Hybride Event-Software – wichtige Merkmale

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Hybride Event-Software: Auf welche Funktionen sollten Sie achten?

Hybrid Event Software: What features should you look for?

Die Veranstaltungsbranche ist ein Sektor, der es versteht, sich zu erneuern. In letzter Zeit wurde die Branche von der Demokratisierung virtueller und hybrider Veranstaltungen überrascht (lesen Sie unbedingt unseren Artikel zu diesem Thema). Auch Sie als Veranstalter mussten sich anpassen, um die Wünsche Ihrer Kunden wie bisher erfüllen zu können. Kein Grund zur Panik! Hybride Event-Software ist da, um Ihnen zu helfen: Ihre Vorteile sind vielfältig und erlauben es Ihnen, sich mit Leichtigkeit an Veränderungen anzupassen.

Es gibt einige wichtige Funktionen, die Ihre hybride Event-Software haben sollte, wenn Sie wollen, dass Ihre Online-Veranstaltung erfolgreich ist. Diese Funktionen sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer ihre eigene Agenda verfolgen können, wenn sie an der Veranstaltung teilnehmen.

Funktionen, die das Leben eines Event-Organisators vereinfachen

Eine gute hybride Event-Software muss einfach und schnell zu bedienen sein und von allen Teammitgliedern genutzt werden können, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Mitarbeiter handelt. Wenn Sie z. B. eine Agentur zu Hilfe nehmen, müssen auch die externen Anbieter mit dem Tool umgehen können. Natürlich muss es Funktionen bieten, die das Leben des Veranstalters vereinfachen.

Zum Beispiel bietet expertshare an, die Produktivität vor und nach der Veranstaltung zu steigern. Insbesondere können Sie Ihre Teams verwalten, indem Sie jedem Team Rollen und Aufgaben zuweisen, was die Verwaltung der Strategie vereinfacht. Es werden mehrere Parameter angeboten, um die Registrierung der Teilnehmer, den Check-in am Tag oder das Engagement des Publikums während der Veranstaltung zu verwalten. Alle gesammelten Daten werden für die Analyse am Ende der Veranstaltung sorgfältig aufbewahrt.

Die meisten Lösungen im Bereich hybride Event-Software haben sich auch an die Gesundheitskrise angepasst, mit der die Welt derzeit konfrontiert ist (und Event Drive ist die erste!). Einige haben Funktionen durch Plugins oder Patches hinzugefügt. Andere, wie Event Drive, haben Funktionen innerhalb ihres Tools selbst entwickelt. Dadurch hebt sich diese Art von Plattform von anderen ab, da sie eine All-in-One-Lösung bietet, die perfekt zu virtuellen Veranstaltungen passt. Aber was sind ihre Vorteile?

Wesentliche Merkmale der hybriden Event-Software

Vital features of Hybrid Event Software

Bereitstellung von Inhalten

Der wichtigste Teil Ihrer Konferenz sind die Inhalte, denn dafür kommen die Teilnehmer. Sie möchten Ihr Publikum einbinden, und deshalb sollten Sie sich für eine Plattform entscheiden, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Inhaltsquellen zu nutzen, sei es ein Live-Feed mit Rednern und Anbietern oder vorab aufgezeichnete Videos. Eine gute Plattform ermöglicht es Ihnen, jede Art von Inhalt zu verwenden und zu teilen, die Sie sich vorstellen können.

Live-Übertragung

Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung zu 100 % virtuell ist oder auch eine persönliche Komponente hat, ermöglicht EMS das Live-Streaming. Sie können die PowerPoint-Präsentation, mit der der Moderator seine Ausführungen untermauert, streamen oder einfach die Präsentation filmen.

Es stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Die erste und einfachste ist, den Redner seine Webcam benutzen zu lassen und seinen Bildschirm zu teilen. Wenn Sie etwas mehr Geld haben, können Sie den Redner auch filmen und während der Übertragung von Video zu den Präsentationsfolien umschalten. Für zusätzlichen Komfort können Sie auch einen Redner sprechen lassen und eine andere Person für die Bildschirmfreigabe während der Präsentation einsetzen.

Um Ihrem Markenimage gerecht zu werden, können Sie die Benutzeroberfläche Ihrer virtuellen Veranstaltung anpassen und so ein perfektes Teilnehmererlebnis im Einklang mit Ihrem Markenimage gewährleisten. Der eigentliche Zweck Ihrer Veranstaltung ist es, Ihre Marke zu präsentieren, richtig? Das können Sie mit einem einfachen Videokonferenz-Tool nicht erreichen.

Markenbildung

Eine der Funktionen, die natürlich nicht fehlen dürfen, ist eine Branding-Funktion. Sie möchten, dass Ihre Registrierungsseiten oder Ihre Web-App vollständig anpassbar sind, mit Ihrem eigenen Logo, Ihrem eigenen Corporate Design usw. Auf diese Weise fühlt sich Ihr Publikum sicher und hat nicht das Gefühl, auf Dutzende von verschiedenen Websites geleitet zu werden.

Bieten Sie mehrtägige Veranstaltungen an

Die hybride Event-Software macht es möglich, Veranstaltungen mit mehreren Sitzungen anzubieten, wie bei einer persönlichen Veranstaltung. Wenn der Teilnehmer sich anmeldet, kann er auf eine personalisierte Agenda zugreifen und mehrere Sitzungen auswählen, die er besuchen möchte.

Diese Art von Funktionalität ist bei einer klassischen Videokonferenz-Software nicht vorhanden und kann ein echter Bonus für Ihr Projekt sein! Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, größere Veranstaltungen zu organisieren, mehrere Redner hinzuzuziehen und sogar ein größeres Publikum zu erreichen, indem Sie verschiedene Arten von Sitzungen anbieten.

Einen Chat einrichten

Ein wichtiger Punkt bei der Organisation einer virtuellen Veranstaltung ist die Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Engagement. Richten Sie während der Präsentation einen virtuellen Chat ein, um die Teilnehmer aus der Ferne einzubinden. Sie können Ihren Moderator mit den Teilnehmern aus der Ferne zur gleichen Zeit wie mit den Teilnehmern vor Ort interagieren lassen, so als ob sich alle im gleichen Raum befänden!

Bei der Organisation einer virtuellen Veranstaltung sollten wir eines der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Veranstaltung nicht vergessen: ein zufriedenes Publikum. Wenn Sie einen Chat einrichten, können sich die Teilnehmer in Echtzeit äußern und die gewünschten Fragen in Echtzeit stellen.

Übertragen Sie eine Aufzeichnung Ihrer Veranstaltung

Auch wenn die Organisation einer virtuellen Veranstaltung den Zugang für eine große Anzahl von Teilnehmern erleichtert, kann es sein, dass einige von ihnen die Live-Übertragung nicht verfolgen können. Vielleicht war Ihre Veranstaltung aber auch so beliebt, dass Ihr Publikum die Möglichkeit haben möchte, sie noch einmal zu sehen. Hybride Event-Software macht dies möglich.

Sobald die Veranstaltung vorbei ist, können Sie sie auf Ihrer Veranstaltungswebsite zur Wiederholung bereitstellen. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung zu kontaktieren und sie mit einer Zufriedenheitsumfrage um ihr Feedback zu bitten, während Sie ihnen den Link zur Aufzeichnung zur Verfügung stellen.

Und schließlich kann es für Sie als Organisator von Vorteil sein, Zugang zu den Bildern zu haben, um ein Video zu erstellen, in dem beispielsweise nur die besten Momente hervorgehoben werden.

Personalisierte Zeitpläne und Agenden

Ihr Publikum sollte immer wissen, wohin es gehen kann. In dieser Hinsicht sind personalisierte Zeitpläne für hybride Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. So kann es zum Beispiel erforderlich sein, dass Ihr persönliches Publikum an anderen Breakout-Sitzungen teilnimmt als Ihr virtuelles Online-Publikum.

Sichern Sie Ihre Daten

Hybride Event-Software nimmt sich den Schutz Ihrer Daten zu Herzen und bietet maximale Sicherheit. So kann beispielsweise der Zugang zur virtuellen Konferenz durch ein Passwort geschützt werden. Ein Zugangscode, den nur die Teilnehmer der Veranstaltung besitzen, die einen eindeutigen Link für den Zugang erhalten haben!

Oft geht hybride Event-Software sogar noch einen Schritt weiter. Manchmal ist es notwendig, eine vorherige Genehmigung einzuholen, um eine Software auf dem eigenen beruflichen Computer zu installieren, was nicht unbedingt offensichtlich ist.

Sponsoring und virtuelle Stände

Es sind nicht nur die Teilnehmer, die Sie bedienen müssen. Auch Ihre Sponsoren und Aussteller möchten vielleicht mehr als nur einen persönlichen Stand. Was ist, wenn sie plötzlich auch einen virtuellen Stand haben möchten? Sie müssen sich im Voraus vergewissern, dass Sie ihre speziellen Wünsche kennen. Andernfalls könnte sich die gesamte Organisation der Veranstaltung in einen Albtraum verwandeln.

Tracking der Teilnehmer

Es kann sehr hilfreich sein, die Vorlieben der Teilnehmer zu kennen und zu wissen, an welchen Sitzungen sie teilgenommen haben. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was Ihren potenziellen Kunden am besten gefällt, und Sie können neue Produkte entwickeln, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Das Tracking von Teilnehmern bei hybriden Veranstaltungen sollte keine zusätzliche Funktion sein, die Sie extra kostet. Etwas so Wichtiges sollte bereits in der Grundgebühr enthalten sein. Wenn Sie diese Daten mit der Option kombinieren, bestimmten Teilnehmern Umfragen oder andere Arten von Nachrichten zu senden, haben Sie einen unfairen Vorteil im Hinblick auf Ihre kommenden Marketingbemühungen.

Analytik und Berichtswesen

Ohne Analyse- und Berichtsfunktionen ist es sehr schwer festzustellen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung war. Nutzer-Tracking-Daten und darauf basierende Berichte sind unerlässlich.

expertshare zum Beispiel bietet Tracking für die folgenden Reporting-Funktionen:

  • App-Nutzer und Adoptionsraten
  • Engagement der App-Nutzer (Feed-Posts, Standscans, Notizen, geteilte Kontakte usw.)
  • Anzahl der Sitzungen der Arbeitsbereich-Agenda
  • Geräte und Betriebssysteme der App-Nutzer, die für den Zugriff auf den Arbeitsbereich verwendet wurden
  • Dokumente im Arbeitsbereich und deren Größe
  • Live-Chat und Social Media-inspiriertes Networking

Daher ist es wichtig, eine hybride Event-Software zu finden, die intuitive Live-Chat- und Messaging-Funktionen bietet.

Die meisten hybriden Veranstaltungssoftware-Plattformen kopieren im Grunde Social-Media-Websites, weil sie einfach funktionieren. So erhält in diesem Fall jeder Teilnehmer seine eigene persönliche Profilseite. Und dann können sie auch kommentieren, Freunde hinzufügen, Live-Streams oder On-Demand-Inhalte ansehen. Das sind alles Dinge, an die wir uns gewöhnt haben.

Arbeiten Sie mit dem richtigen Anbieter von hybrider Veranstaltungssoftware

Die Organisation einer Veranstaltung, egal ob es sich um eine persönliche, virtuelle oder hybride Veranstaltung handelt, erfordert eine Menge Zeit, Mühe und Energie. Die Rolle einer hybriden Veranstaltungssoftware besteht vor allem darin, Ihr Leben zu vereinfachen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Erwartungen zu überprüfen, und Sie werden leicht das EMS finden, das alle Ihre Bedürfnisse erfüllt! Ob es um die Zentralisierung von Daten oder die Automatisierung von Aufgaben geht, mit einer hybriden Event-Software können Organisatoren viel Zeit sparen.

Sie brauchen einen Anbieter, der sowohl Ihre persönlichen als auch Ihre virtuellen Anforderungen erfüllen kann. Unsere Technologie bei expertshare zum Beispiel kann sowohl im Web als auch über eine App genutzt werden. Sie möchten, dass Ihr Publikum eine reibungslose und nahtlose Erfahrung macht. Egal, wo und wie sie teilnehmen: Wenn Sie bereit sind, loszulegen, können Sie uns gerne kontaktieren.

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