Virtuelle Events und Meetings werden immer beliebter, da sie es den Menschen ermöglichen, effizienter und kostengünstiger mit anderen aus der ganzen Welt in Kontakt zu treten. Die Zeiten, in denen man an einer physischen Veranstaltung oder einem Meeting teilnehmen musste, sind langsam vorbei, da virtuelle Veranstaltungen und das Hosting von Meetings die Welt im Sturm erobern.
Virtuelle Events helfen Veranstaltern nicht nur dabei, ihre Reichweite zu vergrößern und Inklusion zu fördern, sondern sie können auch ein erfolgreicher Ansatz sein, um die Einnahmen zu steigern und gleichzeitig wichtige Daten über ihr Publikum zu überwachen. Trotz alledem sind sich viele Event-Organisatoren immer noch nicht bewusst, dass sie Veranstaltungen online ausrichten oder virtuelle Komponenten in ihre persönlichen Versammlungen einbauen können.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Veranstaltungen wissen müssen – von den Gründen, warum Sie eine solche Veranstaltung in Erwägung ziehen sollten, bis hin zur Frage, was ein virtuelles Erlebnis wirklich ausmacht und wie Sie es zu einem Erfolg machen können.
Was ist ein virtuelles Event?
Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Online-Veranstaltung, bei der die Teilnehmer nicht physisch, sondern in einer webbasierten Umgebung miteinander interagieren. Online-Veranstaltungen, die aus mehreren Sitzungen bestehen und häufig Webinare und Webcasts beinhalten, werden als virtuelle Veranstaltungen bezeichnet.
Virtuelle Veranstaltungen sind eine wunderbare Möglichkeit für Menschen, miteinander in Kontakt zu treten, da sie oft bequem von ihrem Computer aus stattfinden können. Natürlich können virtuelle Veranstaltungen durch zusätzliche Komponenten ergänzt werden (dazu kommen wir später), aber das Schöne an einer virtuellen Veranstaltung ist, dass sie von überall aus stattfinden kann.
Virtuelle Veranstaltungen bieten den Teilnehmern auch die Möglichkeit, mit den Referenten und anderen Teilnehmern in einer intimeren virtuellen Umgebung zu interagieren. Sie können leichter Fragen stellen, Feedback geben und Erfahrungen austauschen als bei einer realen Veranstaltung.
Arten von virtuellen Events
Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Veranstaltungen, die Sie erstellen können, weshalb sie so beliebt geworden sind. Einige der beliebtesten Arten sind:
1.) Virtuelle Konferenzen
Eine virtuelle Konferenz ähnelt einer persönlichen Veranstaltung, findet aber vollständig online statt. Es ist eine wunderbare Möglichkeit, Experten aus verschiedenen Bereichen zu einer Live-Diskussion oder Präsentation zusammenzubringen.
2.) Webinare und Webcasts
Ein Webinar ist eine virtuelle Veranstaltung, die aus einer Live-Präsentation oder einem Vortrag besteht. Es ist als interaktives Erlebnis gedacht, bei dem der Gastgeber und das Publikum miteinander in Kontakt treten und mehr über ein bestimmtes Thema erfahren.
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3.) Interne hybride Veranstaltungen
Die ersten beiden Arten von virtuellen Veranstaltungen sind für die Öffentlichkeit bestimmt. Interne hybride Veranstaltungen sind jedoch kleiner und intimer, da sie nur für Mitarbeiter des Unternehmens gedacht sind. Interne hybride Veranstaltungen kommen den internen Mitarbeitern und Führungskräften eines Unternehmens zugute.
4.) Externe hybride Veranstaltungen
Eine externe Hybrid-Veranstaltung ist einer internen Hybrid-Veranstaltung sehr ähnlich, richtet sich aber an Kunden und Mitarbeiter von Partnerunternehmen. Diese Veranstaltungen stehen Mitgliedern mit ähnlichen Interessen oder aus derselben Branche offen, die zusammenkommen, um sich auszutauschen, Gegenstände auszustellen, wichtige Ankündigungen zu machen oder Informationen zu teilen.
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5.) Virtuelle Gipfeltreffen
Ein virtueller Gipfel besteht aus Sitzungen, die sich um ein zentrales Thema drehen. Jede Sitzung bietet eine andere Perspektive, einen anderen Einblick oder eine andere Lektion zu dem jeweiligen Thema.
Was sind virtuelle Meetings?
Ein virtuelles Meeting ist eine Technik der Zusammenarbeit, bei der Menschen in einem virtuellen Raum zusammenkommen, um an etwas zu arbeiten, Ideen zu diskutieren oder gemeinsame Aufgaben zu erledigen. Virtuelle Events unterscheiden sich etwas von virtuellen Seminaren, da sie weniger formell sind und sich mehr auf die Unmittelbarkeit konzentrieren.
Was sind die Plattformen für virtuelle Meetings?
Mit der Zunahme virtueller Veranstaltungen ist auch die Zahl der Plattformen gestiegen, auf denen sie stattfinden können. Meetings werden immer informeller, da viele Menschen aus der Ferne arbeiten, und sie finden immer häufiger auf verschiedenen Plattformen statt. Zu den beliebtesten Plattformen gehören Zoom, Google Meet, Skype, WebEx und Adobe Connect.
Wie lassen sich virtuelle Meetings verbessern?
Eine gute Möglichkeit, virtuelle Meetings zu verbessern, ist der Einsatz von Videofunktionen. Video verbessert die Zusammenarbeit, weil es mehr Intimität schafft und es den Teilnehmern ermöglicht, die Person zu sehen, mit der sie sprechen. Natürlich ist Video nur der Anfang, wenn es darum geht, virtuelle Meetings zu verbessern. Sie können auch Audiofunktionen oder die gemeinsame Nutzung des Bildschirms hinzufügen, was für virtuelle Meetings von großem Nutzen ist.
So machen virtuelle Meetings Spaß
Das Ziel einer jeden virtuellen Veranstaltung ist es, ein ansprechendes Erlebnis zu schaffen. Sie können das Erlebnis jedoch noch weiter verbessern, indem Sie einige lustige Elemente in die Veranstaltung einbauen. Einige Möglichkeiten, wie Sie dies tun können, sind:
1.) Live-Abstimmungen und Umfragen
Wenn Sie Ihrem Publikum Fragen stellen, ist das eine gute Möglichkeit, es einzubinden und sein Interesse zu wecken. Sie können Umfragen in sozialen Netzwerken erstellen oder die Zuhörer bitten, ihre Fragen vorab per E-Mail einzureichen, damit Sie sie während der Veranstaltung beantworten können.
2.) Vermitteln Sie Ihren „Wow-Faktor
Die virtuelle Veranstaltung soll Zuschauer anlocken, also wollen Sie Spannung aufbauen. Ein Video als Vorgeschmack auf Ihre Veranstaltung ist eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. So können Sie einen kleinen Vorgeschmack auf das geben, was während der virtuellen Veranstaltung passieren wird, und auch etwas Humor in das Video einbauen.
3.) Spielen Sie während des Meetings Spiele
Virtuelle Spiele sind eine großartige Möglichkeit, das Publikum bei der Stange zu halten. Sie können sie sogar in den Mittelpunkt der Veranstaltung stellen, indem Sie verschiedene Teilnehmer an einer virtuellen „Nacht in der Stadt“ teilnehmen lassen. Sie können sogar einen Wettbewerb daraus machen, indem Sie Teammitglieder in einer Aktivität gegeneinander antreten lassen.
4.) Verteilen Sie Preise
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Veranstaltung unterhaltsam zu gestalten, ist die Verlosung von Preisen. Die Preise können von virtuellen Trophäen und Zertifikaten bis hin zu digitalen Geschenkkarten oder einem kostenlosen Download reichen. Sie können sogar Werbeartikel wie T-Shirts und Tragetaschen verschenken.
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Vorteile der Organisation von virtuellen Events
Die Zunahme virtueller Veranstaltungen ist vor allem auf die zahlreichen Vorteile gegenüber physischen Veranstaltungen zurückzuführen. Einige der beliebtesten Vorteile sind:
1.) Sie erweitern Ihr Publikum und die Inklusivität
Einer der größten Vorteile virtueller Veranstaltungen besteht darin, dass sie eine größere Beteiligung ermöglichen. Jeder, der über eine Internetverbindung verfügt, kann teilnehmen und muss nicht mehr in eine bestimmte Stadt reisen.
Dadurch sind virtuelle Events ideal, um Menschen zu erreichen, die sonst keinen Zugang zu der Veranstaltung hätten, wie z. B. ältere Menschen, kleine Kinder, Militärangehörige, Menschen mit Behinderungen und andere. Außerdem wird die globale Reichweite erhöht, da virtuelle Veranstaltungen von jedem Ort der Welt aus verfolgt werden können.
2.) Erhebliche Kostenreduzierung
Da virtuelle Events vollständig online stattfinden, sind sie wesentlich kostengünstiger als physische Veranstaltungen. Es müssen keine Räumlichkeiten angemietet oder Cateringdienste beauftragt werden. Auch die physischen Konferenzunterlagen werden durch virtuelle ersetzt, was die Kosten für Druck und Versand senkt.
Die größte Ausgabe ist in der Regel die Erstellung einer virtuellen Veranstaltungswebsite, die Sie über verschiedene Dienste kostenlos erhalten können. Sie hilft, die sonst mit einer Reise verbundenen Kosten zu senken, da sich Ihre Teilnehmer nicht um die Buchung von Flügen oder die Bezahlung von Unterkünften kümmern müssen.
3.) Zugänglichkeit und Flexibilität
Virtuelle Events sind für jeden zugänglich, der über einen Internetanschluss verfügt, was sehr praktisch ist. Außerdem kann die Veranstaltung zu einem Zeitpunkt oder Datum nach Wahl des Gastgebers stattfinden. Virtuelle Veranstaltungen sind auch flexibler als physische Veranstaltungen, da sie Änderungen des Zeitplans und des Formats der Veranstaltung zulassen.
Das macht es einfacher, Änderungen und Aktualisierungen vorzunehmen, z. B. wenn jemand die Veranstaltung absagt oder ein Redner einen neuen Termin benötigt.
4.) Mehr Engagement und Beteiligung
Einer der größten Vorteile virtueller Veranstaltungen ist die Steigerung des Engagements und der Beteiligung. Es ist viel wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer bei einer virtuellen Veranstaltung dabei bleiben, weil die zeitlichen und räumlichen Barrieren wegfallen.
Es hilft auch, das Engagement zu erhöhen, weil virtuelle Veranstaltungen in der Regel interaktiv sind und das Publikum durch Live-Fragen und Antworten, Chatrooms und Live-Umfragen einbeziehen.
5.) Sammeln Sie aussagekräftige Daten
Virtuelle Veranstaltungen gehören zu den besten Möglichkeiten, um neue Daten zu sammeln. Die Teilnehmer können anhand ihrer demografischen Daten, ihres geografischen Standorts und ihres Kaufverhaltens profiliert werden. Wenn sich die Teilnehmer für die Veranstaltung anmelden, werden sie gebeten, eine Umfrage auszufüllen, mit der sich wertvolle Daten sammeln lassen.
Virtuelle Events sind auch eine gute Möglichkeit, das Engagement zu messen, da Sie verfolgen können, wie lange jeder Teilnehmer bei der Veranstaltung bleibt und welche Fragen er beantwortet. Sie können auch die Anzahl der neuen Leads messen, die durch Ihre virtuelle Veranstaltung generiert wurden.
6.) Erweitern Sie die Reichweite Ihrer Marke
Virtuelle Events können eine gute Möglichkeit sein, die Reichweite Ihrer Marke zu vergrößern. Da virtuelle Veranstaltungen in der Regel auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet sind, können sie Ihnen helfen, Ihr Publikum zu erweitern und neue Kunden zu finden.
Es ist eine gute Möglichkeit, potenzielle Kunden zu treffen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, was wiederum zu mehr Verkäufen führt. Virtuelle Veranstaltungen sind eine der effektivsten Möglichkeiten, um persönlich mit Kunden in Kontakt zu treten, da sie Ihnen die Möglichkeit geben, direkt mit ihnen zu interagieren.
7.) Es spart eine Menge Zeit
Virtuelle Events sparen eine Menge Zeit. Da sie vollständig online stattfinden, können Sie sie veranstalten, ohne zu reisen oder gar Ihr Haus zu verlassen. Von der Vorbereitung der Veranstaltung über die Moderation bis hin zur Diskussion kann alles bequem von zu Hause aus erledigt werden.
Virtuelle Veranstaltungen verringern die Notwendigkeit, sich mit anderen Personen in Ihrer Organisation abzustimmen, da alles unabhängig voneinander erledigt werden kann. Virtuelle Veranstaltungen tragen auch dazu bei, die Zeit zwischen einer Veranstaltung, die in der realen Welt stattfindet, und der Online-Diskussion zu verkürzen.
8.) Fördern Sie Kreativität und Innovation
Virtuelle Events fördern die Kreativität und Innovation in Ihrem Unternehmen. Sie überwinden geografische Grenzen und ermöglichen es Ihrer Organisation, mit Fachleuten auf der ganzen Welt zu interagieren. Sie ermöglichen es Gleichgesinnten, ihre Kräfte zu bündeln und gemeinsam etwas Neues zu schaffen, seien es neue Ideen für virtuelle Veranstaltungen oder Produkte.
Virtuelle Events gehören heute zu den populärsten Trends in den digitalen Medien. Immer mehr Unternehmen nutzen sie, um Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig auf neue Weise mit Kunden in Kontakt zu treten. Virtuelle Events können in allen Branchen eingesetzt werden, so dass sie wahrscheinlich weiter an Beliebtheit gewinnen werden.
Die Hauptmerkmale einer virtuellen Event-Plattform
Bei der Suche nach einer Plattform für virtuelle Veranstaltungen gibt es eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen und zu bewerten. Die Funktionen einer virtuellen Event-Plattform hängen von der Art und Größe Ihrer Veranstaltung ab. Es gibt jedoch einige Standardfunktionen, die Sie von den meisten virtuellen Veranstaltungsplattformen erwarten können.
Anpassungsmöglichkeiten
Die Möglichkeit, Ihre virtuelle Veranstaltungsplattform individuell anzupassen, ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Entscheidung, welche Plattform Sie verwenden sollten. Sie sollten das Branding und die Designelemente Ihres Unternehmens übernehmen, um die virtuelle Veranstaltung persönlicher zu gestalten. So können Sie Ihre Kunden auf einer emotionalen Ebene ansprechen, was zu mehr Umsatz führt.
Die Anpassung ermöglicht es Ihnen außerdem, eine virtuelle Veranstaltungsplattform zu erstellen, die für die Benutzer leicht zu erlernen ist. Eine unzureichende Anpassung kann dazu führen, dass Ihr virtuelles Event nur schwer zu bedienen ist, was zu viel Verwirrung und Frustration führen kann.
Teilnehmer, die die Anmeldeseite Ihrer virtuellen Veranstaltung besuchen und das Logo der virtuellen Plattform sehen, könnten verwirrt sein, so dass sie sich möglicherweise nicht anmelden. Wenn Sie das Branding und die Botschaft Ihres Unternehmens in die gesamte Veranstaltungsplattform integrieren, können Sie den Teilnehmern ein kohärentes Erlebnis bieten.
Multimedia-Integration
Sie möchten, dass Ihre virtuelle Veranstaltung so interaktiv wie möglich ist. Das bedeutet, dass Audio, Video und soziale Medien in die Veranstaltung integriert werden sollten. Sie sollten in der Lage sein, Live-Fragerunden, Live-Umfragen, Präsentationen, Videos und vieles mehr zu veranstalten. Die Einbindung von Multimedia hilft Ihnen, Ihr Publikum einzubinden und die Veranstaltung interaktiver zu gestalten.
Die Plattform sollte auch über hervorragende Analysemöglichkeiten verfügen, damit Sie sehen können, welche Multimedia-Elemente bei Ihrem Publikum am beliebtesten sind. So können Sie künftige Veranstaltungen auf der Grundlage der Elemente, die am meisten Zuspruch erhalten haben, anpassen.
Vernetzungs- und Engagement-Funktionen
Dies ist eine wichtige Funktion, die Sie berücksichtigen sollten, insbesondere wenn Sie eine Netzwerkveranstaltung durchführen. Sie möchten eine virtuelle Umgebung schaffen, die es den Teilnehmern leicht macht, sich zu vernetzen und miteinander in Kontakt zu treten.
Die virtuelle Veranstaltungsplattform, die Sie verwenden, sollte es den Teilnehmern ermöglichen, in Echtzeit zu chatten, per Videokonferenz zu kommunizieren und ihre Kontaktinformationen über die Plattform auszutauschen.
Ihre virtuelle Veranstaltungsplattform sollte über eine gute Chat-Funktion verfügen, damit die Teilnehmer asynchron kommunizieren können. Außerdem sollten Sie eine umfassende Networking-Lösung anbieten, die es ermöglicht, die Teilnehmer vor der Veranstaltung zu treffen, während der Veranstaltung Termine zu vereinbaren und nach der Veranstaltung mit ihnen in Kontakt zu treten.
Funktionen für Lernen und Entwicklung
Bei den besten virtuellen Events stehen Lernen und Entwicklung im Mittelpunkt, daher ist diese Funktion von zentraler Bedeutung für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Die von Ihnen verwendete Plattform sollte es den Teilnehmern ermöglichen, sich mit Inhalten zu beschäftigen, Artikel zu lesen und an Kursen teilzunehmen. Die Veranstaltung sollte auch über hervorragende Analysemöglichkeiten verfügen, damit Sie messen können, wie viele Inhalte Ihr Publikum konsumiert.
Lern- und Entwicklungsfunktionen erleichtern es Ihnen, eine Veranstaltung zu gestalten, die für die Teilnehmer einen Mehrwert bietet. Dabei muss es nicht nur um den Verkauf gehen, sondern Ihr Publikum sollte auch neue Fähigkeiten erlernen und Einblicke in Ihre Branche gewinnen.
Sicherheit und Datenschutz
Da die virtuelle Event-Plattform Ihre Teilnehmer miteinander verbindet, sollten Sie sicherstellen, dass sie ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz bietet. Der beste Weg, dies zu gewährleisten, ist die Wahl einer virtuellen Veranstaltungsplattform mit Sicherheit und Schutz auf militärischem Niveau.
Sie sollten sich auch die Zeit nehmen, die Datenschutzrichtlinien der virtuellen Veranstaltungsplattform zu verstehen. Die Plattform sollte über eine umfassende Datenschutzrichtlinie verfügen, aus der hervorgeht, wie sie die Daten Ihrer Kunden jederzeit schützt.
Eine exzellente Datenschutzrichtlinie gibt Ihren Kunden die Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um sich bei der Nutzung Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform sicher zu fühlen.
Anpassungen für verschiedene Geräte und Software
Auf virtuelle Veranstaltungen kann mit allen möglichen Geräten zugegriffen werden, z. B. mit Computern, Smartphones, Tablets und angeschlossenen Fernsehgeräten. Sie sollten eine virtuelle Veranstaltungsplattform wählen, die es den Teilnehmern ermöglicht, mit dem von ihnen bevorzugten Gerät teilzunehmen.
Außerdem sollten Sie sich überlegen, welche Software-Tools Ihre Teilnehmer verwenden, insbesondere wenn die virtuelle Veranstaltungsplattform ein Minimum an Software erfordert. Wenn Sie viele Kunden haben, die Software-Tools verwenden, die von Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform nicht unterstützt werden, können diese möglicherweise nicht teilnehmen.
Kundenunterstützung
Eines der schlimmsten Dinge, die während einer Veranstaltung passieren können, ist ein Mangel an Unterstützung. Wenn Sie nicht über ein 24/7-Supportteam verfügen, könnten Ihre Teilnehmer bei dem Versuch, auf die Veranstaltung zuzugreifen, auf Probleme stoßen. Es ist auch eine gute Idee, eine Veranstaltungsplattform zu wählen, die prompte Unterstützung per Live-Chat bietet.
Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung ausrichten, kann es stressig werden, wenn Sie kein Kundensupportteam haben, das den Teilnehmern beim Zugang zur Veranstaltung hilft. Diese Funktion ist eine der wichtigsten, die Sie bei der Auswahl Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform berücksichtigen sollten.
Wie Sie eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung durchführen
Virtuelle Events werden bei Unternehmern, Geschäftsinhabern und Vermarktern immer beliebter. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, Informationen mit Ihrem Publikum zu teilen, das Engagement zu erhöhen, neue Kunden zu gewinnen und sie in treue Fans zu verwandeln.
Sie können einige einfache Schritte unternehmen, um ein virtuelles Event zu planen und durchzuführen, das Ergebnisse liefert.
1.) Setzen Sie von Anfang an klare Ziele
Noch bevor Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung beginnen, sollten Sie sich klare Ziele setzen. Ihre Ziele bestimmen den Schwerpunkt der Veranstaltung und deren Struktur. Sie sollten auch festlegen, wie Sie den Erfolg messen wollen. Ihre Ziele sollten SMART sein – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.
Wenn Sie sich bei der Planung Ihrer Veranstaltung diese Ziele vor Augen halten, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen. Ihre Ziele werden Sie motivieren, bei der Planung auf Kurs zu bleiben.
2.) Wählen Sie die richtige virtuelle Veranstaltungsplattform
Die von Ihnen gewählte virtuelle Veranstaltungsplattform sollte zu Ihren Zielen, Ihrer Branche und Ihrem Publikum passen. Außerdem sollte sie einfach zu bedienen sein und einen ausgezeichneten Kundensupport bieten. Mit der richtigen Plattform wird die Planung und Durchführung der Veranstaltung viel einfacher. Ihr Erfolg wird also steigen, wenn Sie die richtige virtuelle Veranstaltungsplattform für Ihre Bedürfnisse wählen. Es gibt eine Vielzahl von Plattformen, so dass die Auswahl nicht allzu schwierig sein sollte.
3.) Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Veranstaltung
Virtuelle Events sind nicht an eine bestimmte Jahreszeit gebunden, so dass Sie den Zeitpunkt wählen können, der für Ihren Zeitplan und Ihr Budget am besten geeignet ist. Überlegen Sie auch, wann Ihr Publikum die Veranstaltung am ehesten besuchen wird. Wenn Sie sich an ein internationales Publikum wenden, ist es wichtig, einen Zeitpunkt zu wählen, an dem dieses anwesend sein kann.
4.) Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung
Virtuelle Events sind nutzlos, wenn niemand von ihnen weiß. Sie sollten einen Marketingplan erstellen, der Beiträge in sozialen Medien, Anzeigen, E-Mail-Marketing und Blogbeiträge umfasst. Sie sollten auch bezahlte Werbung auf Social-Media-Plattformen in Betracht ziehen, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen.
Lesen Sie hier mehr: Wie man eine virtuelle Veranstaltung in den sozialen Medien bewirbt
5.) Planen Sie Ihre Veranstaltung
Die Planung einer virtuellen Veranstaltung kostet Zeit und Mühe, aber die Mühe lohnt sich. Sie sollten einen Plan haben, was Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Sie sollten auch überlegen, welche Themen Sie behandeln werden, wer zu diesen Themen sprechen wird und wie Sie die einzelnen Sitzungen strukturieren werden. Sie sollten auch die verschiedenen Aktivitäten planen, die Sie anbieten möchten, damit die Teilnehmer mehr von der Veranstaltung haben.
6.) Bereiten Sie sich auf die Veranstaltung vor
Wenn Sie virtuelle Events durchführen, ist es wichtig, einen Plan für alle wichtigen Aufgaben zu haben. Sie sollten Präsentationen und Inhalte vorbereiten, die mit den Teilnehmern geteilt werden sollen. Außerdem sollten Sie die für die Veranstaltung geplanten Aktivitäten und Interaktionen sowie alle Marketingaufgaben vorbereiten, die Sie während und nach der Veranstaltung durchführen werden.
7.) Veranstalten Sie Ihr Event
Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, ist es wichtig, die Sitzungen im Zeitplan zu halten und die Teilnahme während der gesamten Veranstaltung zu fördern. Sie sollten einen Zeitplan erstellen, damit die Sitzungen im Zeitplan bleiben und die Teilnehmer nicht zu spät kommen. Außerdem müssen Sie während der gesamten Veranstaltung ein hohes Maß an Kundenbetreuung bieten.
8.) Binden Sie Ihr Publikum ein
Bei virtuellen Veranstaltungen geht es vor allem darum, Ihrem Publikum einen Mehrwert zu bieten. Sie sollten während der gesamten Veranstaltung zur Teilnahme über Live-Chat und Umfragen auffordern. Sie können auch die Interaktion fördern, indem Sie die Teilnehmer auffordern, ihre Gedanken in den sozialen Medien zu teilen.
Die Einbindung Ihres Publikums ist ein guter Weg, um Beziehungen aufzubauen und zu verbessern. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, Social-Media-Marketing-Tools einzusetzen, um die Veranstaltung nach ihrem Ende zu bewerben.
9.) Erfassen Sie Leads und schaffen Sie Gelegenheiten
Virtuelle Events sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Publikum in Kunden zu verwandeln oder neue Kunden zu gewinnen. Sie können die Kontaktdaten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer nutzen, um künftige Veranstaltungen und Werbeaktionen anzukündigen. Sie können Ihre virtuelle Veranstaltung auch nutzen, um mit den Teilnehmern ins Gespräch zu kommen und nach der Veranstaltung nachzuhaken.
10.) Follow-up nach der Veranstaltung
Ihre virtuellen Events werden nur dann erfolgreich sein, wenn Sie nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern in Kontakt bleiben. Sie sollten Berichte an alle Teilnehmer der Veranstaltung senden und eine Reihe von Nachfassaktionen einrichten, um sie bei der Stange zu halten. Sie können Ihren Plan für das Content-Marketing nach der Veranstaltung auch dazu nutzen, die Inhalte, die Sie auf der Veranstaltung bereitgestellt haben, zu bewerben. Und schließlich sollten Sie sich nach einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung etwas Zeit zum Entspannen nehmen.
7 Überlegungen bei der Entscheidung für die Durchführung Ihrer virtuellen Events
Es gibt so viele Faktoren, die bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung zu berücksichtigen sind, dass es schwierig sein kann, den Überblick zu behalten. Am besten planen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung, indem Sie die folgenden Faktoren bei der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung berücksichtigen.
1.) Größe des benötigten Raums
Bevor Sie ein virtuelles Event veranstalten, sollten Sie als erstes überlegen, wie viel Platz Sie für die Kameraführung, die Ausrüstung, die Crew und die Talente benötigen. Sie möchten keinen überfüllten Hintergrund haben, und Sie sollten genügend Platz für alle wichtigen Geräte haben.
2.) Beleuchtung und Ton
Der nächste Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Beleuchtung und der Ton. Sie sollten mehrere Scheinwerfer im gesamten Bereich aufstellen, um Schatten zu vermeiden. Achten Sie auch darauf, dass der Hintergrund frei von Unordnung ist, und ziehen Sie einen Green Screen in Betracht, wenn Ihre Veranstaltung vor einem festen Hintergrund stattfinden soll. Testen Sie auch Ihre Mikrofon- und Beleuchtungsausrüstung vor der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass sie einwandfrei funktioniert.
3.) Internet-Bandbreite
Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen, müssen Sie die benötigte Bandbreite berücksichtigen. Ihr Gruppenchat benötigt eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung, damit der Chat aktiv bleibt.
Für die Übertragung eines HD-Videostreams benötigen Sie in der Regel eine Upload-/Download-Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbit/s. Für das Live-Streaming von mehreren HD-Videostreams ist eine höhere Upload-Geschwindigkeit erforderlich.
Sie sollten außerdem alle Präsentationen, Videos oder Bilder vor Beginn der Veranstaltung herunterladen, um die Bandbreite während der Veranstaltung gering zu halten.
4.) Anzahl der Moderatoren
Dies ist ein wichtiger Faktor, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen. Um eine virtuelle Veranstaltung durchzuführen, müssen Sie ein Team zusammenstellen. Das Team muss im Voraus arbeiten und sicherstellen, dass alle Vortragenden für ihre Sitzung bereit sind.
5.) Planung der Sitzungen
Wenn Sie virtuelle Events durchführen, ist es wichtig, die Sitzungen im Voraus zu planen. Sie sollten eine Tagesordnung für jede Sitzung erstellen und die Teilnehmer im Voraus darüber informieren, wann die einzelnen Sitzungen stattfinden werden. Außerdem sollten Sie den Vortragenden zwischen den Sitzungen einige Minuten Zeit geben, damit sie sich entspannen und mit ihrem Publikum austauschen können.
6.) Länge des Programms
Die Wahl der Streaming-Plattform hängt davon ab, wie lang Ihr Programm ist und um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Wenn Sie zum Beispiel ein 4-stündiges Webinar veranstalten, benötigen Sie einen Encoder, der vier Stunden ununterbrochene Übertragung unterstützt.
Erforderliche Technologie für die Durchführung virtueller Veranstaltungen
Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie ausrichten, benötigen Sie verschiedene Arten von Ausrüstung. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Komponenten der Veranstaltungstechnik, die Sie bei der Planung Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung berücksichtigen sollten.
Veranstaltungs-Website
Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, benötigen Sie eine Event-Website, um weitere Informationen über Ihre Veranstaltung bereitzustellen. Sie können die Website auch nutzen, um Ressourcen für Ihr Publikum bereitzustellen und die Teilnehmer zu registrieren.
Die Website sollte den Nutzen einer Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung verdeutlichen, Informationen über die Präsentation der Live-Veranstaltung bereitstellen und Erfahrungsberichte von früheren Teilnehmern enthalten.
Mobile Veranstaltungs-App
Die Verwendung von mobilen Veranstaltungs-Apps kann eine gute Möglichkeit sein, Ihr Publikum zu binden. Ihre App sollte Funktionen enthalten, die Ihren Teilnehmern helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, und sie sollte Sitzungsinformationen, Teilnehmerprofile, Social-Media-Funktionen und eine RSVP-Funktion enthalten.
Anmeldung
Der Anmeldeprozess ist sehr wichtig, und Sie sollten eine Anmeldeseite auf Ihrer Veranstaltungswebsite oder App einrichten. Sie können auch Tools von Drittanbietern verwenden, um den Registrierungsprozess für die Teilnehmer zu vereinfachen.
Integrationen
Wenn Ihre Veranstaltung in die sozialen Medien integriert ist, kann dies bei der Einladung von Teilnehmern helfen. Überlegen Sie auch, wie Sie mit Fragen und Kommentaren der Teilnehmer umgehen wollen, und wählen Sie eine Veranstaltungstechnologie-Plattform, die sich mit den von Ihnen verwendeten Tools integrieren lässt.
Video-Codierung
Sie sollten einen zuverlässigen Videocodierungsdienst wählen, der eine gute Videoqualität bietet. Berücksichtigen Sie auch den Player, der für jede Sitzung verwendet wird, und wählen Sie einen Videocodierungsdienst, der sich in Ihren Player integrieren lässt.
Veranstaltungs-Feedback
Sie sollten den Teilnehmern die Möglichkeit geben, während und nach Ihrer Veranstaltung Feedback zu geben. So können Sie Ihre zukünftigen Veranstaltungen verbessern, indem Sie erfahren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden muss.
Erfahrung und Engagement bei virtuellen Veranstaltungen
Obwohl der Name alles erklärt, fragen sich viele Organisatoren, was virtuelle Events genau sind. Ist es so etwas wie ein Webinar oder ein großes Online-Meeting, wie man es jeden Tag bei der Arbeit macht? Welche anderen Verfahren sind erforderlich, um diese Veranstaltung erfolgreich zu gestalten?
Hier erfahren Sie, wie eine virtuelle Veranstaltung aus der Sicht von Veranstaltungsplanern und -teilnehmern aussieht, damit Sie herausfinden können, wie sie für Sie funktionieren kann.
Reise zu virtuellen Veranstaltungen
Moderne Plattformen und Technologien haben es der ganzen Welt leicht gemacht, sich zu vernetzen und mehr denn je zu kommunizieren. Auch wenn es immer noch Veranstaltungen gibt, die eine physische Anwesenheit erfordern, werden die meisten modernen Unternehmenstreffen, Konferenzen, Veranstaltungen und Seminare heute mit virtuellen Methoden organisiert.
Es ist viel besser, virtuell präsent zu sein, wenn Sie in Ihrer Branche führend oder ein gefragter Redner sind. Sie können mehr Menschen erreichen und sogar Live-Fragestunden mit Ihrem potenziellen Publikum abhalten.
- Sie müssen Ihre virtuellen Veranstaltungsplattformen testen, bevor Sie sie für Anmeldungen freigeben. Sie können auch einen Probelauf mit Ihren Technologiepartnern durchführen.
- Wenn Sie Videokonferenzräume zur Verfügung stellen, sollten Sie den Teilnehmern eine Anleitung geben, wie sie die Veranstaltung beginnen und was sie bei der Anmeldung erwarten können.
Anpassbare Panels bieten Zugang zu allem, was die Teilnehmer für eine virtuelle Veranstaltung benötigen. Dazu gehören Dokumente, Dateien und Präsentationen, auf die alle Teilnehmer zugreifen können. Die verwendete Software muss benutzerfreundlich und skalierbar genug sein, damit Sie Funktionen hinzufügen oder entfernen können.
Die Perspektive des Veranstaltungsprofis
Organisatoren haben eine persönlichere Erfahrung mit der Veranstaltung, einschließlich der Teilnehmererfahrung und der Kontaktverwaltung. Sie können ein individuelles Erlebnis bieten, das den Bedürfnissen und Erwartungen ihrer Teilnehmer gerecht wird. Sie können Meetings, Telefonkonferenzen, Webinare und virtuelle Veranstaltungen durchführen.
Flexible virtuelle Plattformen erledigen alles von der Registrierung bis zur Veranstaltungswerbung. Sie ermöglichen es dem Veranstalter auch, das Aussehen und die Atmosphäre seiner Veranstaltungen individuell zu gestalten. Der Veranstalter kann den Verkauf von Eintrittskarten, Anmeldungen und Zahlungen abwickeln. Er kann auch Anmeldeformulare und Webseiten erstellen, um seine Veranstaltungen zu bewerben. Das Ticketing ist wichtig für Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer in irgendeiner Form an der Veranstaltung teilnehmen müssen.
Der Veranstalter kann auch den Fortschritt seiner Veranstaltungsteilnehmer auf seiner Plattform verfolgen. Dazu gehört der aktuelle Status des Teilnehmers, ob er die erforderlichen Dateien heruntergeladen hat und ob er als Referent gilt. Der Organisator kann auch herausfinden, wer sich nicht für die Veranstaltung angemeldet hat. Eventmanager haben die Möglichkeit, verschiedene Funktionen zu nutzen, je nachdem, wie viel sie bereit sind, auszugeben.
Wie man das Engagement bei virtuellen Events steigert
Die virtuelle Veranstaltung selbst ist nur ein Teil des Prozesses. Sie sollten viele andere Dinge berücksichtigen, um das Engagement und die Teilnahme an Ihrer virtuellen Veranstaltung zu maximieren. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen:
1.) Bieten Sie überzeugende Veranstaltungsinhalte
Eine virtuelle Veranstaltung nützt nichts, wenn Sie keine guten Inhalte haben. Sie könnten versucht sein, Folien von anderen Vorträgen oder Präsentationen zu verwenden, aber das Publikum erwartet mehr. Sie wollen frische, neue Inhalte, die sie erkunden und aus denen sie lernen können.
Sie sollten auch darauf achten, dass Ihre Folien gut gestaltet sind. Sie wollen Ihre Zuhörer nicht überfordern oder sie vom eigentlichen Inhalt ablenken. Große Bilder, die auf den Redner verweisen, und leicht lesbare Folien helfen Ihrem Publikum, sich zu konzentrieren.
2.) Nutzen Sie Quizspiele, um die Aufmerksamkeit zu halten
Das virtuelle Engagement nimmt nach der ersten Stunde drastisch ab. Das ist ganz natürlich: Die Zuhörer werden abgelenkt und verlassen ihren Computer oder verlieren einfach das Interesse an dem, was Sie sagen.
Halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrecht, indem Sie während Ihrer Präsentation Quizfragen einsetzen. Testen Sie ihr Wissen, bitten Sie sie, sich an Umfragen zu beteiligen, oder geben Sie ihnen interaktive Aufgaben, die sie lösen müssen. Sie können sogar um Fragen und Antworten bitten oder den Zuhörern das Gefühl geben, dass sie Teil des Geschehens sind, und sie ermutigen, Kommentare zu hinterlassen.
3.) Fördern Sie interaktive Echtzeit-Sitzungen
Wenn Sie möchten, dass Ihre virtuellen Teilnehmer engagiert bleiben, müssen Sie mehr als nur eine Präsentation anbieten. Veranstalten Sie interaktive Sitzungen, in denen die Teilnehmer Fragen stellen, ihre Meinung äußern und sich beteiligen können.
+Sie können eine Fragerunde veranstalten, in der das Publikum Fragen zum Thema stellt, oder eine Podiumsdiskussion veranstalten. Sie können sogar eine Umfrage durchführen oder ein Speed-Dating veranstalten, bei dem mehrere Redner anwesend sind und Ihr Publikum sich mit jedem von ihnen einige Minuten lang auseinandersetzt.
4.) Legen Sie Pausen zwischen den Sitzungen ein
Eine virtuelle Veranstaltung ist nicht wie ein Kinofilm. Sie können Ihrem Publikum kein Erlebnis bieten, bei dem es stundenlang zuschauen muss, ohne Pausen zu machen. Virtuelle Teilnehmer ermüden leicht und müssen nach einigen Stunden eine Pause einlegen.
Bieten Sie eine einstündige Pause in der Mitte Ihrer Veranstaltung an. Bieten Sie Ihrem Publikum während der Pause neue Inhalte an. Das hält ihre Energie aufrecht und hilft Ihnen, das Engagement zu steigern.
5.) Bieten Sie den Teilnehmern exklusive Geschenke an
Bieten Sie Ihren Teilnehmern exklusive Rabatte, begrenzte Angebote und Gratisartikel, um sie zum Kommen zu bewegen. Die Menschen lieben Werbegeschenke, und sie werden mehr als bereit sein, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, wenn Sie ihnen die Chance geben, etwas zu gewinnen.
Sie können Ihrem Publikum auch exklusive Preisnachlässe auf Produkte und Dienstleistungen Ihrer Sponsoren sowie kostenlose Materialien wie eBooks, Whitepaper, Leitfäden und andere wertvolle Ressourcen anbieten.
6.) Bieten Sie einfachen Zugang zu On-Demand-Inhalten
Menschen, die an virtuellen Veranstaltungen teilnehmen, können nicht immer während der gesamten Veranstaltung in Verbindung bleiben. Sie werden durch Arbeit und andere Verpflichtungen abgelenkt. Daher müssen Sie sicherstellen, dass sie auch nach der Veranstaltung Zugang zu den Inhalten Ihrer Veranstaltung haben.
Bieten Sie On-Demand-Inhalte an, auf die sie jederzeit und überall zugreifen können. Erstellen Sie einen Blog, in dem Sie alle Folien veröffentlichen, oder bieten Sie Inhalte zum Herunterladen an, auf die Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung zugreifen können.
7.) Halten Sie die Teilnehmer mit Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden
Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung abhalten, können Ihre Teilnehmer nicht immer live an Ihrer Sitzung teilnehmen. Sie verpassen den Inhalt und fühlen sich möglicherweise zurückgelassen. Sie könnten sich auch desinteressiert fühlen und das Interesse an Ihrer Veranstaltung verlieren, weil Sie sie nicht auf dem Laufenden halten und sie keine Lust mehr haben, an der Veranstaltung teilzunehmen.
Versenden Sie während der Veranstaltung Push-Benachrichtigungen, um Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten. Lassen Sie sie wissen, wenn eine ihrer Fragen beantwortet wird oder wenn ein neuer Redner mit seiner Sitzung beginnt. Auf diese Weise wissen sie, dass sie nichts verpassen, und es hilft Ihnen, das Engagement zu steigern.
8.) Verfolgen Sie Verhalten und Engagement der Teilnehmer
Teilnehmer lieben es, bei virtuellen Events zu interagieren. Sie können Fragen stellen, die Präsentationen der Redner kommentieren und ihre Meinung kundtun. Das bedeutet, dass Sie jedes einzelne Verhalten verfolgen müssen, damit Sie wissen, wer aktiv an Ihrer Veranstaltung teilnimmt, wer live dabei ist und wer nicht.
Verfolgen Sie das Verhalten Ihres Publikums mit Echtzeitberichten. So erfahren Sie, wie hoch das Engagement ist und für welche Redner und Sitzungen sich Ihr Publikum am meisten interessiert. Dies wird Ihnen auch bei zukünftigen Veranstaltungen helfen.
9.) Planen Sie Ihre nächsten virtuellen Events
Virtuelle Veranstaltungen sind nicht mit traditionellen Veranstaltungen vergleichbar. Die Teilnehmer erwarten oft eine völlig neue Erfahrung und wollen, dass die nächste Veranstaltung noch besser wird.
Planen Sie Ihre nächste virtuelle Veranstaltung, sobald Sie die aktuelle beendet haben. Bieten Sie Ihren Teilnehmern exklusive Preisnachlässe und begrenzte Angebote, damit sie auch bei der nächsten Veranstaltung dabei sein wollen.
10.) Nachfassen bei den Teilnehmern
Virtuelle Teilnehmer können zwar nicht live an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, aber sie wollen trotzdem dabei sein und sich einbezogen fühlen. Das erreichen Sie am besten, indem Sie sich nach der Veranstaltung mit ihnen in Verbindung setzen.
Versenden Sie nach dem Ende der Veranstaltung Follow-up-E-Mails. Bedanken Sie sich bei Ihren Abonnenten für die Teilnahme an Ihren virtuellen Veranstaltungen, erinnern Sie sie an ihre nächste kostenlose Ressource und versorgen Sie sie mit zusätzlichen Informationen, die Ihnen helfen, das Engagement zu steigern.
Virtuelle Veranstaltungen FAQ’s
Was ist die Bedeutung von virtuellen Veranstaltungen?
Die virtuelle Veranstaltung bezieht sich auf eine Online-Veranstaltung, bei der die Teilnehmer über eine digitale Umgebung und nicht an einem physischen Ort interagieren. Das bedeutet, dass das Publikum durch Technologien wie Videokonferenzen, Webinare und andere virtuelle Meeting-Tools an einer Veranstaltung teilnimmt.
Was sind die Vorteile von virtuellen Events?
Virtuelle Veranstaltungen haben viele Vorteile, sowohl für die Redner als auch für die Teilnehmer. Für die Redner bieten virtuelle Veranstaltungen die Möglichkeit, ihre Sichtbarkeit vor einem größeren Publikum zu erhöhen. Sie können ihr Wissen weitergeben und auf einen internationalen Pool von virtuellen Teilnehmern zugreifen.
Teilnehmer, die an virtuellen Veranstaltungen teilnehmen, können bequem von jedem Ort der Welt aus teilnehmen, was ihnen ebenfalls hilft, Zeit und Geld zu sparen.
Was ist der Unterschied zwischen virtuellen und realen Veranstaltungen?
Der Hauptunterschied zwischen einer traditionellen physischen Veranstaltung und einer virtuellen Veranstaltung besteht darin, dass virtuelle Veranstaltungen vollständig online abgehalten werden. Die Teilnehmer interagieren in einer digitalen Umgebung und nehmen bequem von zu Hause aus teil. Die Redner müssen nicht so viel reisen und können ihr Wissen mit der ganzen Welt teilen.
Wie kann man eine virtuelle Veranstaltung unterhaltsamer gestalten?
Damit virtuelle Veranstaltungen mehr Spaß machen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Publikum bei der Sache bleibt. Sie müssen ihnen das bestmögliche Erlebnis bieten und alle möglichen Tools einsetzen, um sie näher an Ihre Veranstaltung heranzuführen. Organisieren Sie Werbegeschenke und Wettbewerbe, versorgen Sie die Redner mit interessanten Inhalten und binden Sie Ihr Publikum ein.
Was tun Sie bei einer virtuellen Veranstaltung?
Bei einer virtuellen Veranstaltung teilen die Redner ihr Wissen mit dem Publikum. Sie können Reden halten, an Podiumsdiskussionen teilnehmen und vieles mehr. Das Publikum hat die Möglichkeit, Fragen zu stellen und mit den Rednern zu interagieren. Je interaktiver eine virtuelle Veranstaltung ist, desto mehr Spaß macht sie sowohl für die Redner als auch für die Zuhörer.
Was ist der Zweck von virtuellen Veranstaltungen?
Der Hauptzweck einer virtuellen Veranstaltung besteht darin, Menschen zusammenzubringen und Wissen auszutauschen. Sie überbrücken die Kluft zwischen verschiedenen Teilen der Welt und ermöglichen es den Teilnehmern, von überall aus an Veranstaltungen teilzunehmen. Virtuelle Events sind eine kostengünstige Lösung, insbesondere für diejenigen, die nicht reisen wollen.
