In den letzten Monaten waren wir gezwungen, eine Vielzahl von Entscheidungen in letzter Minute zu treffen, darunter viele Unternehmen, die anstehende Veranstaltungen absagen oder auf virtuelle Plattformen verlegen mussten. Das klingt zwar sehr kompliziert, aber wenn Sie erst einmal wissen, wie Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten können, wird es nicht mehr so schwierig sein.
Es stimmt, dass jede Veranstaltung anders ist, manche haben nur wenige Teilnehmer, es können interne oder externe Veranstaltungen sein, die aber nur einen lokalen Rahmen haben. Es gibt Veranstaltungen, die aus einfachen Konferenzen bestehen, während andere sogar mehrere Tage dauern und Ausstellungen, Workshops und interaktive Aktivitäten beinhalten. Einige dienen einfach dazu, Teams über die Entfernung hinweg zusammenzuhalten oder weiterzubilden, während andere dazu dienen, Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen. In jedem Fall gibt es ähnliche Aspekte bei der Planung jeder Veranstaltung.
Wie man eine virtuelle Konferenz in kurzer Zeit organisiert
Es mag sehr kompliziert erscheinen, eine virtuelle Konferenz mit wenig Vorbereitungszeit zu veranstalten, aber wenn Sie eine Veranstaltung von Angesicht zu Angesicht durchführen können, dann können Sie auch eine virtuelle Konferenz abhalten. Hier sind einige grundlegende Punkte, die Ihnen als Leitfaden für die Planung Ihrer Veranstaltung dienen werden.
Definieren Sie den Zweck
Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was Sie mit Ihren Konferenzen erreichen wollen:
Interne Veranstaltung: Arbeitsteams zusammenbringen, sie motivieren oder belohnen.
Öffentliche Veranstaltung: Potenzielle Kunden anlocken, Netzwerke aufbauen oder den Bekanntheitsgrad der Marke steigern. Jedes Ziel, das Sie verfolgen, ist zulässig, solange Sie sich darüber im Klaren sind und wissen, wie die Konferenz Ihnen helfen wird, dieses Ziel zu erreichen.
Bestimmen Sie die Reichweite
Mit einer virtuellen Veranstaltung können Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltung auf Menschen in der ganzen Welt ausweiten. Je nach Zweck ist es daher wichtig, dass Sie die Merkmale des Publikums, das Sie erreichen wollen, definieren, von seinem Profil bis zu seinem Standort.
Definieren Sie Ziele
Damit Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen können, müssen Sie Ziele definieren. Wir werden uns nun eingehender mit der Definition von Zielen und ihrer Messung befassen. Legen Sie auch fest, ob es sich um eine offene und kostenlose Veranstaltung handelt oder ob sie kostenpflichtig ist. Auf diese Weise können Sie auch Ziele in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer oder Leads festlegen, die für eine positive Kapitalrendite erforderlich sind.
Wählen Sie die Plattform und das Team
In dieser Phase sollten Sie auch die Plattform auswählen, über die Sie die Veranstaltung übertragen wollen. Obwohl die Plattformen einander sehr ähnlich sind, haben einige unterschiedliche Eigenschaften, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Ausrüstung, die Sie verwenden werden: Haben Sie bereits eine Audio- und Videoausrüstung, wollen Sie eine neue kaufen, sie erneuern oder ein Unternehmen damit beauftragen?
Schaffen Sie eine reibungslose und effiziente Struktur
Wie bei persönlichen Treffen sind auch bei Online-Konferenzen klar definierte Richtlinien und ein Skript erforderlich, das eine begrenzte Struktur aufweist, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Teilnehmer abgestimmt ist. Daher ist es wichtig, die Veranstaltung auf der Grundlage einer Reihe von Präsentationen, Seminaren, Aktivitäten und natürlich mit einem Raum für die Beantwortung von Fragen und Zweifeln zu gestalten.
In diesem Sinne ist es interessant, virtuelle Charaktere (Avatare) einzusetzen. Sie sind in der Lage, die physische Erscheinung der Webkonferenzsprecher nachzuahmen, Gespräche zu führen und über Voice over IP auf natürliche Weise zu sprechen. Sie können sogar ihre Emotionen durch Animationen ausdrücken (z. B. Applaus oder Begrüßung). Wie richtet man eine virtuelle Konferenz aus? Diese Frage lässt sich leicht beantworten, wenn Sie den ganzen Artikel gelesen haben, also lesen Sie bitte weiter.
Wählen Sie den Ort und das Datum der Veranstaltung
Auch wenn eine virtuelle Veranstaltung in Ihrem Büro und im Büro der einzelnen Redner abgehalten werden kann, kann ein Ort, der der persönlichen Erfahrung ähnelt oder sie sogar übertrifft, die virtuelle Erfahrung erheblich aufwerten.
Dieser Ort wäre nur für die Aufzeichnungen oder Live-Übertragungen mit dem Gastgeber, dem Redner und dem Personal vorgesehen. Eine gute Idee, um in diesem Punkt Zeit zu sparen, ist die Beauftragung einer audiovisuellen Produktionsfirma, die nicht nur über die nötige Ausrüstung, sondern auch über ein Studio verfügt, das Ihren Bedürfnissen entspricht.
Erstellen Sie einen Content-Plan
Das wichtigste Element, um Teilnehmer für eine virtuelle Veranstaltung zu gewinnen, ist der Inhalt, daher sollten Sie diesem Punkt besondere Aufmerksamkeit widmen. Der Inhalt ist dafür verantwortlich, Interessenten anzulocken, Anmeldungen zu generieren, das Engagement zu fördern und Vernetzungsmöglichkeiten zu schaffen.
So verlockend es auch sein mag, eine Vielzahl von Themen aufzunehmen, sollten Sie sich auf Qualität statt Quantität konzentrieren. Achten Sie darauf, dass es sich nicht nur um Experten oder anerkannte Persönlichkeiten handelt, sondern dass sie ihre Vorträge auch dynamisch und interaktiv gestalten und sich gut an das virtuelle Format anpassen.
Es ist auch äußerst wichtig, einen Moderator zu wählen, der dynamisch ist, der die Aufmerksamkeit der Zuhörer fesselt und ihr Interesse aufrecht erhält. Außerdem muss er mit unvorhergesehenen Ereignissen umgehen können, die von technischen Störungen bis hin zu unangemessenem Verhalten während der Veranstaltung reichen können.
Gestaltung von Inhalten auf Abruf
Einer der Erfolgsfaktoren von Online-Konferenzen ist die Verfügbarkeit ihrer Inhalte. Diese Möglichkeit bereichert das Erlebnis und erhöht das Interesse an der Teilnahme. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Teilnehmern eine Vielzahl von Möglichkeiten zu bieten, sich über die ausgestellten Produkte und Dienstleistungen zu informieren, z. B. durch Fotos und Videos, Demos, E-Books und alle Arten von digitalem Material, das sie jederzeit herunterladen und einsehen können.
Berücksichtigen Sie Unterhaltungsoptionen
Auch wenn der Inhalt der Veranstaltung im Vordergrund steht, sind interaktive oder unterhaltsame Veranstaltungen ein Pluspunkt, den die Teilnehmer zweifellos genießen werden, vor allem wenn es sich um eine lange Veranstaltung handelt.
Eine Musik-, Zauber- oder Comedy-Show kann ein perfekter Abschluss Ihres virtuellen Events sein.
Erstellen Sie ein Budget für Ihre virtuelle Konferenz
Auch wenn virtuelle Veranstaltungen eine geringere Investition erfordern, ist es wichtig, dass Sie sich über die Kategorien und Beträge der einzelnen Ausgaben im Klaren sind. Dabei geht es vor allem um die Plattformen und die Ausrüstung für die Übertragung, den Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden soll, und die Redner, falls Sie sie engagieren wollen.
Sponsoring planen und einwerben
Die Tatsache, dass es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, bedeutet nicht, dass es keinen Platz für Sponsoren gibt. Besonders wenn Sie eine große Veranstaltung planen, kann dies ein Vorteil für Sponsoren sein. Planen Sie, wie Sie sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung präsentieren können, werden Sie kreativ und stellen Sie einige Vorschläge zusammen, die Sie an die möglichen Event-Sponsoren schicken.
Bewerben Sie die Veranstaltung
Beginnen Sie mit der Erstellung einer Landing Page mit den Veranstaltungsinformationen. Es ist auch ratsam, sie auf der Homepage Ihrer Website und in den sozialen Netzwerken einzubinden, um ihr mehr Sichtbarkeit zu verleihen. Dazu gehört auch die Vorbereitung der Plattform für die Registrierung und den Ticketkauf, falls Ihre Veranstaltung diese Funktionen benötigt.
Je nach Umfang der Veranstaltung sollten Sie einen entsprechenden Werbeplan ausarbeiten. In diesem Artikel finden Sie einige Ideen für die Werbung für Ihre Veranstaltung. Wenn es sich um eine interne Veranstaltung handelt, kann es ausreichen, elektronische Einladungen mit allen Einzelheiten der Veranstaltung an die Mitarbeiter zu senden.
Bereiten Sie die Teilnehmer auf die virtuelle Konferenz vor
Wenn eine Anmeldung erforderlich ist, senden Sie alle Veranstaltungsdetails zusammen mit der Bestätigung. Denken Sie auch daran, nachzufragen und zu erklären, wie die Veranstaltung abläuft, was die Plattform ist, ob sie installiert werden muss, wie man an den Sitzungen teilnimmt, usw. Bieten Sie auch Unterstützung an, falls die Teilnehmer Fragen oder technische Probleme haben.
Führen Sie vor der Veranstaltung Tests durch
Wie veranstaltet man eine virtuelle Konferenz? Es ist nicht überflüssig, darauf hinzuweisen, dass es auch bei Zeitmangel notwendig ist, die Geräte und Plattformen im Voraus zu testen, falls Anpassungen erforderlich sind. Die erfolgreiche Durchführung der Veranstaltungsvorbereitung ist keine Garantie für einen perfekten Ablauf, verbessert aber die Möglichkeiten erheblich. Vergessen Sie nicht, sich auf unvorhergesehene Ereignisse vorzubereiten, über Protokolle, Backup-Pläne und ein Support-Team zu verfügen, das Ihnen schnell und effektiv helfen kann.
Das Wichtigste ist, dass die Veranstaltung für alle Teilnehmer zu einem unvergesslichen Erlebnis wird und Ihre Ziele erreicht werden.
Definieren Sie eine Nachbereitungsstrategie
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, mit den potenziellen Kunden, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, in Kontakt zu bleiben. Um Konversionen zu gewährleisten, kann eine E-Mail an die potenziellen Kunden geschickt werden, in der sie nach ihren Eindrücken von der Veranstaltung gefragt oder zur Teilnahme an einer Umfrage eingeladen werden. Diese Maßnahmen tragen nicht nur zur Kundengewinnung und -bindung bei, sondern sind auch wichtig, um herauszufinden, welche Aspekte der Teilnahme effektiv waren und welche nicht, um künftige Maßnahmen zu verbessern. Wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten, gibt es viele Dinge, an die Sie denken müssen.
Inhalte teilen und Verbindungen schaffen
Online-Konferenzen werden aufgezeichnet, so dass sie zu Informationsquellen werden, die sehr leicht ausgetauscht werden können. In diesem Sinne ist es wichtig, eine gute Plattform für den Austausch von Inhalten zu haben, damit die Verbreitung der Veranstaltung exponentiell zunimmt, und noch mehr, wenn wir die große Macht der sozialen Netzwerke nutzen.
Die Vorteile und Möglichkeiten einer virtuellen Konferenz machen sie zum ultimativen Instrument für die Unternehmenskommunikation, zu jeder Zeit und in jedem Szenario. Aber gerade jetzt ist ihr Wert am höchsten, denn wir leben in einer unsicheren Gegenwart, in der persönliche Veranstaltungen nicht mehr möglich sind und Unternehmen ihre Bemühungen darauf konzentrieren müssen, ihre Dienstleistungen mehr denn je aus der Ferne anzubieten. Sie können alle diese Tipps nutzen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten sollen.
Sollte sich die Umsetzung für Sie als zu schwierig erweisen, so nehmen Sie am besten einfach Kontakt zu uns auf, so dass wir uns um die Organisations Ihres virtuellen Events kümmern können.
