Eine virtuelle Veranstaltung planen – das ist ein strategisches Mapping, das die Vorproduktion, die Kommunikation und die Nachbereitung der Veranstaltung umfasst, da eine Online-Veranstaltung erstaunliche Ergebnisse erzielen kann. Doch wer glaubt, dass die Planung eines virtuellen Erlebnisses viel einfacher ist als eine persönliche Veranstaltung, der irrt. In der Online-Umgebung sind die Herausforderungen anders. Die Beachtung von Investitionen, Technologie und vor allem der erwartete Ertrag der Veranstaltung sind wesentliche Faktoren für den Erfolg dieser Art von Projekten.
Da das gesamte Erlebnis virtuell ist, müssen die Investitionen und die Sorgfalt im Umgang mit der Technologie noch größer sein. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit bei der Organisation einer Online-Veranstaltung wirklich optimieren wollen, ist eine gut durchdachte Planung unerlässlich, da sie alle Erfordernisse der Veranstaltung auf strukturierte Weise berücksichtigt. Kommen wir nun zu den Schritten?
Die 3 Schritte, die ein Eventplaner für virtuelle Veranstaltungen beachten muss
Bei so vielen Aufgaben, die die Produktion einer Veranstaltung erfordert, wird die Organisation zu einem entscheidenden Faktor für gute Ergebnisse. Für viele Dinge gibt es kein Rezept, aber für eine gute virtuelle Eventproduktion gibt es eines, und das heißt strategische Eventplanung.
Wir unterteilen die Phasen in Vor-Event, Produktion und Kommunikation und Post-Event. Es ist erwähnenswert, dass diese Phasen nicht linear ablaufen, sondern dass es immer Raum gibt, die Planung zu überdenken, selbst wenn man sich in der Produktionsphase befindet.
Bei Serienveranstaltungen können beispielsweise die nach einer ersten Live-Veranstaltung gesammelten Daten die Planung und Produktion der folgenden Ausgaben verändern. Jeder professionelle Eventplaner hat seine eigene Art, eine virtuelle Veranstaltung zu planen, und wir haben hier die wichtigsten Schritte für die Durchführung eines erfolgreichen Online-Events getrennt.
1. Vor-Produktion: Virtuelle Veranstaltung planen – der Anfang
Der Ausgangspunkt der Planung virtueller Veranstaltungen ist die Definition des Zwecks der Veranstaltung, der Zielgruppe und der Botschaft, die Sie den Teilnehmern vermitteln möchten. Zur Unterstützung dieser Aufgabe können Sie die Methode des Goldenen Kreises verwenden, die Sie anleitet, die Identität eines Inhalts zunächst über das „Warum“, dann über das „Wie“ und schließlich über das „Was“ zu definieren.
Eine virtuelle Veranstaltung planen heißt auch, ein Briefing über die Veranstaltung zu formulieren, um Sie durch alle Aufgaben zu führen und eine durchgängige Ausrichtung sicherzustellen. In diesem Schritt sollten Sie Folgendes angeben:
- Zielpublikum;
- Größe und Art der Veranstaltung
- Veranstaltungsformat: online oder hybrid;
- Tag, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung;
- Auswahl der Referenten;
- Definition des Teams, Rollen, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten;
- Überblick über die für die Durchführung der Veranstaltung erforderliche Logistik;
- Detaillierte Angaben zu den technischen Anforderungen.
Jede Art von Veranstaltung hat ihre eigenen Besonderheiten, aber diese Aufgaben sind allen gemeinsam.
Wenn es sich um eine gemischte Veranstaltung handelt, muss in dieser Phase ein komfortabler Ort für die Teilnehmer des persönlichen Teils ausgewählt und vertraglich vereinbart werden. Auch andere Details wie Essen, Transport, Empfang und Unterkunft müssen geregelt werden.
Erstellen Sie einen detaillierten umgekehrten Zeitplan und aktualisieren Sie ihn täglich.
Der umgekehrte Zeitplan ist eine Strategie zur Organisation der Aufgaben, die immer vom Tag der Veranstaltung ausgeht und die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigte Zeit herunterzählt. Auf diese Weise können Sie die Aufgaben organisieren und sicherstellen, dass am Tag der Veranstaltung alles gut läuft.
Ihr Zeitplan sollte auch alle Besprechungen enthalten, die mit Sponsoren, Lieferanten oder internen Mitarbeitern stattfinden. Es ist wichtig, dass jede Sitzung ein klar definiertes Ziel hat, kurz ist und protokolliert wird, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Ziehen Sie in Erwägung, tägliche Besprechungen mit dem operativen Team abzuhalten, vor allem in den Tagen vor der geplanten Veranstaltung. Und vergessen Sie nicht, die Proben zu planen!
Budget
Die Budgetplanung ist ein heikler Punkt, aber mit Organisation ist es möglich, die verfügbaren Mittel gut zu verteilen. Um durchsetzungsfähig zu sein, sollten Sie die Bedürfnisse auf die Sie nicht verzichten können hervorheben, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen. Infrastruktur und Marketing stehen ganz oben auf der Prioritätenliste, denken Sie also an diese Anforderungen, die in der Regel die größten Investitionen erfordern.
Führen Sie immer eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, denn einige Entscheidungen können Ihre Ressourcen optimieren. Zum Beispiel: verschiedene Tools für Video, E-Mail, Hootsuite und Content Hub anmieten oder in eine Plattform investieren, die diese und andere Dienste in einer einzigen virtuellen Veranstaltungsplattform zusammenfasst, wie wir sie hier bei expertshare anbieten?
Nicht immer ist es die beste Wahl, an einigen Aspekten zu sparen, denn integrierte Lösungen neigen dazu, die Zeit zu optimieren und das Management zu erleichtern. Denken Sie auch über Maßnahmen zur Gewinnung von Sponsoren nach, da diese und andere Unterstützer den Wert der Veranstaltung steigern können, ohne das bereits vorhandene Budget zu belasten. Auch der Verkauf von Eintrittskarten ist eine wertvolle Einnahmequelle, wenn sie zum Angebot der Veranstaltung passen.
Wenn Sie bei der strategischen Planung alles auflisten und detaillieren, erhalten Sie einen umfassenden Überblick, der für eine durchsetzungsfähige Entscheidungsfindung von grundlegender Bedeutung ist.
Der Tag der Veranstaltung
Am Tag der Veranstaltung muss die Aufmerksamkeit für Details verdoppelt werden. Mit anderen Worten: Sie müssen alles testen, versuchen, das Unerwartete vorherzusehen und alle Probleme zu lösen. Das Hauptaugenmerk liegt darauf, sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Bei Online-Veranstaltungen sind die technische Infrastruktur und die Art und Weise, wie die Veranstaltung durchgeführt wird, von entscheidender Bedeutung, da die Teilnehmer leichter abwandern, wenn sie das Interesse verlieren oder technische Probleme auftreten.
Prüfen Sie also im Voraus:
- die Qualität der Internetverbindung Ihrer Redner;
- die Audio- und Videoaufzeichnung unter Berücksichtigung von Mikrofon, Kamera, Kulisse und möglichen Geräuschen
- die Zugänge zu den Übertragungsplattformen;
- wer den Chat moderieren wird.
Darüber hinaus ist es, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen, wichtig, dass Sie bei unvorhergesehenen Ereignissen sofort Unterstützung erhalten.
2. Produktion und Kommunikation der Veranstaltung: Laden Sie Ihr Publikum ein!
Dies ist die Phase, in der die eigentliche Produktion der Veranstaltung stattfindet. Denken Sie daran, dass die Redner bestätigt sind und die wichtigsten Entscheidungen bereits getroffen wurden. Es ist nun an der Zeit, die technischen Details zu organisieren und den Marketingplan zu strukturieren.
Je nach dem Profil des Publikums und der zu vermittelnden Botschaft sollten Sie in Maßnahmen investieren, um Personen einzuladen, die sich für Ihre Inhalte interessieren. Es gibt eine Reihe von digitalen Marketingstrategien, die Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg machen werden
Einige von ihnen sind:
- Postings in sozialen Netzwerken;
- Schalten von Anzeigen;
- Erstellung eines eigenen Hootsuite-Profils;
- Gezieltes E-Mail-Marketing an die Teilnehmer.
Bei der Auswahl der Inhalte sollten Sie sich darauf konzentrieren, eine Botschaft zu vermitteln, die einen wahrgenommenen Wert hat, denn Sie müssen Begehrlichkeiten wecken und so die Teilnahme der Menschen anregen.
In diesem Moment müssen Sie festlegen, wie die Strategien zur Einbindung und Interaktion mit dem Publikum aussehen sollen. Es lohnt sich, auf dynamische, interaktive und kollaborative Inhalte zu setzen. Es ist sehr wichtig, dass sich die Teilnehmer durch ein gemeinsames Interesse miteinander verbunden fühlen.
3. Nach der Veranstaltung: Zeit für die Datenanalyse
Die Veranstaltung ist vorbei… Die Arbeit ist getan, richtig? Negativ! Es gibt noch einige sehr wichtige Aktivitäten, die, sobald sie erledigt sind, zeigen werden, ob die Veranstaltung gut war oder nicht.
Während der Veranstaltung werden viele Daten erzeugt, die die Grundlage für die Analyse der Leistung der Attraktionen und des Inhalts bilden. Am Ende der Veranstaltung beginnt die Analyse der Indikatoren mit dem Ziel, die Ergebnisse wie ROI oder ROO zu bewerten.
Es gibt jedoch noch weitere Kennzahlen, die für künftige Aktionen hilfreich sein können:
- Anzahl der Teilnehmer;
- Wie war das Verhalten des Publikums: Hat es sich auf die vorgeschlagenen Aktivitäten eingelassen? Gab es eine Interaktion in Echtzeit?
- Waren der Tag, die Uhrzeit und die Dauer der Veranstaltungen angemessen?
- Wurden die Inhalte und die Form der Kommunikation von der Öffentlichkeit gut angenommen?
- Wie lange und auf welchen Seiten haben die Teilnehmer gestöbert?
- War das für die Veranstaltung gewählte Format ideal für die Nische des Unternehmens?
Es gibt weitere Analysen, auch qualitativer Art, mit Analysen des Verhaltens des Publikums mit den Inhalten und der Wahrnehmung in den sozialen Netzwerken.
Andere Punkte, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen
Branding
Wenn wir von Branding oder Markenmanagement sprechen, geht es nicht nur um eine visuelle Identität, die auf Ihr Konzept abgestimmt ist, sondern auch um die damit verbundenen Ideen. Mit anderen Worten: eine Reihe von Elementen, die die Persönlichkeit Ihrer Veranstaltung vermitteln.
Dies ist der Moment, in dem Sie eine direkte Beziehung zu Ihrem Publikum herstellen und ihm eine Erfahrung mit Ihrer Marke bieten. Und dieses Erlebnis muss einprägsam sein!
Wendet man die 4 Vektoren der Markenbildung auf die Planung virtueller Veranstaltungen und Events an, so kann man sie wie folgt beschreiben:
Produkt
Ihr Produkt ist Ihre Veranstaltung und das, was Sie mit ihr erreichen wollen: Vorträge, Debatten, internationale Attraktionen, Markttrends, Geschäftsmöglichkeiten, Networking, Innovation.
Jedes Ergebnis, das durch Aktionen und Aktivitäten erzeugt wird, kann als ein Produkt betrachtet werden, das aus Ihrer Veranstaltung hervorgeht.
Umgebung
Welches ist der beste Ort für Ihre Veranstaltung? Wählen Sie eine Stadt und einen Ort aus, der für die Teilnehmer attraktiv ist und der den Zielen Ihrer Veranstaltung gerecht wird. Wenn es sich zum Beispiel um einen internationalen Kongress handelt, hat eine touristische und leicht zugängliche Stadt große Chancen, ein größeres Publikum anzuziehen.
Andererseits kann eine Verkaufstagung, die in der Regel eine Anwesenheitspflicht hat und dichte Inhalte bietet, motivierender sein, wenn sie in einem Hotel oder Resort stattfindet. Wenn Sie also das Produkt und das Publikum gut definiert haben, müssen Sie bei der Planung der Veranstaltung eine gute Wahl der Umgebung treffen.
Neben dem Veranstaltungsort muss auch die Struktur selbst die Werte der Veranstaltung widerspiegeln. Das Dekor, die Beleuchtung und sogar die Art der angebotenen Speisen machen diese Umgebung aus.
Kommunikation
Ein grundlegender Punkt, damit die Leute von Ihrer Veranstaltung wissen und sie auch besuchen wollen, ist eine gute Kommunikation. Die Öffentlichkeit muss wissen, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht und warum es sich lohnt, sie zu besuchen.
Dies beginnt mit der richtigen Wahl der visuellen Identität: Farben, Schriftarten, Texturen, Symbole und Bilder müssen die Werte der Veranstaltung und der beteiligten Marke(n) widerspiegeln. Und diese Identität muss in allen Materialien und Kontaktpunkten mit der Öffentlichkeit kohärent sein: Website, Einladungen, Werbematerial, Uniformen, soziale Netzwerke, E-Mails und Bewerbungen.
Ebenso wichtig wie die visuelle Identität ist die Definition der Persona, die Ihnen hilft, eine Sprache, einen Tonfall, die besten Begriffe, Inhalte und Kanäle für die Kommunikation mit Ihrem Publikum festzulegen.
Dies ist ein wichtiger Punkt, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen.
Verhalten
Ist Ihr Personal darauf eingestellt, wie es mit Ihrem Publikum umgeht? Das Mindeste, was erwartet wird, sind Effizienz und Wohlwollen, aber welche anderen Verhaltensweisen bringen Ihr Publikum näher an Ihre Marke heran und machen das Erlebnis noch einmal unvergesslich?
Strategie
Mit klaren Zielen, dem Verständnis des Publikums und einer konzeptionellen Markenführung ist es an der Zeit, zur Strategie überzugehen, die in der Praxis Ihr Aktionsplan ist.
Und hier ist Kohärenz das Gebot der Stunde. Ihre Entscheidungen müssen mit allem, was zuvor ermittelt und definiert wurde, in Einklang stehen. Wie wollen Sie in Übereinstimmung mit Ihrer Identität und Ihren Zielen einen Mehrwert für Ihr Publikum schaffen?
Stellen Sie auf Ihrer Website oder in allen Werbematerialien die Hauptattraktionen für Ihr Publikum heraus. Besteht das Ziel darin, wissenschaftliche Inhalte zu verbreiten? Veröffentlichen Sie die Zusammenfassungen der Beiträge. Ist es Ihr Ziel, Geschäfte zu machen? Machen Sie Ihre Aussteller bekannt. Ist die Veranstaltung motivierend? Geben Sie den Teilnehmern eine Stimme und lassen Sie sie ihre Erlebnisse auf der Veranstaltung mitteilen.
Ist es Ihr Ziel, die Vernetzung zu fördern? Wie schaffen Sie einen Mehrwert für die Teilnehmer?
Wer ist das Zielpublikum Ihres Ausstellers? Wo werden Sie für Ihre Veranstaltung werben, um dieses Publikum zu finden? Sind Ihre Kommunikationskanäle effektiv? Wie bewerten Sie dies?
All diese Fragen sollten Sie sich in der Strategiephase Ihrer virtuellen Veranstaltungsplanung stellen.
Fazit
Wir haben gesehen, dass eine gute virtuelle Veranstaltungsplanung komplex ist und zahlreiche Variablen berücksichtigt, damit Sie am Ende Ihre Ziele erreichen und den Teilnehmern ein unvergessliches Erlebnis bieten können. Und das alles unter Einhaltung eines Zeitplans und Ihres Budgets.
Der Weg dorthin ist mühsam, aber äußerst lohnend, wenn man sieht, dass alles genau so geworden ist, wie man es sich vorgestellt hat.
Ich wollte hier nur ein paar Einblicke geben. Was halten Sie von diesem Artikel? Organisiert Ihr Unternehmen auch Veranstaltungen und hat es andere Planungsschritte? Lassen Sie es uns wissen, wenn Sie Hilfe brauchen, und wir werden Ihre Veranstaltung für Sie organisieren.
Wenn Sie sich jedoch Wissen aneignen möchten, um mit der Organisation Ihrer Veranstaltungen zu beginnen, lesen Sie unseren Artikel „Virtuelle Veranstaltungsproduktion – Der komplette Leitfaden“ mit allen Schritten, die zur Produktion einer erfolgreichen Veranstaltung gehören.
