Come organizzare un evento virtuale? La guida completa

In cosa consiste l'organizzazione di eventi virtuali e perché ne hai bisogno? L'alternativa agli eventi in presenza e ai seminari sono gli eventi virtuali: webinar, fiere virtuali, ecc. Noi di expertshare ti forniamo una guida completa in modo che tu possa produrre e gestire i tuoi eventi come un professionista affinchè la tua attività continui a navigare attraverso il web verso la crescita. Inizia subito a creare eventi virtuali!Negli ultimi 2 anni, non è stato possibile godere del networking dal vivo, faccia a faccia, con lo scambio spontaneo di idee. Tuttavia, è ancora possibile mantenere la tua attività senza intoppi, mantenere i contatti con i tuoi clienti e, perché no, magari anche ottenere nuovi contatti e potenziali clienti nonostante l'emergenza COVID-19.Il valore dell'interazione faccia a faccia non scomparirà mai, ma ci sono momenti in cui il virtuale è una parte necessaria del programma del tuo evento. Quindi, di fronte al distanziamento sociale causato dalla pandemia di Coronavirus, la produzione di eventi virtuali, come webinar, fiere virtuali, ecc., potrebbe essere l'alternativa ideale per far prosperare la tua attività.

Perché organizzare un evento virtuale è un'opportunità per far crescere il tuo business

Organizzare un evento virtuale è una grande opportunità per espandere la portata geografica del tuo marketing aziendale. Inoltre, puoi entrare in contatto con i tuoi clienti e anche attirare nuovi potenziali clienti che potrebbero essere interessati a ciò che offri, tra le altre cose.Organizzare un evento virtuale richiede la stessa cura e attenzione ai dettagli di un evento faccia a faccia o di persona. Con entrambi gli eventi, devi fare di tutto per promuovere efficacemente l'evento, coinvolgere i partecipanti, creare momenti memorabili per i partecipanti e dimostrare il successo dell'evento.Pensando agli eventi virtuali non come piccole presentazioni una tantum, ma come esperienze a valore aggiunto guidate dal coinvolgimento, puoi creare un evento che ha un impatto sulle persone e va oltre lo schermo di un computer. Quindi cosa ti impedisce di creare i tuoi eventi virtuali?Vogliamo contribuire alla crescita digitale e innovativa della tua attività, quindi ti presentiamo questa guida pratica per iniziare con la produzione del tuo evento virtuale. Partiamo dalle basi:

Cos'è un evento virtuale?

È probabile che tu abbia partecipato a un webinar online, guardato una lezione online, partecipato a una riunione utilizzando uno strumento di videoconferenza o addirittura partecipato a una conferenza comodamente da casa o dalla scrivania. Questi sono tutti esempi di eventi virtuali. Un evento virtuale è quello in cui le persone sperimentano l'evento e il suo contenuto online piuttosto che incontrarsi di persona.

Principali tipologie di eventi virtuali

Gli eventi virtuali non sostituiscono gli eventi di persona, ma un nuovo tipo che puoi utilizzare per migliorare l'intero programma. Ecco le 4 principali tipologie di eventi virtuali:

1. Conferenze virtuali

Come le conferenze faccia a faccia, le conferenze virtuali contengono keynote, sessioni di approfondimento e altro ancora. Le conferenze virtuali includono contenuti multisessione e strumenti di coinvolgimento della comunità. Sebbene non siano efficaci in termini di reclutamento e networking dei partecipanti come un evento faccia a faccia, le conferenze virtuali consentono ai partecipanti di visualizzare le note chiave in tempo reale, creare la propria agenda da contenuti pertinenti e interagire con gli altri partecipanti.

2. Webinar

I webinar di solito hanno una durata compresa tra 45 e 90 minuti e consentono ai partecipanti di tutto il mondo di unirsi e ascoltare mentre uno o più relatori presentano virtualmente il contenuto. Le aziende possono addebitare ai partecipanti la partecipazione ai webinar utilizzando servizi online a pagamento oppure possono essere offerti gratuitamente. I webinar utilizzano generalmente strumenti di videoconferenza che consentono domande e risposte e la possibilità di presentare video dal vivo o preregistrati e sono offerti su richiesta, dopo il completamento.

3. Eventi ibridi interni

Gli eventi ibridi interni sono consigli, kick-off di vendita, eventi a livello aziendale, corsi di formazione, riunioni di dipartimento e altro ancora. Per le organizzazioni che abbracciano paesi, persino continenti, gli eventi ibridi interni vengono utilizzati per condividere un messaggio con l'intera azienda quando i dipendenti non sono tutti riuniti nello stesso luogo. Anche se sarebbe fantastico portare tutti i dipendenti alla sede della tua organizzazione, sarebbe incredibilmente costoso e la pianificazione necessaria richiederebbe molto tempo.

4. Eventi ibridi esterni

Questi eventi ibridi esterni sono organizzati per coloro che sono al di fuori dell'organizzazione. Possono essere conferenze utente o conferenze di settore. Richiedono livelli più elevati di produzione video in modo che i partecipanti virtuali ricevano una qualità simile a quella dei partecipanti di persona. Questi eventi consentono ai partecipanti che non possono recarsi all'evento di partecipare e imparare.

Perché organizzare l'evento virtuale?

Gli eventi virtuali si tengono per le stesse ragioni degli eventi di persona: per trasmettere il messaggio della tua azienda per aumentare i contatti e le entrate, favorire l'adozione e generare fedeltà a vita. Per anni, gli organizzatori di riunioni ed eventi hanno scelto tra eventi di persona, virtuali e ibridi e sono giunti alla conclusione che ogni tipo di evento ha i suoi pro e contro.

Ecco alcuni motivi per ospitare un evento virtuale:

• Accessibilità: a differenza degli eventi di persona, le opzioni virtuali consentono di adattare uno spazio ai partecipanti che non possono partecipare di persona.
• Budget: se la tua organizzazione ha bisogno di tagliare i costi e organizzare eventi più piccoli, i webinar possono aiutarti a risparmiare denaro, che puoi quindi investire in un evento annuale più ampio che attiri un gran numero di potenziali clienti. Aiuta anche ad avere un'opzione virtuale o ibrida quando i budget di viaggio dei partecipanti sono un problema.
• Nessun'altra opzione: a causa di condizioni meteorologiche estreme, divieti di viaggio o un atto divino, sei costretto a rendere virtuale il tuo evento di persona o annullarlo del tutto.

Le basi della pianificazione di eventi

La pianificazione degli eventi si riduce ai fondamenti, devono essere eseguiti tenendo conto del marketing, della promozione dei contenuti e del coinvolgimento dei clienti. In poche parole, queste sono le basi e i principi fondamentali:Gli eventi virtuali, come gli eventi di persona, hanno bisogno di un buon marketing. Senza una promozione mirata ed efficace, la partecipazione ne risente.Il contenuto è re. In un ambiente virtuale, i tuoi contenuti sono il tuo evento. Keynote potenti e sessioni coinvolgenti su misura per i tuoi partecipanti sono fondamentali.Solo non deve significare solo. Mantieni coinvolti i partecipanti virtuali. Offri opzioni pertinenti per ogni tipo di partecipante e utilizza le guide agli eventi online per gli eventi virtuali.I dati sono l'unico modo per dimostrare il successo di un evento. Misurare il coinvolgimento e acquisire i dati dei partecipanti è l'unico modo per dimostrare il ROI (Return on Investment) dell'evento e attivare il percorso dell'acquirente.

Elementi dei eventi virtuali

Un evento virtuale si basa su contenuti, coinvolgimento dei partecipanti e dati. Sebbene sia vero che gli eventi virtuali non richiedono cibo e bevande (F&B), sono costituiti da molti degli stessi elementi di qualsiasi altro tipo di evento. Saranno importanti la qualità e la connettività della produzione video, così come il sito che ospita l'agenda e i contenuti.Questi sono gli elementi che compongono un evento virtuale:

• Sito web dell'evento
• Registrazione dell'evento
• Contenuto della presentazione dal vivo
• Audio dal vivo/video unidirezionale (streaming live)
• Domande e risposte (Q&A)
• Sondaggi sui partecipanti dal vivo
• Prendere appunti / diapositive preferite
• Contenuto registrato
• Videoconferenze interattive
• Sondaggi di feedback

Piattaforme tecnologiche per eventi virtuali

Gli eventi virtuali si basano sulla tecnologia. La partecipazione non sarebbe possibile senza l'uso di computer e dispositivi mobili. Ma la tecnologia degli eventi virtuali richiede più di semplici strumenti di videoconferenza. Proprio come un evento faccia a faccia, gli eventi virtuali beneficiano dell'uso di un'intera piattaforma tecnologica per eventi che ti aiuta a promuovere, eseguire e gestire il tuo evento.Ecco i pezzi più importanti della tecnologia per eventi da utilizzare durante la preparazione per la produzione di eventi virtuali.Sito Web dell'evento: il sito Web dell'evento viene utilizzato per la promozione. Serve allo stesso scopo indipendentemente dal fatto che l'evento sia virtuale o di persona. Il sito Web dell'evento è lo strumento promozionale chiave per interessare i potenziali partecipanti e invogliarli a registrarsi all'evento. Il sito Web dell'evento dovrebbe comunicare il valore dell'evento virtuale, contenere il programma, mostrare i relatori, includere domande e risposte frequenti e indirizzare i potenziali partecipanti alla registrazioneRegistrazione: la registrazione è il tuo primo strumento di raccolta dati ed è fondamentale per il tuo evento. Gli strumenti di registrazione consentono ai partecipanti di registrarsi per eventi virtuali, inviare preferenze e informazioni personali e fornire pagamenti, se necessario. Il solido strumento di registrazione online consente ai partecipanti di registrarsi facilmente e fornisce a organizzatori e fornitori le informazioni necessarie per pianificare un grande evento e dimostrarne il successo.E-mail: l'e-mail marketing può aumentare la domanda e aumentare le registrazioni, tenersi informati prima dell'evento ed essere utilizzato per coinvolgere i partecipanti prima dell'evento virtuale attraverso sondaggi di feedback sui partecipanti. L'e-mail è il modo migliore per comunicare con i partecipanti in tutte le fasi dell'evento.Guida agli eventi online e app per eventi mobili: uno dei pezzi più importanti della tecnologia degli eventi virtuali, sono la guida agli eventi online e l'app per eventi mobili in quanto sono la base delle operazioni per i partecipanti durante la produzione dell'evento virtuale.Questi strumenti funzionano su dispositivi mobili e browser Web e sono il principale hub di informazioni per i partecipanti. Le agende con collegamenti alle sessioni mettono i contenuti a portata di mano dei partecipanti. È qui che i partecipanti scelgono quali sessioni aggiungere alla loro agenda e dove i pianificatori raccolgono dati sulla popolarità delle sessioni e sulla partecipazione dei partecipanti. Questi strumenti connettono anche i partecipanti e forniscono strumenti di messaggistica che consentono ai partecipanti di collegarsi in rete e favorire le connessioni virtualmente.Feedback sull'evento: il feedback sull'evento è fondamentale per gli eventi virtuali quando gli organizzatori non hanno la capacità di valutare le reazioni delle espressioni verbali o dei commenti dei partecipanti in loco. Utilizza gli strumenti di feedback degli eventi per raccogliere feedback tramite sondaggi post-evento che possono essere utilizzati per dimostrare il successo dell'evento. Inoltre, il feedback sugli eventi può essere utilizzato come strumento per qualificare i lead virtuali e portarli alle vendite.Integrazioni: le integrazioni garantiscono che i dati vitali della registrazione e dei partecipanti siano condivisi tra il tuo sistema tecnologico per eventi e la tua piattaforma per eventi virtuali. Consente inoltre di condividere questi dati con i sistemi di automazione del marketing e CRM. Utilizza gli strumenti di integrazione per mantenere i dati dei partecipanti in un unico posto in modo da poter raggiungere i potenziali clienti più velocemente e analizzare le informazioni chiave sugli eventi, come la partecipazione e il coinvolgimento alle sessioni.

Questi sono i fattori chiave per la produzione di eventi virtuali che renderanno il tuo evento virtuale un successo

Strategia dell'evento virtuale: stabilisci gli obiettivi e la strategia per l'evento virtuale e assicurati che l'intera organizzazione sia allineata con essi. È necessario considerare come coinvolgere il pubblico, la generazione di lead, i vantaggi da ottenere, l'immagine del marchio, ecc. Devi tenere conto di queste considerazioni nella progettazione del contenuto, del budget, della tecnologia da utilizzare, della sponsorizzazione, ecc.Definizione del pubblico: esamina il tuo database e studia quali segmenti sarebbero interessati agli approcci della tua azienda. Questa è una grande opportunità per prendere in considerazione nuovi segmenti di pubblico provenienti da settori, industrie o professioni che la tua azienda non ha ancora affrontato.Guida agli indirizzi: fornisce ai partecipanti una guida su come partecipare virtualmente all'evento.Collegamenti: nell'agenda, aggiungi i collegamenti alla registrazione della sessione o alla trasmissione in diretta.Un sito web o una pagina di destinazione attraente è essenziale. Una delle chiavi per convincere i partecipanti è creare una pagina web o una pagina di destinazione attraente.

Cerca partner per promuovere l'evento

Partner, relatori e altri ambasciatori dell'evento possono aiutare a distribuire il messaggio. Genera contenuti facili e personalizzabili in modo che gli ambasciatori possano promuovere l'evento sui social media e altri media.

Dai un'anteprima del contenuto

Dare un'anteprima del contenuto è una buona cosa. La pubblicazione sui social media e su altri media come brevi video che incoraggiano la partecipazione e anticipano i contenuti aumenterà il numero di registrazioni.

Fornisci la prova del successo del tuo evento virtuale

Il successo dell'evento virtuale dipende dall'allineamento dell'evento e degli obiettivi aziendali, dall'identificazione degli indicatori chiave di prestazione per definire il successo dell'evento prima dell'evento e dall'analisi dei dati dell'evento e dalla revisione delle informazioni dettagliate dopo l'evento. Testare il ritorno sull'investimento (ROI) dell'evento richiede un'analisi costi-benefici. I costi sono espressi come costi diretti, spese indirette e costi opportunità. I vantaggi si riferiscono alle entrate dirette, alle entrate attribuite, alla pipeline di vendita attribuita, all'equità del marchio e alla condivisione della conoscenza.Utilizzando i dati raccolti durante gli eventi virtuali per valutare costi e benefici, puoi dimostrare il successo del tuo evento. Articola le metriche di successo dell'evento prima dell'inizio dell'evento. Dopo l'evento, prenditi del tempo per capire se la produzione dell'evento virtuale ha avuto successo in base alle tue metriche e analizza come migliorarla in futuro.Ora hai le basi per iniziare ad organizzare i tuoi eventi virtuali e far raggiungere alla tua attività il tanto atteso successo, utilizzando strumenti tecnologici. Osa e supera i limiti!Se vuoi conoscere altri argomenti che ti aiuteranno a posizionare la tua azienda nell'era digitale, oltre a ricevere le migliori opzioni di finanziamento adatte a te e supporto tecnico e commerciale per affrontare qualsiasi crisi, contatta expertshare, gli esperti di produzione per eventi virtuali.