Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Zusammenkunft von Menschen, die sich in einer virtuellen Umgebung und nicht an einem physischen Ort treffen. Sie können für viele Zwecke genutzt werden, z. B. für Karrieremessen, Diskussionsforen, Networking oder Schulungen. Doch was genau sind die Vorteile virtueller Events?
Virtuelle Veranstaltungen ermöglichen es den Nutzern, bequem von zu Hause, vom Büro aus oder in einem Café in der Nähe per Chat oder Videokonferenz mit Unternehmen oder Kollegen in Kontakt zu treten.
Virtuelle Events müssen nicht kompliziert sein, aber sie müssen gut geplant und produziert werden, damit Ihre Veranstaltung erfolgreich wird. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 13 Vorteile virtueller Events vor, lesen Sie einfach weiter!
Vorteile von virtuellen Events während Covid
Trotz des sensiblen Klimas angesichts der Pandemie bleibt die Essenz derjenigen, die mit Events und Unterhaltung arbeiten, dieselbe: Menschen verbinden, die Gesellschaft positiv beeinflussen und erstaunliche Erlebnisse schaffen.
Wenn auch gezwungenermaßen, hat Covid-19 alle Sektoren in Richtung Digitalisierung von Dienstleistungen gedrängt. Wir müssen uns anpassen und lernen, wie wir durch diese turbulenten Wellen des Wandels navigieren können.
In diesem Zusammenhang erweisen sich Online-Veranstaltungen als sichere und wirksame Alternative, um dem Publikum weiterhin Erlebnisse zu bieten, wo auch immer es sich befindet. Aber das ist noch nicht alles: Es gibt mehrere Vorteile virtueller Events, insbesondere in einer Zeit, in der Sie Wege finden müssen, um Ihr Unternehmen am Leben zu erhalten.
1. Die Kosten sind niedrig
Im Allgemeinen sind virtuelle Veranstaltungen kostengünstiger. Das Einzige, was die Planer zu zahlen haben, sind die Kosten für die virtuelle Meeting-Plattform und die Anmietung spezialisierter Dienstleistungen.
Sie sparen viel, weil Sie z. B. nicht für die Miete des Raums oder die Tontechnik aufkommen müssen, aber auch bei der Kaffeepause, der Unterbringung und den Eintrittskarten für die Gäste, den Materialien für den Veranstaltungstag usw. Die einzigen Ausgaben sind die für die Plattform, die Werbung und die für die Videoaufzeichnung benötigte Ausrüstung.
Mit einer Online-Veranstaltung können Sie eine beeindruckende Anzahl von Menschen erreichen, wenn Sie nur eine gute Internetverbindung, einen Computer, Ihre eigene Webcam für die Bildaufnahme und Kopfhörer für die Tonaufnahme benötigen. Und das bei jedem Einzelnen zu Hause oder an jedem anderen Ort der Welt! Natürlich ist die Qualität Ihrer Veranstaltung umso höher, je mehr Ausrüstung Sie zur Verfügung haben, aber das ist keine Voraussetzung!
2. Sie sparen Zeit
Ein weiterer Vorteil virtueller Veranstaltungen besteht darin, dass Sie eine Menge Zeit sparen. Ihre, die Ihres Teams und die der Teilnehmer. Obwohl virtuelle Veranstaltungen eine gewisse Zeit für die Einrichtung der Plattform und der Website erfordern, ist der Zeitaufwand für die Organisation geringer als bei einer persönlichen Veranstaltung.
Für die Anmeldung, die über die Website der Veranstaltung erfolgt, ist keine physische Anwesenheit erforderlich, geschweige denn, dass die Teilnehmer dafür anreisen müssen.
3. Globale Reichweite
Mit virtuellen Veranstaltungen ist es viel einfacher, mehr Menschen zu erreichen und einzubeziehen!
Im Gegensatz zu persönlichen Veranstaltungen sind virtuelle Veranstaltungen nicht auf einen einzigen Ort beschränkt und haben auch keine Begrenzung der Teilnehmerzahl. Da es keine geografische Begrenzung gibt, muss der Teilnehmer lediglich über einen Computer oder ein mobiles Gerät und eine Internetverbindung verfügen, um an der Plattform teilnehmen zu können.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Zahl der Veranstaltungsteilnehmer zu erhöhen, da eine viel größere Anzahl von Personen in einem virtuellen Raum zusammenkommen kann. Einer der größten Vorteile virtueller Events ist, dass Ihre Veranstaltung weltweit stattfinden kann!
Sie können Ihre Veranstaltung auch ganz einfach bewerben, indem Sie den Link zu Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen teilen. Menschen aus der ganzen Welt können sofort teilnehmen, wodurch Ihr Publikum vergrößert wird und jeder teilnehmen kann, unabhängig von seinem Wohnort.
Das Geheimnis dabei ist, dass Sie hart an der Qualität der Inhalte, die Sie teilen, und an der Werbung arbeiten. Verlieren Sie also keine Zeit und beginnen Sie jetzt, den Horizont Ihrer Veranstaltungen zu erweitern!
4. Sie sind flexibel und variabel
Da virtuelle Veranstaltungen online stattfinden, sind Sie sehr flexibel in der Art und Weise, wie Sie Ihre Veranstaltung übertragen. Um an einer virtuellen Veranstaltung teilzunehmen oder sie auszurichten, benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und ein Gerät, das Zugang zum Internet hat. Die meisten Plattformen sind mit dem Zugang über einen Desktop-Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet kompatibel.
Unabhängig von der Art der Veranstaltung können Sie die Sitzungen interaktiv gestalten, verschiedene Sprachoptionen anbieten, Redner einladen und vieles mehr. Einer der Vorteile von virtuellen Veranstaltungen ist, dass sie flexibel sind und auf Ihre Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten werden können.
5. Es ist einfacher, Kontakte zu knüpfen
Im Gegensatz zu persönlichen Veranstaltungen sind virtuelle Veranstaltungen in hohem Maße interaktiv und freundlich, was die Beteiligung und das Engagement der Teilnehmer erhöht. Virtuelle Veranstaltungen bieten Tools wie Umfragen, Fragen und Antworten, Live-Chat und sogar einen Bereich mit herunterladbaren Ressourcen, damit sich Ihre Teilnehmer voll und ganz auf Ihre Inhalte einlassen können.
Darüber hinaus sind virtuelle Veranstaltungen in der Regel schneller, da die Teilnehmer nicht von Sitzung zu Sitzung oder von Stand zu Stand gehen müssen, und es kann einfacher sein, mit anderen Teilnehmern und Rednern in Kontakt zu treten als bei einer persönlichen Veranstaltung.
6. Es ist einfach, Feedback zu sammeln
Genau wie bei persönlichen Veranstaltungen ist auch bei virtuellen Veranstaltungen das Feedback entscheidend. Im Gegensatz zu persönlichen Veranstaltungen sind die Teilnehmer bei virtuellen Veranstaltungen jedoch ständig online und können problemlos in Echtzeit auf Umfragen antworten.
Dieses Echtzeit-Feedback ist ein großer Vorteil virtueller Veranstaltungen und hilft nicht nur den Moderatoren, den Verlauf der Sitzung zu bewerten, sondern ist auch nützlich, um den Gesamterfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung zu messen.
7. Die Ergebnisse sind leicht zu messen
Obwohl die Daten, die bei virtuellen Veranstaltungen anfallen, je nach Plattform und Eventmanagement-Software variieren, ist es bei einer virtuellen Veranstaltung einfacher, Daten zu sammeln und die Ergebnisse über Ihre Veranstaltung und die Teilnehmer zu messen als bei einer persönlichen Veranstaltung.
Sie haben Ihre Veranstaltung bis ins kleinste Detail geplant. Die Budgetstudie war genau. Ihr Marketing- und Kommunikationsplan wurde gut umgesetzt. Der Umsatz liegt innerhalb der prognostizierten Spanne. Alles lief gut… bis eine Krise eintrat.
Die Bewältigung von Krisen gehört zur täglichen Routine von Veranstaltungsmachern. Je mehr Erfahrung ein Veranstaltungsproduzent hat, desto besser kann er mit unvorhergesehenen Ereignissen umgehen. Je mehr Zeit vergeht, desto mehr gewöhnt man sich jedoch daran, „die Dinge auf die gleiche Weise zu tun“. Es ist ein Paradoxon – aber die gute Nachricht ist, dass es eine Lösung gibt.
8. Verfügbarkeit
Ein persönliches Treffen ist von Natur aus live. Es gibt nur eine Chance, dass sie stattfindet. Wie viele Veranstaltungen haben Sie schon gesehen, die wegen Regens oder höherer Gewalt abgesagt wurden?
Einer der Vorteile virtueller Events ist, dass sie nicht live sein müssen. Sie können aufgezeichnet und viele Male in verschiedenen Formaten abgerufen werden. Ihre Verfügbarkeit ist viel größer. Was für ein Vorteil: Sie können Ihre Online-Veranstaltung ein ganzes Jahr lang (oder länger!) zum Verkauf anbieten.
Sie können z. B. eine Online-Veranstaltung verkaufen, die live stattfindet, aber Sie können diese Veranstaltung auch aufzeichnen und sie zu einem niedrigeren Preis für diejenigen zum Verkauf anbieten, die nicht an der Live-Veranstaltung teilnehmen konnten.
9. Sie sind einfacher zu organisieren!
Vielleicht sind Sie noch kein Fan von Online-Veranstaltungen, aber in einem Punkt müssen Sie mir zustimmen: Diese Veranstaltungen sind einfacher zu organisieren! Wissen Sie, warum?
Ein großer Teil des Stresses bei der Organisation einer Veranstaltung entsteht durch die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort mit erschwinglicher Miete, die Investition in die Vorbereitung aller Materialien, die während der Veranstaltung geliefert werden, ganz zu schweigen von der Hektik des Tages, um alles in Ordnung zu bringen, von der Reinigung bis zur Aushändigung der Teilnahmebescheinigungen.
Mit einer Online-Veranstaltung können Sie sich diese Arbeit sparen und sogar Ihre Chancen auf ein größeres Publikum erhöhen! Können Sie sich vorstellen, wieviel Arbeit die Organisation, die Begrüßung und die Unterbringung einer so großen Anzahl von Personen, die beispielsweise an einer Live-Übertragung teilnehmen könnten, machen würde?
Stellen Sie sich vor, dass es möglich ist, all dies mit einem reduzierten Team und einer viel geringeren Investition zu bewältigen, und trotzdem auf die richtigen Partnerschaften zu zählen, denn Sie können nicht alles alleine machen! Eine große Hilfe ist eine virtuelle Veranstaltungsplattform, wie die von expertshare, die bei Aufgaben wie der Registrierung und Zertifizierung helfen kann, während Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Veranstaltung noch besser zu machen.
10. Sie steigern den Umsatz
Ja, das ist richtig! Einer der Vorteile virtueller Events ist die Möglichkeit, Ihre Umsätze zu steigern. Denken Sie mit mir, Ihre Veranstaltung wird ein viel größeres Publikum erreichen, und das wird Ihre Verkaufszahlen erhöhen. Natürlich hängt alles von der Werbe- und Verkaufsstrategie ab, die Sie anwenden.
Es kann sein, dass sich diese Ergebnisse nicht gleich bei der ersten Veranstaltung einstellen, vor allem, wenn es Ihr erster Kontakt mit dieser Art von Organisation ist. Aber nutzen Sie die Tatsache, dass das Internet Ihnen nicht nur erlaubt, mehr Menschen zu erreichen, sondern auch, denjenigen zu folgen, die sich für Ihre Art von Veranstaltung interessieren. Investieren Sie also in diese Menschen! Versenden Sie exklusive Inhalte, veröffentlichen Sie Beiträge in den sozialen Netzwerken, um Ihre Kompetenz zu demonstrieren und Ihre Veranstaltung in Erinnerung zu rufen!
11. Macht Ihre Veranstaltung besser bekannt
Dies ist zweifelsohne der größte Wunsch eines jeden Veranstalters. Wer möchte nicht, dass seine Veranstaltung als Referenz auf dem Markt gilt, dass sie anerkannt und im In- und Ausland bekannt ist?
Im Internet gibt es keine Grenzen. Nutzen Sie also alle Möglichkeiten, die es bietet, um die Idee und den Namen Ihrer Veranstaltung zu verbreiten. Sie können sich zum Beispiel mit einigen Mikro-Influencern in Verbindung setzen, die Ihre Zielgruppe ansprechen, um eine gezielte Werbung zu betreiben, die nicht nur viele, sondern vor allem die richtigen Leute erreichen soll!
Sie können dies über soziale Netzwerke und gesponserte Beiträge tun, E-Mail-Marketing versenden und diese Personen mit guten Inhalten und Beständigkeit pflegen. Was diese Menschen wirklich beeindrucken wird, ist die Positionierung Ihrer Veranstaltung. Zeigen Sie, dass Sie eine Autorität auf dem Gebiet sind, und mehr und mehr Menschen werden sich für das interessieren, was Sie zu sagen haben.
Tipp: Informieren Sie sich über die Vorteile des E-Mail-Marketings, einer wichtigen Strategie für Online-Events! Klicken Sie hier und sehen Sie sich unser E-Book an, in dem Sie alle Hinweise zu diesem Thema finden!
12. Generiert Material für die Nachbereitung der Veranstaltung
Einer der Hauptvorteile einer Online-Veranstaltung ist, dass Sie am Ende der Veranstaltung über Inhalte verfügen, die Sie nach Belieben verwenden können. Was bei physischen Veranstaltungen ein spezialisiertes Team für die Aufzeichnung der Vorträge benötigt, was die Kosten in die Höhe treibt, kann bei Ihrer Veranstaltung ohne zusätzliche Kosten erledigt werden!
Später kann dieses Material verwendet werden, um für die nächsten Ausgaben zu werben oder als Online-Kurs, der z. B. verkauft werden kann. Sie können die komplette Veranstaltung auch auf Ihrem YouTube-Kanal zur Verfügung stellen, wenn Sie einen haben. Die Chance, dieses Material zu nutzen, dürfen Sie sich nicht entgehen lassen!
13. Bietet Interaktion und Engagement
Diejenigen, die glauben, dass es unmöglich ist, während einer Online-Veranstaltung Engagement zu erzeugen, liegen falsch, im Gegenteil! Die Teilnehmer nehmen nicht nur an der Veranstaltung teil, sondern fühlen sich auch wohler, wenn sie über den Chat Kommentare abgeben und Fragen stellen, weil sie sich den Rednern näher fühlen. Zweifelsohne ist der Redner, der früher auf einer Bühne stand, weit weg und oft unerreichbar, bei einer Online-Veranstaltung eine andere Realität.
Aber wie kann ich ein Online-Event veranstalten?
Es ist viel über die Vorteile virtueller Events gesagt worden, vor allem, nachdem wir aufgrund von Covid-19 und dem Bedürfnis nach sozialer Distanz so viele Anpassungen in unseren Routinen vornehmen mussten. Nicht umsonst war dies die beste Option, um weiter in den Veranstaltungsmarkt zu investieren, die digitale Welt noch mehr zu entdecken und weiterhin tolle Veranstaltungen zu organisieren!
Die Erstellung einer Online-Veranstaltung ist sehr einfach! Sie müssen sich um die Planung kümmern, über die Ziele nachdenken, das Team, das Budget und andere typische Details einer Veranstaltung festlegen. Einer der Hauptunterschiede bei dieser Modalität ist der Austausch eines physischen Ortes gegen ein Tool zur Online-Übertragung.
Darüber hinaus ist es sehr wichtig, so schnell wie möglich eine Veranstaltungsplattform zu wählen, die bei der Organisation hilft, denn Online-Veranstaltungen können sich sehr von physischen Veranstaltungen unterscheiden, haben aber dennoch die gleichen Bedürfnisse, wie z. B. die Erstellung der Website, den Verkauf von Anmeldungen, die Akkreditierung und die Ausstellung von Zertifikaten, um nur einige zu nennen.
