Come promuovere un evento virtuale sui social media

Per ottimizzare l'impatto di un evento virtuale, è fondamentale implementare una strategia di comunicazione prima, durante e dopo l'evento. Come promuovere un evento virtuale sui social media? Qui, otterrai la risposta in 12 passaggi essenziali!

Ma ricorda: il successo di un evento non è mai garantito.

Nonostante l'investimento finanziario, nonostante il tempo che dedichi alla sua organizzazione e la qualità della tua programmazione, non è garantito che il tuo evento smuoverà la folla. Per mettere tutte le possibilità dalla tua parte e ottenere i risultati a cui ambisci, è fondamentale promuovere il tuo evento.

Come? Con una vera strategia!

Comunicare sul tuo evento ti permetterà di acquisire visibilità e notorietà, di aumentare il numero dei partecipanti e il loro impegno. Per promuovere il tuo evento prima, durante e dopo il D-day, i social network sono leve rilevanti.

Come promuovere un evento virtuale sui social media (webinar, conferenza online, video summit...)? Infatti, con il moltiplicarsi degli eventi online, assistiamo a un'erosione del pubblico e a una diminuzione delle iscrizioni. Ad esempio, in 1 anno, il tasso di partecipazione dal vivo ai webinar è sceso da quasi il 40% a circa il 30%, con un tasso di riproduzione che ora scende a circa il 20%.

Da qui l'importanza di promuovere con attenzione il tuo webinar per:

• Ottieni più iscritti
• Convinci più persone a partecipare al webinar dal vivo (es.: offri un regalo alla fine, evidenzia le domande e risposte con gli esperti...)
• Incoraggia le persone a guardare il replay

Promuovere un evento virtuale e ottenere il numero massimo di partecipanti

Che sia virtuale, ibrido o fisico, la partecipazione a un evento è la posta in gioco principale.

Il numero delle iscrizioni avrà necessariamente un ruolo nel numero dei partecipanti, anche se è necessario lavorare anche sul percorso dei partecipanti (dalla registrazione all'invio della replica). Adottando poche buone abitudini e buoni riflessi potrete organizzare un evento che sarà percepito come eccezionale.

Se non riesci a promuoverlo in modo efficace e a convincere il tuo pubblico di destinazione, non importa quanti sforzi metti nell'organizzazione o la qualità dei contenuti proposti, avrai lavorato duramente per un risultato che non sarà all'altezza alle vostre aspettative e al vostro budget.

Un evento digitale (chiamato anche webinar, webinar, conferenza online...) è un evento online a cui le persone partecipano solo tramite Internet. Da parte dell'organizzatore, l'evento viene trasmesso o da uno studio con telecamere e regista, o semplicemente tramite un PC utilizzando strumenti webinar.

Pertanto, questi eventi digitali o connessi consentono la trasmissione di messaggi senza un incontro fisico. Il vantaggio di questo tipo di eventi è quello di aumentare la loro portata e di ottenere una dimensione nazionale (o anche internazionale), in quanto i partecipanti possono partecipare senza viaggiare e persino vedere il replay se non sono disponibili.

È possibile digitalizzare tutti i tipi di eventi?

Dalle convention ai seminari alle feste aziendali, è possibile digitalizzare quasi tutti i formati di eventi.

Organizzare un evento online non è dei più complicati, perché l'investimento parte da meno di 100 €/mese per una piattaforma di eventi online, per salire a più di 10 mila € per l'affitto di uno studio con tutto il team (regista, truccatore ...).

Prima di promuoverlo, assicurati di progettare un evento che abbia senso per il tuo pubblico di destinazione. Deve fornire un reale valore aggiunto che li incoraggi a partecipare. Tieni presente un principio chiave che dovrebbe guidare i tuoi sforzi promozionali "Perché i miei contatti dovrebbero partecipare al mio evento online, qual è il vantaggio per loro?"

Ricorda che il tuo pubblico è eccessivamente sollecitato da molti eventi simili al tuo. Nell'ultimo anno hanno partecipato a riunioni di videoconferenza, webinar online che non sono sempre rilevanti e altri eventi basati su telecamere. Questo consumo eccessivo di videoconferenze genera una vera e propria "stanchezza da Zoom" in molti utenti di Internet.

Il sintomo "Fatica da Zoom" significa che le persone sono un po' stanche degli eventi online "senza sapore" o valore aggiunto, e questo le renderà ancora più selettive con gli eventi proposti!

Un evento si basa soprattutto sulla scelta di un target, di un messaggio da veicolare e di un ambiente dedicato. Quindi definisci con largo anticipo le aspettative, i bisogni, le frustrazioni e i punti deboli del tuo pubblico. Quindi progetta l'evento su misura per soddisfare i loro desideri, aspettative e atteggiamenti. Offri loro contenuti unici e utili che ti differenzieranno dai tuoi concorrenti.

In questo modo regalerai loro una vera esperienza, fatta su misura per loro!

Branding dell'evento

Fondamentale il branding legato all'evento. Il nome dell'evento associato al suo logo gli permette di farne conoscere l'esistenza. È un elemento di differenziazione dalla concorrenza. Dà anche la possibilità di identificare e caratterizzare l'evento. Questo territorio partecipa anche alla sensorialità e alla narrazione intorno all'evento.

La scelta di un nome per il tuo evento e il suo logo rimane strategica.

12 passi per promuovere un evento sui social media

Passaggio #1 | Scegli i social network giusti

Per promuovere efficacemente un evento sui social è necessario prima selezionare strategicamente le piattaforme su cui comunicare. Per scegliere correttamente quali social network utilizzare per promuovere il tuo evento, pensa ai tuoi obiettivi e al tuo pubblico di destinazione:

• Chi è il tuo obiettivo?
• Cosa si aspettano da te?
• Quali contenuti amano consumare?
• Su quali piattaforme?

Per andare oltre: quali social network scegliere per la tua azienda?

Passaggio #2 | Definisci un hashtag per il tuo evento

L'hashtag ha un duplice vantaggio nel promuovere un evento sui social network.

Innanzitutto, ti permetterà di seguire e analizzare tutto ciò che viene detto prima, durante e dopo il tuo evento. Questo monitoraggio ti permetterà di adeguare in tempo reale l'organizzazione e la promozione del tuo evento. Quindi, l'hashtag ti permetterà di rafforzare l'immagine del tuo evento. Infine, l'evento è un prodotto in cui l'hashtag è il marchio.

In questo approccio, l'hashtag rafforzerà anche il sentimento di appartenenza a una comunità tra i partecipanti. Per promuovere il tuo evento con un hashtag di qualità, scegli un hashtag semplice e breve.

Ricorda che su Twitter i tweet sono limitati a 280 caratteri. Inoltre, per incoraggiare i partecipanti a utilizzare il tuo hashtag, non esitare a usarlo per comunicare tutto ciò che fai. In ogni tuo post sui social network, sulle tue immagini, sulla location dell'evento ecc...

Infine, prendi in considerazione la possibilità di chiedere ai partecipanti di menzionare questo hashtag per comunicare intorno all'evento sui social network.

Passaggio #3 | Fai qualche presa in giro

Per promuovere il tuo evento sui social network e convincere il tuo target a partecipare, devi fargli venire l'acquolina in bocca. Per fare questo, ben prima del grande giorno, inizia a promuovere il tuo evento sui social network raccontando il dietro le quinte dell'organizzazione o rivelando regolarmente piccole parti del programma.

Per comunicare bene intorno al tuo evento, devi generare interesse e anticipazione.

Passaggio #4 | Invita gli influencer

Indipendentemente dall'attività in cui ti trovi, è probabile che ci siano migliaia di influencer che puoi invitare al tuo evento. Gli influencer hanno una comunità ampia e impegnata. Se sono interessati al tuo evento, non esiteranno a promuoverlo sui loro social network o sul loro sito web.

Attenzione, gli influencer sono molto cortesi. Quindi abbi cura di personalizzare il tuo messaggio e sii creativo!

Passaggio #5 | Designare qualcuno con cui comunicare durante l'evento

Organizzo regolarmente conferenze sul web marketing e la comunicazione digitale. Gestisco tutta la comunicazione dell'evento e la sua organizzazione. Tuttavia, il giorno dell'evento, non posso essere sul palco e comunicare sui social..

La soluzione qui per ottimizzare la promozione di un evento è designare una persona per comunicare durante l'evento sui social network pubblicando citazioni, foto o video.

Passaggio #6 | Trasmetti in diretta l'evento

Quando organizzi un evento, inevitabilmente ci sono persone che non possono partecipare all'evento.

Eppure, sono sedotti dal tema...

Non lasciarli nella loro frustrazione e lascia che seguano il tuo evento dal vivo. Per trasmettere un evento dal vivo, hai diversi strumenti come Periscope o Facebook Live. Uno dei vantaggi dell'utilizzo del live streaming per trasmettere il tuo evento è che avrai quindi un video per consentire a chi non è presente di riprodurlo tramite YouTube o qualsiasi altra piattaforma.

Passaggio #7 | Offri una connessione Wi-Fi

Se vuoi che i partecipanti comunichino sul tuo evento in diretta sui social media, devi assicurarti che abbiano tutti una connessione sufficiente. Il modo migliore per farlo è offrire l'accesso Wi-Fi e pubblicare i passaggi per connettersi ad esso durante l'evento.

Puoi anche fornire un promemoria verbale del login e della password prima di iniziare il tuo evento.

Passaggio #8 | Trasmetti il ​​feed Twitter in diretta durante l'evento

Per incoraggiare i partecipanti a comunicare in diretta sui social media, niente è più rilevante che pubblicare in diretta ciò che viene detto sui social media.

È umano, siamo più tentati di fare qualcosa se molti prima di noi l'hanno fatto. Vedere il feed di Twitter in diretta scorrere l'evento renderà i tuoi partecipanti più tentati di agire.

Passaggio #9 | Scatta più foto possibile

Per massimizzare la visibilità del tuo evento e aiutare a comunicare quanto segue, prendi in considerazione la possibilità di scattare quante più foto spontanee possibile. Se puoi, pianifica un luogo divertente ed esteticamente gradevole in cui i partecipanti possano scattare foto di se stessi. Le persone lo adorano e saranno sicure di condividere quelle fantastiche foto sui social media.

Inoltre, pubblicando le foto migliori sui tuoi social dopo l'evento, potrai mantenere la visibilità portata dall'evento e incoraggerai i partecipanti a unirsi a te solo per vedere come appaiono negli scatti.

Passaggio #10 | Fare un rapporto

La fine di un evento non significa la fine della sua promozione. Come promuovere il tuo evento virtuale sui social media? Con i social media, puoi continuare a promuovere il tuo evento pubblicando un resoconto di ciò che è successo quel giorno. Testi, foto, video... tutto è buono per far rivivere l'evento ai partecipanti e permettere a chi si è perso di vedere cosa si è perso.

Continuare a comunicare il tuo evento ti permetterà di godere ancora per un po' della visibilità che ti offre.

Passaggio #11 | Imposta la data successiva

Il successo del tuo evento dovrebbe consentirti di massimizzare l'impatto del prossimo. Quindi non esitate a utilizzare i social network per fissare il vostro prossimo appuntamento! Può essere interessante qui consentire ai membri della tua comunità di registrarsi per il prossimo evento tramite un modulo come Eventbrite o Doodle.

I partecipanti soddisfatti vorranno già prenotare il loro posto e gli assenti frustrati non vorranno perdere la prossima scadenza.

Passaggio #12 | Sii originale!

Come sai, non sei l'unico ad organizzare eventi.

Ai tuoi clienti e potenziali clienti viene chiesto aiuto da tutte le parti e sono pienamente consapevoli che un evento di solito ha uno scopo commerciale. Perché il tuo evento abbia successo, non tutto dipende dalla promozione. Il tuo evento deve essere un evento di qualità e portare valore aggiunto ai partecipanti.

Pensa attentamente a ciò che il tuo evento può portare al tuo pubblico di destinazione e trova la formula che ti farà distinguere dalla concorrenza. Promuovere un evento originale è un gioco da ragazzi. La promozione di un evento imperfetto può funzionare una volta, ma la volta successiva sarai solo all'evento...

Conclusione:

La promozione di un evento virtuale richiede tecniche molto più avanzate rispetto a un evento fisico. Trattandosi di un progetto online, è attraverso questo stesso canale che dovrai lanciare la tua campagna di marketing. Tuttavia, alcune pratiche standard di comunicazione pre-evento sono ancora applicabili, anche per questo formato.

Il web è pieno di possibilità per promuovere il tuo evento virtuale. Devi solo trovare i mezzi che corrispondono ai tuoi obiettivi e ai tuoi mezzi. Ora sai come promuovere il tuo evento virtuale sui social media.