinare nutzen in der Regel Videokonferenz-Tools, die Q&A sowie die Möglichkeit bieten, Live- oder vorab aufgezeichnetes Video zu präsentieren, und sie werden nach Abschluss auch on demand angeboten.

3. Interne Hybrid-Events

Dazu zählen Betriebsräte oder Town Halls, Sales-Kickoffs, unternehmensweite Events, Schulungen, Abteilungstreffen und mehr. Für Organisationen, die sich über Länder oder sogar Kontinente erstrecken, werden interne Hybrid-Events genutzt, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen zu vermitteln, wenn nicht alle Mitarbeitenden am selben Ort versammelt sind. Es wäre zwar schön, jeden Mitarbeitenden an den Hauptsitz Ihrer Organisation einzufliegen, doch das wäre unglaublich teuer, und die notwendige Terminplanung würde sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

4. Externe Hybrid-Events

Diese Events richten sich an Personen ausserhalb der Organisation. Es kann sich um Nutzerkonferenzen oder Branchenkonferenzen handeln. Sie erfordern ein höheres Niveau an Videoproduktion, damit virtuelle Teilnehmende eine ähnliche Qualität erhalten wie Teilnehmende vor Ort. Diese Events ermöglichen es Teilnehmenden, die nicht zum Event anreisen können, dennoch teilzunehmen und zu lernen. Möchten Sie mehr über Hybrid-Events erfahren? Lernen Sie auch die Best Practices für Hybrid-Meetings kennen.

Warum ein virtuelles Event organisieren?

Virtuelle Events werden aus denselben Gründen veranstaltet wie persönliche Events: um die Botschaft Ihres Unternehmens zu vermitteln, Leads und Umsatz zu generieren, Adoption voranzutreiben und langfristige Loyalität zu schaffen. Seit Jahren wählen Meeting- und Event-Planer zwischen persönlichen, virtuellen und hybriden Events und sind zu dem Schluss gekommen, dass jede Eventart ihre eigenen Vor- und Nachteile hat.

Hier sind einige Gründe, ein virtuelles Event zu veranstalten:

• Zugänglichkeit: Anders als persönliche Events ermöglichen virtuelle Optionen es Ihnen, einen Raum für Teilnehmende zu schaffen, die nicht persönlich anwesend sein können.
• Budget: Wenn Ihre Organisation Kosten senken und kleinere Events veranstalten muss, können Webinare Ihnen helfen, Geld zu sparen, das Sie dann in ein grösseres Jahresevent investieren können, das eine grosse Anzahl potenzieller Kundinnen und Kunden anzieht. Es hilft auch, eine virtuelle oder hybride Option zu haben, wenn das Reisebudget der Teilnehmenden ein Thema ist.
• Keine andere Option: Ob wegen extremer Wetterbedingungen, Reiseverboten oder höherer Gewalt – manchmal sind Sie gezwungen, Ihr persönliches Event in ein virtuelles umzuwandeln oder ganz abzusagen.

Die Grundlagen der Eventplanung

Eventplanung läuft letztlich auf die Grundlagen hinaus, die mit Blick auf Marketing, Content-Promotion und Kundenbindung erfolgen müssen. Kurz gesagt sind das die Grundlagen und die fundamentalen Prinzipien:

• Virtuelle Events brauchen, genau wie persönliche Events, gutes Marketing. Ohne gezielte und wirksame Promotion leidet die Teilnehmerzahl.
• Content ist King. In einer virtuellen Umgebung ist Ihr Content Ihr Event. Starke Keynotes und ansprechende Sessions, die auf Ihre Teilnehmenden zugeschnitten sind, sind entscheidend.
• Allein muss nicht einsam bedeuten. Halten Sie virtuelle Teilnehmende engagiert. Bieten Sie Optionen an, die für jeden Teilnehmertyp relevant sind, und nutzen Sie Online-Eventguides für virtuelle Events.
• Daten sind der einzige Weg, um den Erfolg des Events zu belegen. Das Messen von Engagement und das Erfassen von Teilnehmerdaten ist der einzige Weg, um den ROI (Return on Investment) des Events zu belegen und die Buyer’s Journey zu aktivieren.

Elemente eines virtuellen Events

Ein virtuelles Event basiert auf Inhalten, Teilnehmer-Engagement und Daten. Zwar benötigen virtuelle Events kein Catering (F&B), doch bestehen sie aus vielen der gleichen Elemente wie jede andere Art von Event. Videoproduktionsqualität und Konnektivität sind wichtig, ebenso die Website, die die Agenda und die Inhalte hostet. Das sind die Elemente, aus denen sich ein virtuelles Event zusammensetzt:

• Event-Website
• Event-Registrierung
• Live-Präsentationsinhalte
• Live-Audio / Einweg-Video (Livestreaming)
• Fragen und Antworten (Q&A)
• Live-Umfragen unter Teilnehmenden
• Notizen machen / Lieblingsfolien
• Aufgezeichnete Inhalte
• Interaktive Videokonferenzen
• Feedback-Umfragen

Technologieplattformen für virtuelle Events

Virtuelle Events sind auf Technologie angewiesen. Ohne Computer und mobile Geräte wäre eine Teilnahme nicht möglich. Doch virtuelle Event-Technologie erfordert mehr als nur Videokonferenz-Tools. Genau wie ein persönliches Event profitieren virtuelle Events von einer vollständigen Event-Technologieplattform, die Ihnen hilft, Ihr Event zu bewerben, durchzuführen und zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Bausteine der Eventtechnologie, die Sie bei der Vorbereitung der virtuellen Event-Produktion nutzen sollten. Event-Website: Ihre Event-Website dient der Promotion. Sie erfüllt denselben Zweck, unabhängig davon, ob das Event virtuell oder persönlich stattfindet. Ihre Event-Website sollte den Mehrwert des virtuellen Events vermitteln, den Zeitplan enthalten, die Referentinnen und Referenten vorstellen, häufig gestellte Fragen und Antworten beinhalten und potenzielle Teilnehmende zur Registrierung führen.Registrierung: Die Registrierung ist Ihr erstes Instrument zur Datenerfassung und ist für Ihr Event entscheidend. Registrierungstools ermöglichen es Teilnehmenden, sich für virtuelle Events anzumelden, Präferenzen und persönliche Daten anzugeben und, falls nötig, Zahlungen zu leisten. Ein robustes Online-Registrierungstool ermöglicht es Teilnehmenden, sich einfach anzumelden, und liefert Organisatoren und Dienstleistern die Informationen, die für die Planung eines gelungenen Events und den Nachweis seines Erfolgs nötig sind.E-Mail: E-Mail-Marketing kann die Nachfrage steigern und die Anmeldezahlen erhöhen, Teilnehmende vor dem Event informiert halten und genutzt werden, um Teilnehmende vor Ihrem virtuellen Event über Feedback-Umfragen einzubinden. E-Mail ist der beste Weg, um mit Teilnehmenden in allen Phasen des Events zu kommunizieren.Online-Eventguide und mobile Event-App: Eines der wichtigsten Elemente der virtuellen Event-Technologie sind der Online-Eventguide und die mobile Event-App, denn sie sind die zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende während der virtuellen Event-Produktion.Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und im Webbrowser und sind der zentrale Informationshub für Teilnehmende. Agenden mit Links zu Sessions bringen Inhalte direkt an die Fingerspitzen der Teilnehmenden. Hier wählen Teilnehmende aus, welche Sessions sie ihrer Agenda hinzufügen möchten, und hier sammeln Planer Daten zur Beliebtheit einzelner Sessions und zur Teilnahmebeteiligung. Diese Tools verbinden zudem Teilnehmende und bieten Messaging-Funktionen, mit denen Teilnehmende virtuell netzwerken und Verbindungen aufbauen können.Event-Feedback: Event-Feedback ist für virtuelle Events entscheidend, da Organisatoren nicht die Möglichkeit haben, die Reaktionen der Teilnehmenden anhand mündlicher Äusserungen oder Kommentare vor Ort einzuschätzen. Nutzen Sie Feedback-Tools, um über Umfragen nach dem Event Rückmeldungen zu sammeln, die zum Nachweis des Eventerfolgs verwendet werden können. Zusätzlich kann Event-Feedback als Instrument dienen, um virtuelle Leads zu qualifizieren und in den Vertrieb zu überführen.Integrationen: Integrationen stellen sicher, dass wichtige Registrierungs- und Teilnehmerdaten zwischen Ihrem Event-Technologiesystem und Ihrer virtuellen Eventplattform ausgetauscht werden. Sie ermöglichen es zudem, diese Daten mit Ihren Marketing-Automation- und CRM-Systemen zu teilen. Nutzen Sie Integrationstools, um Ihre Teilnehmerdaten an einem Ort zu bündeln, damit Sie Interessierte schneller erreichen und wichtige Erkenntnisse zum Event, etwa zur Session-Teilnahme und zum Engagement, analysieren können.

Das sind die entscheidenden Faktoren für die virtuelle Event-Produktion, die Ihr virtuelles Event zum Erfolg machen

Strategie für virtuelle Events: Legen Sie die Ziele und die Strategie für das virtuelle Event fest und stellen Sie sicher, dass die gesamte Organisation darauf ausgerichtet ist. Es gilt zu überlegen, wie das Publikum eingebunden wird, wie Leadgenerierung funktioniert, welche Vorteile erzielt werden sollen, wie das Markenimage aussieht usw. Diese Überlegungen müssen bei der Gestaltung der Inhalte, des Budgets, der einzusetzenden Technologie, des Sponsorings usw. berücksichtigt werden.Zielgruppendefinition: Werfen Sie einen Blick in Ihre Datenbank und prüfen Sie, welche Segmente sich für die Ansätze Ihres Unternehmens interessieren könnten. Dies ist eine grossartige Gelegenheit, neue Zielgruppen aus Branchen oder Berufsfeldern in Betracht zu ziehen, die Ihr Unternehmen bisher noch nicht angesprochen hat.Anleitung zur Teilnahme: Geben Sie Teilnehmenden eine Anleitung dazu, wie sie virtuell am Event teilnehmen können.Links: Fügen Sie der Agenda Links zur Aufzeichnung der Session oder zur Live-Übertragung hinzu.Eine ansprechende Website oder Landingpage ist unerlässlich. Einer der Schlüssel, um Teilnehmende zu überzeugen, ist die Erstellung einer attraktiven Website oder Landingpage.

Suchen Sie Partner, um das Event zu bewerben

Partner, Referentinnen und Referenten sowie andere Event-Botschafter können helfen, die Botschaft zu verbreiten. Erstellen Sie einfachen und individuell anpassbaren Content, damit Botschafter das Event in sozialen Netzwerken und anderen Medien bewerben können.

Geben Sie einen Vorgeschmack auf die Inhalte

Einen Vorgeschmack auf die Inhalte zu geben, ist eine gute Sache. Beiträge in sozialen Netzwerken und anderen Medien, etwa kurze Videos, die zur Teilnahme anregen und Inhalte vorwegnehmen, erhöhen die Anzahl der Anmeldungen.

Liefern Sie den Nachweis für den Erfolg Ihres virtuellen Events

Der Erfolg eines virtuellen Events hängt davon ab, Event- und Unternehmensziele aufeinander abzustimmen, vor dem Event zentrale Erfolgskennzahlen zur Definition des Eventerfolgs festzulegen und nach dem Event die Daten zu analysieren und die Erkenntnisse zu prüfen. Um den Return on Investment (ROI) zu ermitteln, ist eine Kosten-Nutzen-Analyse nötig. Kosten werden als direkte Kosten, indirekte Ausgaben und Opportunitätskosten ausgedrückt. Nutzen bezieht sich auf direkten Umsatz, zugeordneten Umsatz, zugeordnete Vertriebspipeline, Markenwert und Wissensaustausch.Indem Sie die während virtueller Events gesammelten Daten nutzen, um Kosten und Nutzen abzuwägen, können Sie den Erfolg Ihres Events belegen. Formulieren Sie Ihre Erfolgskennzahlen für das Event, bevor es beginnt. Nehmen Sie sich nach dem Event Zeit, um zu verstehen, ob die virtuelle Event-Produktion anhand Ihrer Kennzahlen erfolgreich war, und analysieren Sie, wie Sie sich künftig verbessern können.Jetzt haben Sie die Grundlagen, um mit der Organisation Ihrer virtuellen Events zu beginnen und Ihrem Unternehmen mithilfe technologischer Tools zum lang ersehnten Erfolg zu verhelfen. Trauen Sie sich und gehen Sie an Ihre Grenzen!Wenn Sie mehr über andere Themen erfahren möchten, die Ihrem Unternehmen helfen, sich im digitalen Zeitalter zu positionieren, sowie die besten, zu Ihnen passenden Finanzierungsoptionen und technischen sowie kaufmännischen Support erhalten möchten, um jede Krise zu meistern, nehmen Sie Kontakt mit expertshare auf, den Experten für virtuelle Event-Produktion.