Ein virtuelles Meeting ist eine Webkonferenz, im Gegensatz zu einer persönlichen Veranstaltung. Es handelt sich um eine Zusammenkunft, die vollständig über das Internet abgehalten wird, wobei Anwendungen oder Dienste genutzt werden, die die Möglichkeit bieten, Präsentationen, Sprache, Video, Texte und Dateien über das Internet auszutauschen.
Bei einer virtuellen Sitzung sieht jeder Teilnehmer von seinem eigenen Computer aus zu. Die Webkonferenz kann entweder über eine spezielle Anwendung stattfinden, die auf jedem der teilnehmenden Computer installiert ist, oder über eine Webanwendung, die innerhalb des Browsers läuft, indem einfach die Adresse der Website eingegeben wird, auf der die virtuelle Veranstaltung stattfinden soll; in den meisten Fällen ist eine Registrierung erforderlich.
Es gibt eine besondere Art von virtuellen Meetings, das so genannte Webinar (von „Web“ + „Seminar“), bei dem die Kommunikation einseitig ist, d. h. nur eine Person spricht, und die anderen sehen und hören zu. Die Interaktion zwischen den Teilnehmern beschränkt sich auf einen Chat, so dass die Teilnehmer miteinander sprechen oder Fragen an den Redner senden können.
Die Durchführung von Besprechungen ist eine gängige und alltägliche Praxis in der Unternehmenswelt. Was sich in den letzten Jahren geändert hat, ist die Art und Weise, wie sie stattfindet, denn die technologischen Verbesserungen haben es möglich gemacht, Entfernungen zu verringern und Sitzungen, die früher nur von Angesicht zu Angesicht stattfanden, jetzt auch zu virtuellen Sitzungen zu machen.
Da die Teams immer schlanker und die Fristen immer kürzer werden, kann die Lösung eines anstehenden Problems nicht davon abhängen, wie der Verkehr an einem bestimmten Tag ist, ob die Wetterbedingungen günstig sind oder ob Hotels und Eintrittskarten verfügbar sind. Und genau hier kommt diese Art von Technologie ins Spiel: Sie hilft bei den alltäglichen Anforderungen der Geschäftswelt.
Ist ein virtuelles Meeting immer empfehlenswert?
Laut einer neuen von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie bieten Remote-Meetings für 85 % der Berufstätigen bereits eine ebenso positive Erfahrung wie persönliche Treffen.
Laut der Umfrage, die unter Internetnutzern durchgeführt wurde, nehmen Fachleute zwischen 25 und 34 Jahren am häufigsten an Remote-Meetings teil (52 %). In der allgemeinen Analyse geben 47 % der Befragten an, dass sie aus der Ferne an Arbeitsbesprechungen teilnehmen.
In Anbetracht der Bedeutung von Besprechungen für das Unternehmensumfeld ist es wichtig zu wissen, wann eine physische Besprechung wirklich unverzichtbar ist. Natürlich kann die Technologie den persönlichen Kontakt nicht ersetzen, aber ein virtuelles Meeting ist eine Möglichkeit, Zeit und Ressourcen zu optimieren, und sollte, wann immer dies möglich ist, eingesetzt werden.
Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen helfen, bei der Teilnahme an einer Besprechung eine gute Figur zu machen.
Seien Sie pünktlich
Pünktlichkeit ist für jeden Berufstätigen, der etwas auf sich hält, von grundlegender Bedeutung, sei es bei Sitzungen oder bei anderen Aktivitäten oder Verpflichtungen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sitzungen mit Verspätung beginnen, weil Fachleute sich nicht engagieren oder zu „beschäftigt“ sind, um ihrer Verpflichtung nachzukommen.
Alle Organisatoren/Verantwortlichen sollten Sitzungen pünktlich beginnen. Dies ist ein klares Zeichen des Respekts gegenüber den anwesenden Fachleuten, die sich die Mühe gemacht haben, zur vereinbarten Zeit zu erscheinen.
Ausbildung
Die Beherrschung des Themas, das Sie besprechen wollen, macht die Sitzung produktiver. Denken Sie daran: erfolgreiche Sitzungen tragen zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.
Lernen Sie zuzuhören
Auch wenn Sie die Besprechung einberufen haben, handelt es sich nicht um eine Vorlesung! Besprechungen dienen dazu, Ideen auszutauschen, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Nehmen Sie nur an Besprechungen teil oder berufen Sie nur solche ein, die tatsächlich notwendig sind. Auf diese Weise gewinnen Sie an Glaubwürdigkeit, denn Ihre Teilnehmer wissen, dass sie angerufen werden, weil etwas Wichtiges besprochen werden muss.
Fokus
Sprechen Sie nur über das, was notwendig und unverzichtbar ist. Meetings ohne klaren Fokus führen zu stundenlangen Diskussionen, die nichts bringen. Diese Art von virtuellen Meetings sollten Sie unbedingt vermeiden.
Die richtigen Tools
Wenn es sich um ein virtuelles Meeting handelt, sollten Sie nicht vergessen, dass auch die richtigen Tools zum Erfolg Ihres Meetings beitragen. Und dafür können Sie immer auf expertshare zählen! Wir liefern Ihnen die Kommunikationslösung, die Sie für Ihr Team brauchen!
Virtuelle Meetings werden von verschiedenen Organisationen immer häufiger eingesetzt, insbesondere in Zeiten der Pandemie. Dies liegt daran, dass sie schnell zu organisieren und kostengünstig sind und die wichtigsten Personen in die Besprechung einbeziehen, egal wo sie sich befinden. Eine virtuelle Besprechung kann jedoch schwierig zu leiten sein und erfordert einen anderen Ansatz als regelmäßige persönliche Besprechungen, um eine gute Teamarbeit zu gewährleisten.
Was früher die Ausnahme war, ist heute die Regel: Mit den Schutzmaßnahmen zur Eindämmung der Covid-19-Pandemie hat sich das Home-Office bei Unternehmen verschiedener Branchen durchgesetzt. In diesem Zusammenhang sind Sitzungen über das Internet und Videokonferenzen allgegenwärtig geworden. Je nach Position ist es schwierig, eine Woche (oder sogar einen Tag) ohne die Teilnahme an einer dieser Sitzungen zu verbringen.
Da diese Situation neu ist und zu einer Reihe von unvorhergesehenen Ereignissen führen kann, von denen einige recht unangenehm sind, ist es wichtig, einige Benimmregeln für virtuelle Sitzungen zu beachten. Bevor Sie also Ihre Webcam einschalten, lesen Sie die Tipps, die wir für Sie zusammengestellt haben, um Peinlichkeiten während der Arbeit zu vermeiden und das Beste aus diesen Aufgaben zu machen.
Wie wichtig ist der Knigge für virtuelle Meetings?
Nur weil das Meeting virtuell ist, heißt das nicht, dass es unprofessionell ist. Deshalb ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, was zum guten Ton gehört und was man bei dieser Art von Aktivität vermeiden sollte. Und das geht am besten mit einer Reihe von kleinen Empfehlungen, die am Ende den Unterschied ausmachen.
Abgesehen von der Vermeidung von Peinlichkeiten und Unannehmlichkeiten sorgt die Anwendung einiger Etikette-Regeln für virtuelle Meetings dafür, dass die Zeit besser genutzt wird und das weit verbreitete Gefühl vermieden wird, dass ein Meeting auch einfach eine E-Mail hätte sein können.
Die Anwendung solcher Praktiken vermeidet auch Missverständnisse und reduziert den Stress und die Ermüdung, die durch diese Form des Treffens entstehen, vor allem in einem Kontext, in dem die Mitarbeiter mit ausschließlich digitalen Kontakten gesättigt sein können.
Die Besorgnis darüber, wie man sich in virtuellen Meetings verhält, muss noch verstärkt werden, wenn man bedenkt, dass viele Berufstätige vor der aktuellen Situation nicht daran gewöhnt waren, an Meetings dieser Art teilzunehmen, oder sogar nicht daran gewöhnt waren, mit ihren Teams und Kollegen nur über digitale Mittel zu kommunizieren.
Was sind die besten Tipps, um Probleme zu vermeiden?
Damit Ihre virtuellen Meetings so reibungslos wie möglich ablaufen, finden Sie hier eine Liste mit einfachen, aber wertvollen Tipps. Auf diese Weise steigen die Chancen, dass die Besprechung die erwarteten Ergebnisse liefert und zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz in einem so untypischen Moment beiträgt.
Halten Sie Ihre Besprechungen in einer geeigneten Umgebung ab
Wenn es darum geht, den Arbeitsplatz zu Hause einzurichten, um an einer geschäftlichen Besprechung teilzunehmen, muss der Ort sorgfältig ausgewählt werden. Zunächst einmal muss es ruhig und still sein. Dies hilft, Ablenkungen und Unterbrechungen zu vermeiden.
Der Hintergrund des Ortes, der hinter der Kamera erscheint, sollte so neutral wie möglich sein, damit er nicht die Aufmerksamkeit der anderen Teilnehmer auf sich zieht. Am empfehlenswertesten ist eine Wand, aber auch ein Bücherregal mit Büchern aus dem Büro stellt in der Regel kein Problem dar.
Angemessene Kleidung
So sehr das Home Office auch dazu verleitet, im Schlafanzug zu arbeiten, so sollten Sie doch niemals ein virtuelles Meeting in dieser Kleidung abhalten. Auch wenn einige Unternehmen bei der Kleiderordnung für die Zeit der Fernarbeit flexibel sind, sollten Sie im Idealfall so zu den Besprechungen erscheinen, als ob Sie persönlich anwesend wären.
Das bedeutet, dass Sie sich auch die Haare kämmen und die Zähne putzen sollten. Solche Nachlässigkeiten können peinlich sein, also ignorieren Sie sie nicht, nur weil Sie von zu Hause aus arbeiten. Abgesehen von der Vermeidung von Peinlichkeiten kann diese Art von Sorgfalt auch zur Motivation während des Arbeitstages beitragen.
Seien Sie vorsichtig mit der Kamera und dem Mikrofon
Achten Sie vor und während der Sitzung darauf, wie Sie Kamera und Mikrofon benutzen. Von seltenen Ausnahmen abgesehen (z. B. bei einer schlechten Verbindung) ist es nicht angebracht, die Kamera geschlossen zu lassen, da dadurch der Sichtkontakt zu den anderen Teilnehmern unterbrochen wird.
Wer nicht spricht, sollte das Mikrofon ausgeschaltet lassen. So lassen sich unangenehme Geräusche während des Chats vermeiden, die den Schwung des Moments stören können. Für kleinere Besorgungen kann die Chatfunktion genutzt werden, die die meisten Videokonferenzplattformen den Teilnehmern zur Verfügung stellen.
Bewahren Sie ein professionelles Auftreten
Denken Sie an alles, was Sie bei einem persönlichen Treffen nie tun würden, und tun Sie nichts davon bei einem virtuellen Treffen. Weichen Sie also niemals vom Thema der Besprechung ab, unterbrechen Sie die anderen Teilnehmer nicht und versuchen Sie, wenn Sie an der Reihe sind, Ihre Botschaft klar und deutlich zu formulieren. Vergessen Sie nicht, die anderen Teilnehmer zu grüßen, als Zeichen der Höflichkeit und der Wertschätzung ihrer Teilnahme.
Testen Sie alles im Voraus
Nehmen Sie sich vor einer Sitzung immer ein paar Minuten Zeit, um alles zu testen, was verwendet wird. Verbinden Sie sich mit der verwendeten Plattform, prüfen Sie, ob die Verbindung stabil ist und ob Mikrofon und Kamera entsprechend funktionieren. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Rückschläge Ihre Teilnahme verhindern oder den Ablauf des Termins verzögern, was immer zu Irritationen führt.
Vermeiden Sie Verspätungen
Ein weiterer Tipp, um Verspätungen zu vermeiden, ist, sich nicht erst in letzter Minute in die Besprechung einzuschalten. Alle Teilnehmer sollten nach Möglichkeit ein paar Minuten vor der geplanten Zeit anwesend sein. Auf diese Weise können eventuelle Probleme rechtzeitig gelöst werden, ohne den Beginn der Aktivität zu verzögern.
Erstellen Sie ein Skript und trennen Sie die Dokumente
Werden Sie eine PowerPoint-Präsentation verwenden? Halten Sie diese vor Beginn der Sitzung gespeichert und leicht zugänglich und testen Sie sie mehr als einmal im Voraus. Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, um ein Dokument zu zeigen, achten Sie darauf, dass Sie keine sensiblen Informationen preisgeben.
Um die Besprechungszeit zu optimieren, lohnt es sich immer, im Voraus ein Skript mit allen zu besprechenden Themen zu erstellen und weiterzugeben. Alle für die Diskussion wichtigen Dokumente sollten ebenfalls im Voraus freigegeben werden.
Seien Sie geduldig
Schließlich sollten Sie sich in Geduld üben. Jeder kann während der Sitzung einen Engpass in der Verbindung oder unangenehme Geräusche, wie z. B. den Lärm der Kinder oder des Hundes, ertragen. In den meisten Fällen ist es möglich, solche Pannen ohne große Anstrengung zu überstehen und die Besprechung fortzusetzen.
Wenn es darum geht, produktivere und angenehmere virtuelle Meetings zu fördern, ist es Aufgabe der Personalabteilung, einige Verhaltensregeln aufzustellen (wie die in diesem Artikel genannten). Die Personalverantwortlichen können darauf hinweisen, dass solche Sitzungen immer in Maßen angesetzt werden sollten, um eine Ermüdung durch zu viele Sitzungen zu vermeiden, was immer häufiger vorkommt.
Auch nach der Pandemie werden Videokonferenzen voraussichtlich weit verbreitet sein, da sie praktisch sind und die Reisekosten senken. Um die Anpassung an diese „neue Normalität“ zu erleichtern, sollten Sie die folgenden Tipps zur Etikette für virtuelle Meetings beherzigen und das Beste aus diesen Instrumenten herausholen.
Worauf muss man bei einem virtuellen Meeting-Raum achten?
In einer Welt, in der immer weniger Zeit für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung steht, gewinnt die Unternehmensmobilität eine grundlegende Rolle in den Unternehmen. Wenn Sie dieses Konzept noch nicht kennen, ist es an der Zeit, mehr über die Innovationen zu erfahren, die es ermöglichen, Manager und Mitarbeiter in verschiedenen Teilen der Welt miteinander zu verbinden. Und wie wäre es, wenn Sie zunächst einen idealen Konferenzraum einrichten, in dem Sie strategische Fragen behandeln können?
Die Unternehmen haben heute dezentrale Strukturen bei der Verteilung der Humanressourcen eingeführt – sowohl in Bezug auf das Management als auch auf andere Mitarbeiter. Diese Strategie steht im Zusammenhang mit der Notwendigkeit, auf zahlreiche Märkte zu expandieren und dabei alle bestehenden Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen.
Was ist Unternehmensmobilität?
Die Unternehmensmobilität bestimmt heute das Wesen vieler Unternehmen und ermöglicht es, Geschäfte in verschiedenen Teilen des Landes – und der Welt – zu tätigen. Dazu ist es notwendig, technologische Instrumente zu entwickeln, die es den Mitarbeitern ermöglichen, über Tablets und Smartphones auf E-Mails zuzugreifen und zu 100 % mit dem Netz verbunden zu sein, wodurch der Weg der Entscheidungsfindung verkürzt wird.
Das große Ziel der Unternehmensmobilität besteht darin, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne mit denselben Ressourcen zu arbeiten, die ihm an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung stehen würden. Es handelt sich um eine Virtualisierung der Arbeitsumgebung, die durch die technologischen Fortschritte der letzten Jahre möglich geworden ist.
Was ist mit dem virtuellen Besprechungsraum?
Angesichts des Konzepts der Unternehmensmobilität ist es leicht zu verstehen, dass virtuelle Besprechungsräume für die Durchführung von virtuellen Meetings von grundlegender Bedeutung sind: Besprechungen gehören bereits zur Routine der meisten Unternehmen, und mit der Fernarbeit müssen sie einige Änderungen erfahren. Schließlich ist es nicht immer (oder fast nie) möglich, alle Teilnehmer in der gleichen physischen Umgebung zu versammeln.
Um dieses Problem zu lösen, kommt wieder einmal die Technologie im Dienste der Unternehmensmobilität ins Spiel. In einem Besprechungsraum kann nichts verloren gehen, sei es eine Besprechung zwischen Teams oder ein Gespräch mit einem Kunden. Daher ist es notwendig, nach einer Ausrüstung zu suchen, die sicherstellt, dass die Besprechung zwischen Teilnehmern, die durch große Entfernungen getrennt sind, so abläuft, als ob sie alle in derselben Umgebung wären.
Es ist daher unerlässlich, hochwertige Hilfsmittel für ein virtuelles Meeting zu verwenden, wie z. B. leistungsstarke Mikrofone, hochauflösende Bildschirme, Stationen für den Anschluss verschiedener Geräte usw. Lassen Sie uns dieses Thema noch ein wenig weiter vertiefen. Sie erfahren nachfolgend, wie Sie Ihren virtuellen Besprechungsraum optimal einrichten können.
Projektionswand
Eines der wichtigsten Elemente eines guten Konferenzraums ist die Projektionswand. Sie sollte vielseitig einsetzbar, gut sichtbar und gut in die Umgebung integriert sein. Sie muss sowohl für Videopräsentationen als auch für die Projektion von Diagrammen, Tabellen und Bildern geeignet sein.
Die Leinwand muss eine angemessene Größe haben, damit sie von verschiedenen Punkten im Raum aus gesehen werden kann, und sie muss mit den Computern integriert werden. Einige moderne Bildschirme verfügen über Touchscreen-Funktionen, die bei Präsentationen sehr nützlich sind.
Videokonferenzsystem
Videokonferenzen sind ein Sitzungsmodell, das immer häufiger eingesetzt wird, gerade weil es praktisch ist, mehrere Fachleute an verschiedenen Orten der Welt zusammenzubringen.
Für eine produktives, virtuelles Meeting sind eine gute, hochauflösende Kamera und ein Tonsystem (Mikrofon und Lautsprecher), das ohne Störungen oder Quietschen funktioniert, unerlässlich.
Wichtig ist, dass der Ton für alle Teilnehmer der Sitzung kristallklar ist. Andernfalls wird die Besprechung möglicherweise nicht produktiv sein. Außerdem muss eine zuverlässige Software zur Verwaltung der Videokonferenz installiert werden, um die Integrität des Systems und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
PoE-System
PoE – oder Power over Ethernet – ist einer der großen Trends bei der Installation von elektronischen Geräten. Es handelt sich um die Nutzung des Internets, um die vorhandenen Ressourcen im Konferenzraum zu speisen, so dass keine Steckdosen mehr benötigt werden. Auf diese Weise ist es möglich, Energie zu sparen und die Umgebung besser zu organisieren, ohne so viele verstreute Kabel.
Das System verbindet nicht nur alle Computer zu einem einzigen Übertragungszentrum, sondern ermöglicht auch die gemeinsame Nutzung von Dateien und Informationen durch die Teilnehmer, wodurch das Gefühl der Interaktivität verstärkt wird.
Telefon
Ein guter Konferenzraum braucht eine gut installierte Telefonanlage. Dazu ist es notwendig, die auf dem Markt verfügbaren Ressourcen zu nutzen, um mehrere Leitungen und eine gute Gesprächsqualität zu erhalten. Die heutigen Telefonapparate für Unternehmen sind mit Systemen wie Datenverschlüsselung, Ethernet-Anschlüssen und LCD-Bildschirmen ausgestattet, die Eins-zu-Eins-Videokonferenzen ermöglichen.
Schalldämpfendes System
Die Isolierung muss effizient sein. Das bedeutet, dass die Sitzung nicht durch Geräusche von außen beeinträchtigt werden sollte. Außerdem sollten die Geräusche, vor allem wenn es um vertrauliche Angelegenheiten geht, für niemanden hörbar sein, der nicht im Raum anwesend ist.
Beleuchtung
Nüchternheit sollte die Beleuchtung des gesamten Büros im Allgemeinen kennzeichnen, und der Videokonferenzraum bildet da keine Ausnahme. Um den Komfort der Teilnehmer zu verbessern, können dimmbare Leuchten eingesetzt werden, die die Umgebung je nach Bedarf abdunkeln oder aufhellen können.
Größe des Konferenzraums
Je nach Größe des Unternehmens ist es ideal, über mehr als einen Konferenzraum zu verfügen, damit Sie die Möglichkeit haben, Ihre Sitzungen abzuhalten. Ein kleiner Raum sollte bequem Platz für zwei bis sechs Personen bieten.
Ein mittelgroßer Raum sollte für sechs bis zwölf Personen ausgelegt sein, während ein großer Raum etwa zwanzig oder mehr Teilnehmer aufnehmen kann.
Wie Sie gesehen haben, kann Ihr betriebliches Mobilitätskonzept ohne einen geeigneten Konferenzraum leiden. Das bedeutet, dass Ihnen in wichtigen Momenten weniger Mitarbeiter und Führungskräfte zur Verfügung stehen und Ihnen wichtige Geschäfte entgehen, weil Sie nicht über die besten Ressourcen verfügen. Und das ist auf dem heutigen hart umkämpften Markt nicht hinnehmbar.
Da Sie nun wissen, wie man einen guten Konferenzraum einrichtet, sollten Sie diese Strategie weiterverfolgen. Ein Konzept, das ebenfalls mit der Unternehmensmobilität zusammenhängt, ist das der visuellen Anwesenheit, ein weiterer wichtiger Trend auf dem gegenwärtigen Geschäftsmarkt, über den Sie alles erfahren und sehen werden, wie Sie ihn in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Haben Sie schon einmal an einem virtuellen Meeting teilgenommen oder es sogar geleitet, bei dem Sie Schwierigkeiten hatten, der Diskussion zu folgen und feststellten, dass nicht alle Teilnehmer aktiv teilnehmen konnten? Oder dass sie am Ende des Gesprächs nicht zu einer konkreten Schlussfolgerung kommen konnten?
