Als versierter Eventmanager haben Sie wahrscheinlich bereits hybride Veranstaltungen organisiert oder zumindest damit begonnen, sich damit zu befassen. Um Ihre nächste Hybrid-Veranstaltung dynamischer zu gestalten oder einfach nur, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, geben wir Ihnen 17 Ideen für Hybrid-Veranstaltungen, die Sie 2022 für erfolgreiche Veranstaltungen umsetzen können! Doch bevor wir zu diesen Ideen kommen, sollten wir erst einmal eine Frage klären.
Was sind Hybrid-Veranstaltungen überhaupt?
Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei hybriden Veranstaltungen um solche, bei denen das Publikum gleichzeitig auf zwei verschiedene Arten teilnimmt. Ein Teil des Publikums nimmt persönlich an der Veranstaltung teil, während der andere Teil – in der Regel die Mehrheit – auf virtuellem Wege teilnimmt. In der Realität von Unternehmensveranstaltungen findet der persönliche Teil meist in einem Studio, einem Besprechungsraum im Büro oder einem Hotel statt.
Es ist erwähnenswert, dass das hybride Format nicht neu ist, sondern nur durch das Bedürfnis nach sozialer Distanz an Bedeutung gewonnen hat. Bekannte Beispiele aus unserem Alltag sind Talkshows und bekannte Festivals wie Rock in Rio und Karneval. Ein Teil des Publikums ist anwesend und der andere Teil kann das Ereignis im Fernsehen oder im Internet verfolgen. Mit tollen Ideen für Hybrid-Veranstaltungen können Sie in Ihrer Nische sehr erfolgreich werden.
Die 7 Vorteile eines Hybrid-Events
Beginnen wir mit den Vorteilen einer hybriden Veranstaltung. Es berücksichtigt nicht nur die neuen Regeln der sozialen Interaktion, sondern bringt auch einige andere Vorteile mit sich.
- Exponentielle Steigerung der Reichweite;
- Reduzierung der logistischen Kosten
- Optimierung der Investition;
- Beziehung und Vernetzung nach der Veranstaltung;
- Zugang zu Post-Event-Inhalten;
- Daten zum Nutzerverhalten;
- Gewinnung von Sponsoren.
- Verstehen Sie die Vorteile von Hybrid-Events besser, um alle Zweifel zu diesen Themen zu beseitigen.
1. Setzen Sie Animateure ein, um Ihre Veranstaltung zu beleben
Um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechtzuerhalten und es an die Redner zu binden, sollten Sie dynamische Moderatoren engagieren! Möglicherweise haben Sie Redner, die in ihrem jeweiligen Fachgebiet hoch qualifiziert sind, aber vielleicht keine erfahrenen Redner sind und sich beim Publikum nicht wohlfühlen. Wenn Sie Moderatoren engagieren, fühlen sich Ihre Zuhörer stärker angesprochen, weil sie auf die Geschehnisse auf der Veranstaltung eingehen und diese aufgreifen können.
2. Laden Sie internationale Redner ein
Dies ist einer der Hauptvorteile von hybriden Veranstaltungen, da alle mit dem Transport verbundenen Hindernisse wegfallen und Sie somit mehr Möglichkeiten haben, Ihre Veranstaltung unübersehbar zu machen! Wenn Sie eine wichtige Persönlichkeit einladen möchten, um auf Ihrer Veranstaltung zu sprechen, wie z. B. Richard Branson, müssen Sie seine möglicherweise lange Reise nicht finanzieren (vor allem, da er nicht zu den Sternen fliegen muss…). Internationales Reisen zu Hause ist dank des Hybrids möglich!
3. Fügen Sie eine Countdown-Uhr auf Ihrer Veranstaltungsseite ein
Ideal, um Ihrer Veranstaltung einen Hauch von Unmittelbarkeit zu verleihen, damit Ihre Gäste sie nicht verpassen wollen. Mit einer Countdown-Uhr auf Ihrer Veranstaltungs-Website können Sie alle Besucher anregen und möglicherweise einige von ihnen zur Anmeldung bewegen. Wer fühlt sich nicht unter Druck gesetzt, wenn er mit einem Countdown konfrontiert wird? Mit der Event-Management-Plattform können Sie die Countdown-Uhr nach Belieben in Ihre Event-Website einfügen, um das Erlebnis noch intensiver zu gestalten.
4. Nutzen Sie Ihre Eventmanagement-Plattform
Ihr Ziel: maximale Teilnehmerzahl und Engagement. Um die Teilnahme- und Einbindungsquoten zu maximieren, sollten Sie Ihr EMS zur Verwaltung Ihrer Veranstaltungskommunikation nutzen und die interaktiven Dienste in Anspruch nehmen. Vergessen Sie nie, E-Mail- und SMS-Erinnerungen in Ihre Veranstaltungskommunikation aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste Ihre Veranstaltung in ihrem Terminkalender vermerken. Starten Sie mit expertshare Ihre Kommunikationskampagnen ebenso einfach wie Ihre interaktiven Dienste wie Abstimmungen, Quiz, Umfragen, Q&A und Word Clouds zu jeder Zeit!
5. Teilen Sie Ihre Sessions in mehrere Sequenzen auf
Um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums nicht zu verlieren und es stattdessen zu fesseln, können Sie Ihre Sitzungen in mehrere Sequenzen unterteilen, um sie dynamischer zu gestalten. Sie können zum Beispiel die Redner einige Minuten lang vorstellen, Ihr Publikum gleich danach mit einem Quiz fesseln und dann die Veranstaltung mit einer Word Cloud oder einer Umfrage abschließen. Es wird empfohlen, die Dauer einer Sitzung auf maximal 60 Minuten zu beschränken, insbesondere bei einer Plenarsitzung.
6. Starten Sie nach jeder Sitzung eine Umfrage
Führen Sie nach jeder Sitzung eine kurze Umfrage durch, um die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Teilnehmer zu messen. So können Sie feststellen, ob Ihre Rede oder Ihre Aktivitäten effektiv sind. Lassen Sie die Teilnehmer vor Ort über ihre Event-App abstimmen. Mit der Eventdrive-App ist es sehr einfach, Ihre Engagement-Rate zu steigern, indem Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit geben, an Quizspielen, Abstimmungen, Word Clouds teilzunehmen, Umfragen durchzuführen und Fragen zu stellen.
7. Planen Sie Kaffeepausen
Sie wissen es am besten! Was gibt es Besseres als eine Kaffeepause, um das Gehirn auszuruhen und Energie zu tanken? Vor allem, wenn Ihre Veranstaltung am Vormittag stattfindet. Lassen Sie Ihre Teilnehmer gute Laune tanken, denn so können sie sich auch untereinander unterhalten!
8. Übertragen Sie Videos in den Pausen
Um Ihre Kaffeepause angenehmer zu gestalten, können Sie zur Unterhaltung Ihrer Gäste Live-Videos vor Ort und aus der Ferne übertragen. Zeigen Sie ihnen z. B. Ihre neuen Werbespots oder auch Ihre alten für einen kleinen Moment der Unternehmenskultur!
9. Musikalische Hinweise einbeziehen
Um die verschiedenen Pausen anzukündigen, spielen Sie einen kleinen Jingle oder eine kleine Melodie, die den Beginn der Pausen markiert. Machen Sie dasselbe, um das Ende der Pausen anzukündigen. So wecken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer und reaktivieren ihre Sinne, damit sie während Ihrer Veranstaltung einsatzbereit sind!
10. Machen Sie auf den F&A-Teil aufmerksam
Sie wollen nicht, dass Ihre Teilnehmer bei der Präsentation wichtiger Informationen mit einer Frage im Kopf stecken bleiben. Deshalb ist es wichtig, sie an den Fragen & Antworten-Teil am Ende der Sitzung zu erinnern, dass ein spezieller Service zur Verfügung steht, um sie von ihren Fragen an Sie abzulenken! Nehmen Sie sich am Ende oder während Ihres Vortrags etwas Zeit, um sie zu beantworten.
11. Aufruf zum Handeln
Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, sich zu Wort zu melden, egal ob per Fernzugriff oder vor Ort! Stellen Sie Fragen oder bitten Sie um Beiträge aus dem Publikum, um sie zu Akteuren und nicht nur zu Zuschauern zu machen. Auf expertshare können alle Online-Teilnehmer mit der Funktion „Heben Sie die Hand“ darum bitten, auf der Bühne das Wort zu ergreifen. Die Extrovertierten unter ihnen werden sich darüber freuen!
Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)
12. Ermöglichen Sie es Online- und Präsenzteilnehmern, sich gegenseitig zu sehen
Um die Interaktivität Ihrer Veranstaltung zu erhöhen, sollten Sie den Teilnehmern vor Ort die Möglichkeit geben, die Online-Teilnehmer und die Redner zu sehen, die gerade sprechen. Sie können auch dafür sorgen, dass die Fernteilnehmer die Teilnehmer vor Ort sehen können, so dass sie sich wirklich in die Versammlung integriert fühlen. Es ist wichtig, dass Sie die Videoaufzeichnung Ihrer Veranstaltung richtig verwalten!
13. Nennen Sie Ihre Teilnehmer direkt beim Vornamen
Um die Nähe zum Publikum zu fördern, zögern Sie nicht, die Teilnehmer beim Vornamen zu nennen, wenn sie im Online-Chat interagieren oder wenn sie Sie vor Ort ansprechen. Sie zeigen ihnen damit, dass Sie sich speziell an sie wenden, und möchten, dass sie sich einbezogen fühlen und Ihnen näher stehen.
14. Laden Sie Ihre Teilnehmer direkt in den Chat ein und geben Sie ihnen eine @Note
Manchmal haben Menschen Angst, vor einem ganzen Publikum zu sprechen oder sogar die richtige Ausrüstung in der Ferne zu haben. Deshalb sollten Sie Ihre Teilnehmer zu Beginn der Veranstaltung ermutigen, den Chat zu nutzen, um ihre Meinung kundzutun. Um zu vermeiden, dass Ihre Teilnehmer Ihre Antwort verpassen, weil sie in der Masse der anderen Nachrichten untergeht, sollten Sie sie einzeln direkt ansprechen. Dies zeigt ihnen, dass Sie persönlich antworten möchten, und – was noch wichtiger ist – sie können Ihre Antwort sehen.
15. Schicken Sie Goodies an Ihre Fernteilnehmer
Hybride Veranstaltungen sind besonders effektiv, wenn es darum geht, die Erfahrungen der Teilnehmer zu variieren. Wenn Ihre Präsenzteilnehmer eine kleine Tüte mit Leckereien erhalten, können Ihre Fernteilnehmer auf keinen Fall etwas verpassen! Vergewissern Sie sich, dass Sie ihre Adresse erfassen und ihnen die gleichen Goodies rechtzeitig zukommen lassen, damit sie sich genauso wertgeschätzt fühlen wie die Teilnehmer vor Ort.
16. Ermuntern Sie Ihre Teilnehmer, das Online-Instaphoto zu nutzen
Egal, ob sie vor Ort oder online sind, Ihre Teilnehmer werden immer etwas zu erzählen haben. Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, sich in Bildern auszudrücken! Mit unserer Event-App kann das jeder ganz einfach tun.
17. Starten Sie Word Clouds
Wenn Sie ein Thema beginnen, eine Sitzung beenden oder einen Gedanken äußern, bitten Sie Ihr Publikum um Feedback, indem Sie ein Wort dazu schreiben, um eine Word Cloud zu erstellen. Alle Wörter werden in Echtzeit auf dem Bildschirm erscheinen und jeder wird sich beteiligen wollen!
Schlussfolgerung: Ideen für Hybrid-Veranstaltungen
Jetzt haben Sie die Hände voll mit guten Ideen für hybride Veranstaltungen, um Ihre nächsten hybriden Veranstaltungen zu beleben! Wenn Sie weitere Ideen für Hybrid-Veranstaltungen haben, zögern Sie nicht, sie mit uns zu teilen. Schließlich ist das Teilen das A und O in der Eventbranche.
